Har styrelsen skrivit en dagordning och/eller protokoll utanför Boardeaser är dessa möjliga att ladda upp dessa till ett specifikt möte. Notera att den uppladdade filen behöver vara i .pdf-format.
Guiden innehåller information hur du:
- Laddar upp extern dagordning och/eller protokoll
- Lägger till beslut, att göra-uppgifter och/eller bilagor till externt protokoll
- Justerar externt protokoll
- Ser justeringar på externt protokoll
- Signera externt uppladdat protokoll
Klicka på någon av länkarna ovan för att komma till specifikt område alternativt följ guiden.
Ladda upp extern dagordning och/eller protokoll
I mötesprocessen, under flikarna "Dagordning" samt "Protokoll", ges möjlighet att ladda upp dagordning och/eller protokoll genom att klicka på ikonen med tre prickar (···) och välja "Ladda upp dagordning/protokoll".
Då öppnas en pop-up ruta där du kan lägga till dagordningen/protokollet. Klicka därefter på knappen "Ladda upp".
Notera att filen behöver vara av typen .pdf.
Filen är därefter uppladdad och det går därefter att lägga till beslut och/eller att göra-uppgifter kopplade till protokollet.
Vill du ta bort eller byta uppladdad fil, klickar du antingen på "Byt fil" eller på ta bort bort-knappen till höger om det uppladdade dagordningen/protokollet.
I fliken "Förhandsgranskning" kan du se det uppladdade dokumentet. Har du lagt till att göra-uppgifter, beslut och/eller bilagor så visas de längst ner under protokollet.
Lägg till beslut, att göra-uppgifter och/eller bilagor till externt protokoll
Att göra-uppgift och/eller beslut
Klicka på knapparna "Lägg till beslut" och/eller "Lägg till att göra-uppgift" för att lägga till beslut och att göra-uppgifter kopplade till protokollet.
Bilagor
Dra och släpp filer eller klicka på "Välj fil" eller "Välj fil från arkiv" för att lägga till bilagor till protokollet.
Inkludera bilagor till protokoll
Lägg sedan till bilagorna till protokollet genom att klicka på fliken "Bilagor" och markera att bilagorna ska inkluderas i protokollet.
Justera externt protokoll
Vid justering av ett externt protokoll går det att lägga kommentarer. Notera att kommentarerna inte blir specifika till en enskild punkt utan blir en generell justeringskommentar. När du valt alternativ, skrivit kommentaren (vid behov) klickar du på "Skicka in justering".
Se justeringar på externt protokoll
Du kan se status för justeringen. För att se eventuella kommentarer, klicka på "Visa protokoll".
Justeringskommentaren syns längst ned på sidan.
Signera externt uppladdat protokoll
När protokollet är justerat och har godkänts så återstår signering av protokollet.
Fysiskt signerat
Är protokollet undertecknat fysiskt går det att ladda upp en skannad version. Klicka sedan på "Markera som undertecknat". När det är gjort kommer mötet att markeras som undertecknat och sedan arkiveras.
Skicka för E-signering
Om protokollet inte är signerat går det att skicka det för e-signering genom att klicka på "Begär e-signering". De som är markerade som undertecknare kommer därefter att få en e-signeringsförfrågan. När samtliga underskrifter är insamlade kommer mötet att arkiveras.
Begär ändringar
Det finns möjlighet att begära ändringar om något skulle vara felaktigt. Klicka då på "Begär ändringar" så återgår protokollet till att kunna redigeras.