I denna guide går vi igenom två möjligheter att automatisera rapporteringsprocessen.
Schemaläggning i organisation
Med denna funktion kan du automatisera rapporteringen i er organisation. Den fungerar på rapportmallar både i Client Manager och i enskilda organisationer.
Klicka Rapporter > Rapportmallar i vänstermenyn inne i en organisation eller välj Rapportmallar direkt i vänstermenyn om du står i en Client Manager. Klicka på de tre prickarna (···) till höger på en befintlig rapportmall och välj "Schemaläggningar" och sedan "Ny schemaläggning".
Du får då upp denna vy:
Från-datumet är det första slutdatumet för den ekonomiska datan i rapporten. Från-datumet bör alltså vara den sista dagen i den första månaden som rapporten ska avse. Exempel: om första rapporten ska skickas i oktober men avse september så ska Från-datumet vara 30 september.
Fördröjningen är antalet dagar från slutdatumet i rapporten till dess att rapporten skapas. Om bokföringen är importerad inom de första nio dagarna i månaden kan du ställa in att fördröjningen ska vara 10 dagar, med exemplet ovan innebär det att rapporten kommer skapas 10 oktober men avse data fram till 30 september.
Inställningarna "Spara som utkast" och "Publicera direkt" gör att rapporten antingen bara sparas i utkastläge för dig, alternativt publiceras i organisationen. Om du vill att den ska göras tillgänglig för att redigeras av flera användare i utkastläget så klickar du på "Bjud in" och väljer enskilda användare eller alla med en viss behörighet, funktion eller roll i användarlistan. "Bjud in" i kombination med "Publicera direkt" gör att rapporten kommer bli tillgänglig enligt valda inställningar. I bägge fallen skickar systemet e-post till dem som bjudits in.
Schemaläggning i Client Manager fungerar likadant som i en enskild organisation med tillägget att du kan ställa in att schemaläggningen ska vara aktiv i alla organisationer. Vill du välja olika inställningar för olika organisationer så skapar du bara flera schemaläggningar, en per organisation.
Automatisk rapportering
Klicka på "Administration" > "Inställningar" i vänstermenyn och sedan på "Avancerade inställningar" uppe till höger. Under "Ekonomi" ställer man in så att systemet kan skicka automatiskt genererade rapporter varje gång en ny bokföringsfil laddas upp. Välj vilken rapportmall som ska användas när rapporten skapas och välj en av de grupper av användare som ska få mail (eller om rapporten inte ska skickas alls) om att en ny rapport finns tillgänglig:
- Skicka ej (rapporten publiceras men inga mail skickas om att en ny rapport finns tillgänglig)
- VD
- VD och ordförande
- VD, styrelsemedlemmar och ordförande
- VD, styrelsemedlemmar och suppleanter
- Alla användare