Denna guide beskriver hur du som administratör hanterar användare i Boardeaser. Lär dig hur du bjuder in nya användare, tilldelar roller och tillfällig åtkomst, hanterar ej accepterade inbjudningar samt hur du redigerar eller tar bort befintliga användare.
Innan du börjar – Viktigt om ändring av användares personuppgifter:
- Om kontot INTE är aktiverat ännu (lila ikon syns vid namnet):
Du som administratör kan ändra personliga uppgifter som e-postadress och namn. Det gör du genom att klicka på ··· (trepricksikonen) > Redigera. När du sparar skickas en ny inbjudan till den rätta e-postadressen.- Om kontot ÄR aktiverat:
Av säkerhetsskäl är uppgifterna låsta. Du ställer fortfarande in användarens roll, titel, tillfällig åtkomst och behörigheter, men personliga uppgifter som namn, e-postadress, telefonnummer och språk kan endast ändras av användaren själv under sina egna inställningar (Min profil längst upp till höger).
Innehållsförteckning
- 1. Lägg till och bjud in ny användare
- 2. Hur användaren accepterar inbjudan
- 3. Redigera befintlig användares inställningar och roller
- 4. Hantera felaktig e-postadress eller ej accepterad inbjudan
- 5. Ta bort användare ur organisationen
- 6. Se tidigare användare
1. Lägg till och bjud in ny användare
Kräver rollen Administratör i organisationen.
- Gå till Administration > Användare i vänstermenyn.
- Klicka på knappen Lägg till användare uppe till höger.
- Fyll i e-postadress och namn i formuläret under användarlistan.
- Ange övriga inställningar för användaren:
- Roll: Välj en eller flera standardroller (Administratör, Observatör eller Begränsad) eller en anpassad roll. Lämnas fältet tomt får användaren automatiskt rollen Begränsad.
- Titel: Ange användarens titel i bolaget (t.ex. VD, Ledamot, Revisor).
- Tillfällig åtkomst: Bocka i och välj ett slutdatum om användarens konto automatiskt ska inaktiveras efter ett visst datum.
- Firmatecknare / Primär kontakt: Bocka i om personen är firmatecknare eller ska stå som primär kontaktperson för Boardeaser.
- Klicka på knappen Lägg till.
- (Valfritt) Om du vill bjuda in fler personer samtidigt klickar du på Bjud in fler användare och fyller i nästa formulär.
- Slutför genom att klicka på Skicka inbjudningar. Inbjudningsmejl skickas då ut.
2. Hur användaren accepterar inbjudan
När inbjudan har skickats får användaren ett e-postmeddelande med en länk för att aktivera sitt konto.
- Ny användare utan konto sedan tidigare: Klickar på "Registrera dig på Boardeaser" i mejlet och skapar ett lösenord. Efter detta behöver personen även bekräfta sitt användarkonto genom att följa instruktionerna i mailet som skickas ut efter att lösenordet har skapats.
- Befintlig användare i Boardeaser: Klickar på Logga in på Boardeaser och får direkt tillgång till organisationen i sin befintliga inloggning.
3. Redigera befintlig användares inställningar och roller
- Gå till Administration > Användare i vänstermenyn.
- Leta upp personen i listan, klicka på trepricksikonen (···) till höger och välj Redigera.
- Ändra önskade inställningar (t.ex. uppdatera roll, ändra titel eller sätta tillfällig åtkomst).
- Klicka på Spara.
Hur användaren ändrar sina personliga uppgifter:
För att ändra sitt eget namn, lösenord eller kontaktuppgifter klickar användaren på sin profilbild/namn längst upp till höger i gränssnittet och väljer Min profil.
4. Hantera felaktig e-postadress eller ej accepterad inbjudan
Om en lila ikon visas till vänster om användarens namn i listan har inbjudan ännu inte accepterats.
A. Skicka om inbjudan
Om e-postadressen är korrekt men användaren inte har aktiverat sitt användarkonto, klickar du på den lila ikonen bredvid namnet för att skicka inbjudningsmejlet igen.
B. Korrigera felaktig e-postadress (innan användarkontot aktiverats)
Om du råkade skriva fel e-postadress när du bjöd in personen kan du ändra den så länge kontot inte har aktiverats ännu:
- Klicka på trepricksikonen (···) intill användaren och välj Redigera.
- Uppdatera till rätt e-postadress och spara för att skicka inbjudan igen.
Obs! Har användaren redan aktiverat kontot måste personen själv byta sin e-postadress under "Min profil", alternativt ta bort användaren och bjuda in på nytt. Se även guiden Byte av e-postadress.
5. Ta bort användare ur organisationen
- Gå till Administration > Användare i vänstermenyn.
- Leta upp användaren, klicka på trepricksikonen (···) till höger och välj Ta bort.
- Bekräfta borttagningen genom att klicka på Ta bort i dialogrutan.
6. Se tidigare användare
För att se en historisk översikt över personer som tidigare har haft tillgång till organisationen:
- Gå till Administration > Användare i vänstermenyn.
- Klicka på fliken Tidigare användare högst upp.