Boardeasers digitala inlämning använder innebär att ni som organisation får dokumenthanteringen och spårbarheten. Genom att använda Boardeaser får ni en större kontroll över dokumenten vilket innebär ordning och reda.
Denna guide går igenom delarna om hur den digitala signeringen av koncernårsredovisningen går till.
Vill du hantera signering och inlämning av koncernårsredovisning på ett annat sätt kan du titta närmre i guiden Skapa, signera och skicka in Koncernårsredovisning
Guideinnehåll
- Färdigställande av koncernårsredovisning
- Signerings- och inkämningsflöde
- Välj inlämnare, ansvarig samt revisorer
- Uppdatera iXBRL-fil
- Infoga underskrifter i iXBRL-fil
- Skicka för e-signering
- Skicka meddelande till revisor att årsredovisning är signerad
- Uppladdning av revisionsberättelse
- Skicka/markera att kallelse har skickats till årsstämman
- Ladda upp Bolagsstämmoprotokoll
- Fastställelseintyg
- Överför dokument till Bolagsverket
Färdigställande av koncernårsredovisning
Knappen "Gå till signering" aktiveras när koncernårsredovisningen låses.
Det går självklart bra att låsa upp koncernårsredovisningen i efterhand om .pdf-filen enbart ska laddas ner i förhandsgranskningssyfte och inte som slutlig produkt.
Signerings- och inlämningsflöde
Välj inlämnare, ansvarig samt revisorer
I nästa steg ställer du in inställningarna för koncernårsredovisningen. I denna vy kan du ställa in:
- *Inlämnare: Välj inlämnare, vilket är en person som får skicka in och att signera hos Bolagsverket, och som har rätt att signera fastställelseintyget.
- *Ansvarig: Ansvarig för koncernårsredovisningsprocessen i Boardeaser.
- *VD: Verkställande direktör i organisationen. Är VD extern väljs alternativet "Ingen vd / vd signerar externt".
- Revision kommer utföras: Om en revision kommer utföras kan du markera alternativet.
Underskrifter
- För årsredovisningar daterade efter 2024-07 behöver man fylla i datum för när årsredovisningen fastställdes enligt nya lagkrav.
- Revisionsbolag är valfritt
- Revisionsort är obligatorisk
- Påteckningsmening; fylls i av eller i samråd med revisor.
Uppdatera iXBRL-fil
Om det skulle genomföras ändringar i koncernårsredovisningen och du behöver ta ut en uppdaterad iXBRL-fil/.pdf-fil kan du klicka på denna knapp för att uppdatera redan skapad fil.
Tidpunkten för när filen skapades senaste står i filnamnet som YYYY-MM-DD HH:MM.
Infoga underskrifter i iXBRL-fil (ej vid signering i Boardeaser)
OBS! detta steg ska endast göras ifall årsredovisningen INTE ska signeras i Boardeaser, men man vill ändå få med vilka som ska skriva under i iXBRL- eller pdf-filen.
För signering i Boardeaser gå till nästa stycke "Skicka för e-signering", för att välja vilka som ska signera.
Klicka på knappen "Infoga underskrifter".
Det går att kryssa i att dokumentet kommer att signeras i en annan programvara, och då försvinner möjligheten att fylla i signeringsdatum.
De som är användare i Boardeaser kommer upp som förslag.
Kryssa för vilka signaturer som ska infogad i filen.
Markera revisorn och skriv ut rollerna Revisor och/eller Verkställande Direktör (VD) vid behov.
Det finns även möjlighet att lägga till externa signeringspersoner i den tomma rutan nederst.
Tryck OK för att bekräfta och filerna uppdateras därefter och kan laddas ner för signering och inlämning i annan programvara.
Skicka för e-signering
För att skicka koncernårsredovisningen för signering i Boardeaser klickar du på knappen "E-signera".
Markera vilka personer som ska signera dokumentet. Markera revisorn och skriv ut rollerna Revisor och/eller Verkställande Direktör (VD) vid behov.
Om personerna inte är inbjudna i organisationen eller är externa går det att markera alternativet "Tillåt undertecknare utanför organisation" och sedan fylla i uppgifter för dessa personer.
Markera även alternativet "Ge externa undertecknare tillgång till dokumentet efter undertecknande" om det önskas.
OBS! Dessa underskrifter kommer först att synas i filen efter det att den digitala signeringen är gjord, då det är först då som signaturen och datum kan kompletteras i filen för alla undertecknare.
Efter att årsredovisningen har blivit signerad, kommer informationen i pdf-filen att uppdateras med vilka som är valda för e-signering samt datum för elektronisk signering.
Exempel nedan på hur flödet ser ut om en person ska signera.
Skicka meddelande till revisor att årsredovisning är signerad
När du klickar på knappen "Skicka meddelande till revisor" så får du möjlighet att skicka ett mail till revisorn om att årsredovisningen är signerad. Du kan lägga till ett meddelande vid behov.
Uppladdning av revisionsberättelse
När årsredovisningen och styrelsens uttalande är signerade är det dags att ladda upp revisionsberättelsen i .pdf-format. Är revisionsberättelsen externt signerad laddar du upp den signerade versionen.
Manuellt signerad - Är revisionsberättelsen externt signerat är det möjligt att klicka "Manuellt signerad".
Skicka för e-signering - Om revisionsberättelsen inte är signerad och dokumenten ska signeras genom Boardeaser så klickar du på knappen "Skicka för e-signering".
Skicka/markera att kallelse har skickats till årsstämman
Nästa steg är att skicka en kallelse till årsstämman. När kallelsen är skickad kan du klicka på "Markera att kallelse har skickats" knappen.
Ladda upp Bolagsstämmoprotokoll
Ladda sedan upp bolagsstämmoprotokollet. Därefter är det möjligt att gå vidare genom att klicka på knappen "Gå vidare för att skicka till myndigheten".
Fastställelseintyg
Klicka på knappen "Fastställelseintyg".
Detta kan även fyllas i under koncernårsredovisning, se i guiden Fastställelseintyg - Koncernårsredovisning
Överför dokument till Bolagsverket
När samtliga dokument är uppladdade är det slutliga steget att överföra dokumenten till Bolagsverket. Klicka på knappen "Överför dokument".
Första gången en person ska överföra dokument till Bolagsverket behöver denne godkänna användaravtal för digital inlämning. Läs igenom användaravtalet och godkänn detta genom att klicka "OK".
När användaravtalet är godkänt så överförs dokumenten digitalt till Bolagsverket. Därefter återfinns dessa under arkiverade årsredovisningar.