Skapa en smidig rapporteringsprocess genom att använda en färdig rapportmall eller kopiera och anpassa en efter dina behov. Det går även att bygga upp en rapport från grunden.
Denna guide handlar om rapporter. För ytterligare information om rapportmallar se guiden Skapa och redigera en rapportmall.
För att kunna visualisera siffror i en rapport måste det finnas bokföring inläst i organisationen. Se guiden Ladda upp eller ta bort bokföringsfil samt om komponenterna innehåller t.ex. budget eller KPI-värden, måste även dessa hanteras manuellt. Se ytterligare information i guiden Introduktion Rapporter och Dashboards.
Innehållsförteckning
- Rapportöversikt
- Hitta rapporter
- Skapa en rapport
- Element i rapporter
- Rapporter i dokumentarkivet
- Redigera en rapport
- Ta bort en rapport
Rapportöversikt
Rapportöversikten presenterar organisationens publicerade rapporter. Rapporterna går att filtrera utifrån rapporttyper. Rapportöversikten hittar du genom att trycka på Rapport > Rapportöversikt i vänstermenyn.
Här kan du läsa mer om rapportöversikten.
Hitta rapporter
För att kunna hantera rapporter klickar du på Rapporter > Alla rapporter i vänstermenyn. Rapporterna kategoriseras som publicerade eller utkast.
För att skapa en rapport klickar du på knappen "Skapa rapport".
När rapporten är publicerad kan du skapa en kopia/ny version av rapporten för att sedan publicera den på nytt. Att kopiera lämpar sig när ni vill använda en rapport som mall för er nya rapport. Att skapa en ny version passar bra för att revidera en redan publicerad rapport, till exempel för att åtgärda ett fel.
Skapa rapport
De rapportmallar som är skapade finns att välja, eller skapa en ny rapport genom att lägga till element.
Vill du hellre använda en rapportmall, så finns det standardmallar under Rapporter > Rapportmallar i vänstermenyn. Välj fliken Standardmallar. Där finns ett antal att välja på. För att kunna använda önskad rapportmall tryck på "Använd mall" för att komma vidare med rapportskapandet. Det går inte att redigera själva standardmallen, men genom att skapa en kopia, klicka på de tre prickarna (···) och välja "Skapa kopia", så går det att göra en egen rapportmall utifrån denna. För ytterligare information om rapportmallar se guiden Skapa och redigera en rapportmall.
Välj aktuellt datum för rapporten med datumväljaren. Om du exempelvis vill skicka en månadsrapport så ställer du in datumväljaren till den specifika månaden. Då kommer komponenterna att presentera den månadens siffror.
Titel och underrubrik
Först skriver du in titeln för rapporten. Därefter fyller du i underrubrik. När en rapport skapas är underrubriken perioden. Det går att kombinera hashtags. Läs mer i guiden Hashtags rapporter / rapportmallar.
Informationen om att rapporten är konfidentiell kommer inte med om det inte skrivs in manuellt.
Därefter är det bara att fylla på med komponenter och kommentarer.
Element i rapporter
I fältet för rubrik anger du huvudrubriken för rapporten. Sedan kan du bygga rapporten med element genom att klicka på knappen "Lägg till element".
Här kan du läsa mer om element.
Då öppnas elementväljaren upp. Klicka på det element du vill lägga till.
Här kan du läsa mer om vilka element och hur du lägger till dessa i rapporten.
Det går även att ladda ner komponenter från en standardrapportmall för att använda i egna rapporter. Läs mer i guiden Använd komponenter från en standardrapportmall.
Hashtags i rapporter
Läs mer om hur du kan använda dig av hashtags i textelement för rapporter och rapportmaller i guiden Hashtags rapporter / rapportmallar
Flytta eller redigera innehåll/element
Om du för musen över ett element eller en rad, så ser du flertalet alternativ uppe till höger:
1. Kommentar
Lägg till en kommentar under tabellen eller grafen.
2. Kugghjulet
Byt ut innehållet mot något annat av samma typ.
3. Plus-tecknet
Lägg till ett nytt element på raden ovanför det aktuella elementet.
4. Flytta
Genom att klicka på flytta så kan du flytta element i rapporten. Flytta sedan elementet genom att klicka på "Flytta hit".
5. Kryss
Radera elementet.
