Boardeasers digitala inlämning innebär att ni som organisation får dokumenthanteringen och spårbarheten. Genom att använda Boardeaser får ni en större kontroll över dokumenten, vilket innebär ordning och reda.
Denna guide går igenom delarna om hur den digitala signeringen av koncernårsredovisningen (KÅR) går till.
Vill du hantera signering och inlämning av koncernårsredovisning på ett annat sätt kan du titta närmre i guiden Skapa, signera och skicka in Koncernårsredovisning.
Guideinnehåll
- Färdigställande av koncernårsredovisning
- Signerings- och inlämningsflöde
- Välj inlämningsmetod, ansvariga samt om revision ska utföras
- Uppdatera iXBRL-fil
- Infoga underskrifter i iXBRL-fil (ej vid signering i Boardeaser)
- Skicka för e-signering
- Skicka meddelande till revisor att årsredovisning är signerad
- Uppladdning av revisionsberättelse
- Skicka/markera att kallelse har skickats till årsstämman
- Beslut på stämman / Ladda upp Bolagsstämmoprotokoll
- Överför dokument till Bolagsverket
Färdigställande av koncernårsredovisning
Knappen "Gå till signering" aktiveras när KÅR låses.
Det går självklart bra att låsa upp koncernårsredovisningen i efterhand om .pdf-filen enbart ska laddas ner i förhandsgranskningssyfte och inte som slutlig produkt.
Signerings- och inlämningsflöde
Välj inlämningsmetod, ansvariga samt om revision ska utföras
I nästa steg ställer du in inställningarna för KÅR. I denna vy kan du ställa in:
- Ansvariga: Ansvariga personer för KÅR-processen i Boardeaser. Den/de personer som anges här får tillgång till samtliga dokument som är uppladdade till årsredovisningen, utöver de undertecknare och representanter som väljs senare
- Personnummer: Används i kommunikationen med Bolagsverket, går att ändra under hela processen fram till årsredovisningen är inlämnad. Personnummer används bl.a. för att kunna skapa en kontrollsumma för KÅR i nästa steg mot Bolagsverket.
- Revision kommer utföras: Om en revision kommer att utföras kan du markera alternativet.
Underlag
Vill du spara underlag tillsammans med årsredovisningen så går det nu att ladda upp vilken fil som helst på första steget i signeringsflödet.
Här är några exempel på underlag som kan vara lämpliga att bifoga:
- Inventarielista
- Lagervärdering
- Aktiverade projekt
Underlagen följer inte med när du ska skicka in KÅR till Bolagsverket utan lagras endast i Boardeaser.
Underskrifter
- För årsredovisningar daterade efter 2024-07 behöver man fylla i datum för när årsredovisningen fastställdes enligt nya lagkrav. Detta är ett tvingande fält.
- Revisionsbolag är valfritt
- Revisionsort är obligatorisk
- Påteckningsmening; fylls i av eller i samråd med revisor.
Uppdatera iXBRL-fil
Om det skulle genomföras ändringar i koncernårsredovisningen och du behöver ta ut en uppdaterad iXBRL-fil, kan du klicka på denna knapp för att uppdatera redan skapad fil.
OBS! Kontrollera tidpunkten för när filen skapades senast. Detta står i filnamnet som YYYY-MM-DD HH:MM, för att säkerställa att det är den senaste versionen som kommer att signeras.
Infoga underskrifter i iXBRL-fil (ej vid signering i Boardeaser)
För signering i Boardeaser gå till nästa stycke "Skicka för e-signering" för att välja vilka som ska signera.
OBS! Detta steg ska endast göras ifall årsredovisningen INTE ska signeras i Boardeaser, men man vill ändå få med vilka som ska skriva under i iXBRL- eller pdf-filen. För signering utanför Boardeaser eller information hur man infogar underskrifter i iXBRL-fil gå till guiden Koncernårsredovisning - Digital koncernårsredovisning, inlämning externt system.
Skicka för e-signering
För att skicka koncernårsredovisningen för signering i Boardeaser klickar du på knappen "E-signera".
Markera vilka personer som ska signera dokumentet. Markera revisorn och skriv ut rollerna revisor och/eller verkställande direktör (VD) vid behov.
Om personerna inte är inbjudna i organisationen eller är externa går det att markera alternativet "Tillåt undertecknare utanför organisation" och sedan fylla i uppgifter för dessa personer.
