Om man använder ett bokföringssystem som finns med i listan över Vilka integrationer fungerar i Boardeaser? finns det möjlighet att använda sig av den funktionen för att importera bokföring istället för att läsa in en bokföringsfil.
Börja med att titta i guiden för respektive integration i guiden ovan och säkerställ att organisationen har rätt behörigheter i det bokföringssystemet innan tillägget aktiveras i produktshopen för att säkerställa att förutsättningarna finns för att integrationen ska fungara.
Import av bokföring via integration
Import av bokföring via integration kan göras antingen för en organisation eller för alla koncernbolag på en gång, på motsvarande sätt som vid import av bokföringsfiler.
Import för en organisation
Tryck på Ekonomi-> Datahantering i vänstermenyn.
Under fliken Bokföring-> Bokföring, tryck på knappen "Importera från bokföringssystem".
OBS! om inte denna knappen syns, så är inte integrationen korrekt konfigurerad. Se instruktionerna ovan för hur detta görs för respektive integration.
En ny ruta öppnas där dagens datum anges per automatik. I översikten får man information om från och till datum för importen.
Beroende på vilka tjänster som är aktiverade, visas olika information i rutan som kommer upp.
OBS! det går endast att importera bokföring från innevarande räkenskapsår, så om det är olika år som man ska importera för, måste man göra en import göras för respektive år.
Det går att byta till ett annat datum, antingen genom att fylla i det manuellt eller välja i kalenderfunktionen till höger om datumet.
Tryck på "Importera från bokföringssystem" för att föra över bokföring och eventuell annan data till Boardeaser.
När importen är genomförd korrekt kommer det att stå Färdig istället för Redo på respektive rad.
Import för koncern
Tryck på Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering i vänstermenyn.
Under fliken "Juridisk bokföring"-> Bokföringsdata, tryck på knappen "Importera från bokföringssystem".
OBS! om inte denna knappen syns, så är inte integrationen korrekt konfigurerad.
Se vidare i guiden Vilka integrationer fungerar i Boardeaser?, för information om respektive integration.
En ny ruta öppnas där alla koncernbolag, med integration visas.
OBS! kontrollera att alla bolag dyker upp i översikten, annars har antingen användaren inte tillgång till det bolaget, alternativt att integrationen inte är korrekt aktiverad.
Vid import via koncern syns inte datumväljaren eller från till datum, utan bokföringen importeras för räkenskapsåret i det koncernbokslut man står i. För import av tidigare räkenskapsår, får man byta koncernbokslut och importera.
Beroende på vilka tjänster som är aktiverade, visas olika information i rutan som kommer upp.
För koncernbolag, om fler än ett, behöver man trycka på "nedåt"-pilen till vänster om bolagsnamnet för att se alternativen.
Tryck på "Importera från bokföringssystem" för att föra över bokföring och eventuell annan data till Boardeaser.
När importen är genomförd korrekt kommer det att stå Färdig istället för Redo på respektive rad.
Kontrollera import av bokföring
Gå till Ekonomi-> Datahantering för organisationen, fliken Bokföring-> Bokföring. Detta går inte att se på koncernnivå, utan måste göras på den enskilda organisationen.
Här finns en lista på när bokföring är inläst för respektive räkenskapsår till organisationen. Kontrollera datum för senaste inläsning genom att titta på den aktiva filen för räkenskapsåret i kolumnen UPPLADDAD.
Det kan även finnas en varning efter en sie-fil, med ytterligare information om något inte helt stämmer med kontrollerna vid importen. Det behöver inte vara något fel, utan information om eventuella felkällor.
Felsökning
Om det kommer felmeddelanden eller att bokföringen inte importeras, se denna guide för ytterligare information Felsökning integration med bokföringssystem.
Fakturainformation
Om man har aktiverat import av kund- och/eller leverantörsfakturor samt verifikatbilagor i samband med integrationen, kan man få en överblick av dessa genom att gå till Ekonomi -> Datahantering -> Fakturor.
Det går att söka på enskilda kunder/leverantörer, ange datum samt fakturatyp, så anpassas grafen därifrån.
Underst visas sedan information om respektive faktura, och man kan trycka på fakturanumret för att få information om verifikatnummer.
Byte av integration
Om man byter från ett bokföringssystem med integration till ett annat, måste man först inaktivera den gamla integrationen och sedan aktivera den nya, för att det ska bli rätt med importen.
Se guiderna för hur man aktiverar integrationerna. Knappen Aktivera på en integration, kommer att heta Inaktivera, när integrationen är aktiv.