För bolag som inte kan få ut SIE4-filer eller SAF-T-filer, finns det möjlighet att ladda upp bokföringen via en Excel-bokföringsmall. Det gäller även om bolaget har en kontoplan med fler än fyra siffror.
OBS! Det går inte att få med några affärsområden/resultatenheter via denna metod. Det fungerar endast via SIE4-fil, SAF-T-fil alternativt vissa av integrationerna med bokföringssystem, se guiden Vilka integrationer fungerar i Boardeaser?.
En separat mall behöver exporteras för respektive bolag samt räkenskapsår som ska importeras.
Exportera mall för enskilt bolag
För att ladda ner bokföringsmallen för ett enskilt bolag görs det under Ekonomi > Datahantering. Tryck på knappen "Exportera bokföringsmall".
Välj svenska eller engelska.
Ange räkenskapsåret. Finns inte året, välj "Nytt räkenskapsår" och skapa upp det.
Tryck på Exportera för att ladda ner filen.
OBS! Du måste ha tillåtit nedladdning av filer i webbläsaren, annars går det inte att ladda ner en fil.
Exportera mall för koncernbolag
För att ladda ner bokföringsmallen för ett koncernbolag görs det under Koncernekonomi > Koncernkonsolidering > Juridisk bokföring. Tryck på knappen "Exportera bokföringsmall".
Börja med att välja bolag att exportera mallen för.
Välj därefter svenska eller engelska.
Ange räkenskapsåret. Finns inte året, välj "Nytt räkenskapsår" och skapa upp det.
Tryck på Exportera för att ladda ner filen.
OBS! Du måste ha tillåtit nedladdning av filer i webbläsaren, annars går det inte att ladda ner en fil.
Hantera bokföringsmallen
Bokföringsmallen är i Excel-format och innehåller tre flikar.
Ett försättsblad, en flik för balanskonton och en flik för resultatkonton.
Använd den fördefinierade Excel-mallen som genereras för varje räkenskapsår och för varje bolag.
Krav för format och ifyllande
- Undvik att ändra eller ta bort information i mallens flikar eller celler.
-
Kontonummer ska innehålla 4-9 siffror. (För kontoplan med fler än 4 siffror, kontakta oss via supportformuläret ovan för att att aktivera flersiffrig kontoplan på bolaget)
- Redovisningssiffror ska vara i talformat
- Tillgångar ska normalt vara positiva, medan skulder ska vara negativa. Vid behov kan vissa konton ha omvända tecken.
- Ange och importera bokföringsdata månadsvis. Data kan även kompletteras senare.
- Använd alltid lokal valuta och låt ej påbörjade månader vara tomma.
Fyll i Balans- och Resultatflikarna
- Ingående balans är obligatoriskt för alla balanskonton (kolumn C)
- Fyll i 0, om det inte finns något värde. Detsamma gäller för konton i BR/RR som man vill få med även om det inte finns värden i bokföringen, dvs fyll i 0 i alla månader.
- Utgående balans krävs för alla konton varje månad.
- Kolumn C i balansräkningen avser ingående balans och ska alltid summera till 0.
- Kolumn C i resultaträkningen summerar alla månader automatiskt och ska inte ändras.
Bokning av periodens resultat (endast bolag som inte ska valutaomräknas)
- Om periodens resultat bokas (8999-2099) ska både balansräkningen och resultaträkningen summeras till noll.
- Om periodens resultat inte bokas i Excel-filen, kontrollera att den differens som är mellan balans och resultat enbart består av periodens resultat. Annars måste beloppen korrigeras före inläsning.
- Alternativt kan ombokning ske direkt i Boardeaser under "Bokföringsjusteringar", då behöver det inte bokas i Excel-filen.
Automatisk Bokning av Periodens Resultat (endast bolag som ska valutaomräknas till koncern):
- Ingående Balans: Ska summera till noll (se kolumn C) i fliken "Balans".
- Under årets resterande perioder bokförs periodens resultat automatiskt genom bokföringsjusteringar i systemet. Ingen manuell registrering behövs i bokföringsmallen (gäller endast för utländska bolag).
Det förväntas därför vara en differens i respektive månads resultaträkning och balansräkning som avser periodens resultat.
Differenser: Ifall värdet av periodens resultat skiljer sig mellan resultaträkningen och balansräkningen kommer denna differens att bokas på standardkontot #9001 i konsolideringen. En vidare granskning av bokföringsmallen är då nödvändig.
I exemplet nedan har det uppstått en diff mellan RR och BR i Excel-filen vilken då bokas på konto #9001.
Spara filen, så att den går att använda månad för månad framöver. Alla perioder som ska importeras för räkenskapsåret måste vara ifyllda för att importen ska bli rätt.
Importera bokföringsmall
Importen görs på motsvarande ställe som bokföringsmallen laddades ner ifrån, se ovan för guide.
För ytterligare information om import av bokföring, se guiden Ladda upp eller ta bort bokföringsfil alternativt Del 1.2 Ladda upp bokföring för koncern.