Markera även alternativet "Ge externa undertecknare tillgång till dokumentet efter undertecknande" om det önskas.
OBS! Dessa underskrifter kommer först att synas i filen efter det att den digitala signeringen är gjord, då det är först då som signaturen och datumet kan kompletteras i filen för alla undertecknare.
Efter att årsredovisningen har blivit signerad kommer informationen i pdf-filen att uppdateras med vilka som är valda för e-signering samt datum för elektronisk signering.
Exempel nedan på hur flödet ser ut om en person ska signera under fliken "Underskrift & Revision".
I steget "Inställningar & Ladda upp" kommer det efter signering att synas hur många av de personer som är valda för signering, som faktiskt har signerat. Se bilden nedan.
I steget "Underskrift & Revision" står alla namn och vilka som har signerat. Det är först när alla har blivit markerade som signerade, enligt bilden nedan, som det går att gå vidare med flödet.
Varningen angående kontrollsumma kan dyka upp, men det är inget krav, och kan ignoreras. Den uppkommer om det inte finns ett personnummer kopplat till den som är ansvarig för inlämningen i första steget.
Utseende i filen efter e-signering
När personerna signerat digitalt, uppdateras filen med information om detta på signeringssidan.
Ytterligare en sida läggs till på slutet av filen med bekräftelse på e-signeringen med klockslag och datum per person.
Skicka meddelande till revisor att årsredovisning är signerad
När du klickar på knappen "Skicka meddelande till revisor" så får du möjlighet att skicka ett mail till revisorn om att årsredovisningen är signerad. Du kan lägga till ett meddelande vid behov.
Uppladdning av revisionsberättelse
När årsredovisningen och styrelsens uttalande är signerade är det dags att ladda upp revisionsberättelsen i .ixbrl-format (även kallat xhtml). Är revisionsberättelsen externt signerad, laddar du upp den signerade versionen. Observera att för digital inlämning krävs det även att revisionsberättelsen är i ixbrl-format. Revisorn kan även skicka in den från sitt eget system.
Manuellt signerad - Är revisionsberättelsen externt signerad, är det möjligt att klicka "Manuellt signerad".
Skicka för e-signering - Om revisionsberättelsen inte är signerad och dokumenten ska signeras genom Boardeaser så klickar du på knappen "Skicka för e-signering".
Skicka/markera att kallelse har skickats till årsstämman
Nästa steg är att skicka en kallelse till årsstämman. När kallelsen är skickad kan du klicka på "Markera att kallelse har skickats"-knappen.
Beslut på stämman / Ladda upp Bolagsstämmoprotokoll
Beslut på stämman
Här är det möjligt att fylla i följande uppgifter:
- Tidpunkt för bolagets årsstämma *
- Fastställelse av resultaträkning och balansräkning
- Fastställelse av koncerns resultaträkning och balansräkning
-
Godkänna styrelsens förslag till resultatdisposition
- Beslut avseende resultatdisposition
- Aktieutdelning
- Balansering i ny räkning
- Ianspråktagande av reservfond
- Ianspråktagande av bunden överkursfond
- Fondemission
- Ianspråktagande av uppskrivningsfond
- Ianspråktagande av fond för utvecklingsutgifter
- Avsättning till reservfond
Bolagsstämmoprotokoll
Ladda sedan upp bolagsstämmoprotokollet. Därefter är det möjligt att gå vidare genom att klicka på knappen "Gå vidare för att skicka till myndigheten".
Överför dokument till Bolagsverket
När samtliga dokument är uppladdade är det det slutliga steget att överföra dokumenten till Bolagsverket.
Företrädare
Ställ in företrädare genom att välja användare. Säkerställ att tilltalsnamn, efternamn, styrelseroll och personnummer är tillagda. Denna information hämtas från ansvarig som angetts i första steget, men kan ändras innan inlämning till Bolagsverket.
Klicka på Spara.
Fastställelseintyg
Förhandsgranska fastställelseintyget och kontrollera att allt stämmer.
Överför till Bolagsverket
Därefter är det möjligt att skicka dokumenten till Bolagsverket genom att klicka på knappen "Överför dokument".
Första gången en person ska överföra dokument till Bolagsverket behöver denne godkänna användaravtal för digital inlämning. Läs igenom användaravtalet och godkänn detta genom att klicka på "OK".
När användaravtalet är godkänt så överförs dokumenten digitalt till Bolagsverket. Därefter återfinns dessa under arkiverade årsredovisningar.