Fler rapportalternativ
Högst upp i rapporten finns ett antal andra alternativ. Genom att klicka på ikonen med de tre prickarna (···) högst upp till höger kan du spara rapporten som en rapportmall eller skapa en kopia av rapporten. Det finns även möjlighet att exportera tabeller till Excel och att ladda ner PDF i denna vy.
Knappen "Ta bort" så raderas hela rapporten inklusive alla versioner av den. Då raderas även mappen i dokumentarkivet med PDF-versionen av rapporten och eventuella bilagor
Bilagor
Under fliken "Bilagor" finns möjligheten att bifoga rapport-tabeller samt PDF:er. Du kan välja att ladda upp filer direkt eller välja dokument från Dokumentarkivet.
När rapporten publicerats kommer inte filerna med i PDF-filen utan enbart tabellerna. Filerna ligger kvar som bilagor.
Förhandsgranska
I denna flik visas hur rapporten kommer att se ut innan du bjuder in deltagare och publicerar rapporten.
Deltagare
I denna flik väljer du vilka användare som får redigera din rapport.
Du kan även bjuda in andra användare att redigera protokollet. Tänk på att inte redigera protokollet samtidigt, då ni riskerar att skriva över varandra. För att bjuda in användare att redigera rapporten, klicka på knappen "Bjud in fler för att redigera".
När du klickar på “Publicera rapport” har du möjlighet att skicka mail till användare med ett meddelande. Mailet innehåller även en länk till rapporten i Boardeaser.
När rapporten blivit publicerad kommer den inte längre att kunna redigeras. Administratörer, observatörer, ekonomiansvariga och användare som bjudits in att redigera kommer att kunna läsa rapporten, liksom ytterligare användare du bjuder in.
Under fliken "PDF" genereras en pdf-fil av rapporten. För att rapporten ska genereras behöver du ha sparat rapporten i första fliken "Rapport".
Inställningar
Under inställningar kan du välja vilken typ av rapport den ska avse, exempelvis VD-rapport eller koncernrapport. Beroende på vilken rapport du väljer kommer olika grafer och tabeller att rekommenderas. Ytterligare rapportinställningar är:
- Tillåt drill down: Gör det möjligt för läsaren att klicka på ett värde eller en kategori i finansiella tabeller för att utforska mer detaljerad information.
- Konfidentiell: Rapporten blir endast tillgänglig för de personer som ska ha behörighet att ta del av den. Dessa personer väljs i nästa flik "bjud in och publicera".
- PDF i landskapsvy: Rapporten justeras till landskapsvy, vilket gör det möjligt med bredare tabeller/grafer.
- Länk bilagor i PDF: Alla uppladdade bilagor kommer att listas och länkas i rapportens PDF.
Publicera rapport
När rapporten är färdig och redo att publiceras i organisationen klickar du på knappen "Publicera rapport".
Det är först när rapporten är publicerad som rapporten blir tillgänglig för användare med rätt behörighet i organisationen och sedan skickas till de personer som väljs i nästa steg.
Välj vilka användare rapporten ska skickas till och tryck "Publicera rapport".
När rapporten publicerats visas rapporten under fliken "Publicerade".
Samtliga publicerade rapporter arkiveras även under fliken "Dokument" > "Alla dokument" > "Rapporter". Rapporterna blir sorterade efter rapporttyp.
Rapporter i dokumentarkivet
Samtliga publicerade rapporter hittas i dokumentarkivet. Klicka på "Dokument" > "Alla dokument" i vänstermenyn och välj mappen "Rapporter".
Redigera en rapport
Det är enbart möjligt att göra ändringar på en icke-publicerad rapport. Klicka på fliken Utkast. För att redigera en rapport klickar du på titeln för rapporten. Du kan även klicka på ikonen med tre prickar invid rapporten och välja "Redigera". Här kan du även ta bort en icke-publicerad rapport.
När du skapar en rapport är det endast du som kan se den innan den är publicerad om du inte bjuder in en annan användare att redigera rapporten.
Ta bort en rapport
Det är möjligt att radera både en publicerad och en icke-publicerad rapport. För att ta bort en publicerad rapport klickar du på titeln för rapporten.
Klicka sedan på ikonen med de tre prickarna och välj alternativet "Ta bort".
Ta bort en icke publicerad rapport
För att ta bort en icke-publicerad rapport kan du klicka på ikonen med de tre prickarna invid rapporten och välja "Ta bort".
Du kan även klicka in i rapporten enligt ovanstående bilder.
Tveka inte att höra av er till supporten om ni önskar mer hjälp!