Guiden beskriver hur man hanterar dokument och mappar i Styrelserummet i Boardeaser, inklusive skapa, uppladdning, delning, flytt, kopiering och export.
Innehåll
- Introduktion
- Skapa mapp
- Ladda upp dokument/mapp
- Dela dokument
- Flytta dokument/mappar
- Exportera dokument/mappar
- Lagringsutrymme i Boardeaser
Introduktion
Klickar du på ”Dokument” > "Alla dokument" i vänstermenyn i Styrelserummet återfinns samtliga dokument som organisationens användare har tillgång till, beroende på behörighet.
Dokument kan sorteras in i mappar och undermappar. För att gå in i en mapp eller öppna en fil, klicka på filens eller mappens namn.
Det finns olika behörigheter i Boardeaser vilket går att läsa mer om i guiden Standardroller
Åtkomst till mapp
I samtliga vyer går det att se hur många personer i organisationen som har åtkomst till att se och redigera mappar. Genom att klicka på Åtkomst ser du även vilka personerna är.
Hänglås på mappar/filer
Mappar och filer som har ett hänglås har genererats av Boardeaser och är därmed låsta av systemet, eftersom de behöver ligga kvar på sin aktuella plats för att kunna hämtas till olika platser i systemet. Dessa mappar/filer kan varken flyttas eller tas bort.
Automatisk lagring
Förutom att skapa mappar och ladda upp filer själv sparar Boardeaser automatiskt filer och skapar mappstrukturer. Detta gäller till exempel möten där filer som bifogas till dagordningar inför möten och protokoll finns i en egen mappstruktur. Även dokument som laddas upp i Compliance lagras automatiskt i mappen Bolagsformalia.
Skapa mapp
Dokument kan sorteras in i mappar och undermappar. För att skapa en mapp klickar du på knappen “Skapa mapp”. Vill du skapa en undermapp, klickar du in i mappen som undermappen ska skapas i och gör enligt instruktionerna ovan.
Skapa privat mapp
Vid skapande av mappar finns det möjlighet att markera "Privat mapp". Läs mer om privata mappar i guiden Skapa och hantera privata mappar
Ladda upp dokument/mapp
Klicka på knappen "Ladda upp dokument" och välj antingen att dra in dokument/mappar i markerad ruta eller att klicka på "Välj fil" för att välja lokalt på datorn.
Det är även möjligt att lägga till enskilda dokument och/eller mappar direkt genom att dra in filer/mappar direkt i Dokumentarkivet.
Mer information om att ladda upp dokument finns i guiderna Ladda upp dokument och Ladda upp en mapp
Dela dokument
Det finns möjlighet att dela dokument med inbjudna personer i organisationen. Klicka på trepricksikonen (···) och sedan på "Dela dokument". Därefter väljer du vilka personer som ska få ett mail skickat till sig med en länk till de markerade dokumenten.
För att se vilka som historiskt tilldelats ett dokument klickar du på trepricksikonen (···) och sedan på "Dela dokument". Från denna vy klickar du på Delningshistorik, så syns en lista med namn samt datum för inbjudan.
Kopiera/duplicera dokument och/eller mappar
Ska du kopiera eller duplicera ett dokument eller en mapp, så klickar du på ikonen med tre prickar (···) och väljer antingen "Kopiera" eller "Duplicera".
Om du klickar duplicera hamnar en kopia av dokumentet/mappen direkt under,
Ska du kopiera eller duplicera fler än ett objekt, markerar du objekten och klickar på Kopiera eller Duplicera i toppen.
Klickar du på Kopiera visualiseras vilket dokument/mapp som är kopierat och du har möjlighet att kopiera in dokumentet/mappen genom att klicka på "Klistra in [namnet]" alternativt klicka på ikonen med tre prickar (···) och välja alternativet "Klistra in". Vill du klistra in filerna i en undermapp, klicka in i mappen som du vill klistra in dokumentet/mappen och gör på samma sätt.
Kopiera länk till dokument
Det är även möjligt att kopiera länkadressen till en specifik fil som är uppladdad i dokumentarkivet. Det gör du genom att klicka på ikonen med tre prickar (···) och välja "Kopiera länk till fil".
Flytta dokument/mappar
För att flytta dokument/mappar så markerar du de dokument/mappar som ska flyttas. Då kommer Flytta att synas i toppen att klicka på.
Då kan du klicka in i vilken mapp du vill flytta markerat dokument/mapp till och sedan klicka Flytta.
För att navigera dig bakåt i mappstrukturen klickar du på den synliga sökvägen som markeras nedan.
Exportera dokument/mappar
Markera de dokument/mappar som du vill exportera genom att klicka i boxen till vänster. Då kommer Exportera att synas i toppen att klicka på. Då kommer de valda dokument/mapparna att exporteras ner till en zip-fil.
Vill du exportera hela dokumentarkivet kan du markera alla genom att klicka på den tomma boxen överst till vänster och sedan göra enligt ovanstående beskrivning.
Lagringsutrymme i Boardeaser
Varje organisation har 20 GB lagringskapacitet hos Boardeaser. Om ni skulle behöva mer utrymme, kan ni enkelt utöka det genom att höra av er till sales@boardeaser.com.
För att se hur mycket lagringsutrymme som används, klicka på “Dokument” > "Alla dokument" i vänstermenyn. Längst ner under samtliga mappar och dokument visas det använda lagringsutrymmet i förhållande till er lagringskapacitet.