Anpassade roller

Innehållsförteckning

• 1. Introduktion: Standardroller vs. Anpassade roller
• 2. Aktivera och inaktivera anpassade roller
• 3. Skapa en ny anpassad roll
• 4. Redigera rättigheter och inställningar i en roll
• 5. Tilldela roller till användare
• 6. Ta bort en roll

1. Introduktion: Standardroller vs. Anpassade roller

Boardeasers rättighetshantering bygger på roller med läs- och redigeringsbehörigheter för olika funktioner.

Standardroller

Systemet har färdiga standardroller för båda nivåerna i systemet:

• Organisationsroller: Administratör, Observatör, Begränsad, Ekonomiansvarig, Kontraktsansvarig samt styrelseroller (Ordförande, Ledamot, Revisor, VD m.fl.).
• Client Manager-roller: Superadministratör, Administratör och Begränsad.

Anpassade roller

När du aktiverar Anpassade roller kan du skräddarsy behörigheter i detalj. Du kan då både skapa helt egna roller och redigera befintliga standardroller.

Anpassade roller kan användas på tre ställen:

1. I en enskild organisation: Styr vad användare får göra i det enskilda styrelserummet.
2. I Client Manager (Client Manager-roller): Styr vad administratörer får göra i själva Client Manager-verktyget.
3. I Client Manager (Organisationsroller): Styr vad administratörer får göra när de arbetar ute i kundernas organisationer.

Innan du börjar – Viktigt att veta:

• Behörighet som krävs: För att kunna aktivera och hantera anpassade roller i en organisation måste du ha rollen Administratör i den berörda organisationen.
• Om Client Manager: Client Manager är ett tilläggsverktyg för att hantera flera bolag centralt. Alla användare eller organisationer har inte en Client Manager kopplad till sig. Om din organisation saknar Client Manager hanterar du anpassade roller direkt inne i organisationens styrelserum under Administration > Användare.

2. Aktivera och inaktivera anpassade roller

Innan du kan skapa egna roller behöver funktionen aktiveras för den aktuella nivån:

För en enskild organisation

1. Gå till Administration > Användare i vänstermenyn.
2. Välj fliken Roller.
3. Klicka på knappen Aktivera anpassade roller (och bekräfta i nästa steg).

För Client Manager (CM-roller eller Organisationsroller)

1. Gå till Administration > Administratörer i vänstermenyn i Client Manager.
2. Välj fliken Client Manager-roller eller Organisationsroller.
3. Klicka på knappen Aktivera anpassade roller (och bekräfta i nästa steg).

Så inaktiverar du anpassade roller:
När du klickar på Aktivera anpassade roller ersätts valet med knappen Inaktivera anpassade roller. Klicka på den för att avaktivera funktionen.

Observera: Vid inaktivering kommer alla skapade anpassade roller att tas bort och raderas permanent.

3. Skapa en ny anpassad roll

1. Gå till Administration > Användare och fliken Roller (eller klicka på Administratörer och fliken Client Manager-roller/Organisationsroller i Client Managern).
2. Klicka på knappen Skapa roll (eller Skapa Client Manager-roll / Skapa Organisationsroll).
3. Ange en titel och en beskrivning av rollen.
4. Klicka på Spara. Du kan nu ställa in rättigheter och inställningar för rollen.

4. Redigera rättigheter och inställningar i en roll

Klicka på titeln för den roll du vill ändra, eller klicka på trepricksikonen (···) bredvid rollen och välj Redigera.

Notera: Rollen Administratör har alltid fulla rättigheter och kan inte redigeras.

I redigeringsläget kan du konfigurera följande tre flikar:

Rättigheter

• Läsrättigheter: Tillåter användaren att se innehållet inom det valda området. Läsbehörighet till ett huvudområde (t.ex. Möten) ger även läsrättigheter till motsvarande systemmapp i dokumentarkivet.
• Redigeringsrättigheter: Tillåter användaren att skapa, redigera och ta bort innehåll inom området.

Inställningar

• Titel och beskrivning: Namn och en förklarande text för rollen.
• Taggar (Hashtags): Skapa taggar som t.ex. #ekonomichef för att automatiskt ersätta taggen med personen som innehar rollen i protokoll och rapporter.
• Bolagsverket-koder & titel: Anger koder för formella roller (ex. REV för revisor) och namn för underskrifter i årsredovisningen (ex. "Styrelseordförande").
• Uppdrag och funktioner: Bocka i om rollen ska kunna ha kontrakt, automatiskt bjudas in till rapporter eller föreslås som ansvarig/revisor för årsredovisningar.

Användare

Visar vilka personer som har tilldelats rollen. Härifrån kan du också klicka på Tilldela användare för att lägga till personer direkt i rollen.

5. Tilldela roller till användare

Du kan tilldela en anpassad roll till en användare på två sätt:

Metod 1: Via användarens profil (Rekommenderas)

1. Gå till Administration > Användare (eller Administratörer i Client Managern).
2. Klicka på trepricksikonen (···) intill personen och välj Redigera.
3. Välj den nya rollen i rullistan och klicka på Spara.

Metod 2: Via rollen

1. Gå till fliken Roller och klicka på den aktuella rollen.
2. Under fliken Användare, klicka på knappen Tilldela användare.
3. Välj personen i listan och bekräfta.

6. Ta bort en roll

1. Gå till listan över roller.
2. Klicka på trepricksikonen (···) intill rollen du vill ta bort och välj Ta bort.
3. Bekräfta borttagningen.

Viktigt vid borttagning av roll:

• Alla inställningar och data kopplade till rollen raderas.
• Om en användare endast hade den borttagna rollen tilldelad, kommer personen automatiskt att få rollen Begränsad efter borttagningen.
• Standardrollen Administratör kan aldrig tas bort.