Med tillägget Video Meetings kan styrelsen genomföra digitala möten direkt i samband med mötesprocessen. För varje videomöte skapas ett unikt videorum via Boardeasers samarbetspartner Whereby. Denna guide visar hur du aktiverar videomöte i kallelsen och hur deltagarna ansluter.
Förutsättningar och tillgänglighet:
- Tilläggsmodul: Kräver att tillägget Video Meetings är aktiverat för organisationen.
- Videorummets tillgänglighet: Videomötesrummet och tillhörande snabblänkar aktiveras automatiskt 4 timmar innan mötets starttid och stängs 4 timmar efter angiven sluttid.
- Webbläsare: Vi rekommenderar Google Chrome eller Mozilla Firefox för bästa ljud- och bildkvalitet.
Innehållsförteckning
- 1. Skapa ett videomöte
- 2. Anslut till videomötesrummet
- 3. Ljud, kamera och teknisk support (Whereby)
1. Skapa ett videomöte
Du lägger till ett videomötesrum direkt när du planerar mötet:
- Gå till steg 1 (Planera) i mötesprocessen.
- Bocka i alternativet Videomöte.
- Slutför planeringen och skicka ut kallelsen som vanligt – en unik videolänk genereras då automatiskt till mötet.
2. Anslut till videomötesrummet
När kallelsen har skickats ut kan deltagarna ansluta till videomötet på tre olika sätt:
- Via e-postkallelsen: Öppna kallelsemailet och klicka på knappen Öppna videomöte.
- Via vänstermenyn i Boardeaser: I inloggat läge dyker en snabblänk till videomötet upp längst upp i vänstermenyn 4 timmar innan mötet startar.
- Via din personliga översikt: Klicka på videolänken direkt vid det aktuella mötet på startsidan/översikten.
3. Ljud, kamera och teknisk support (Whereby)
När du klickar på möteslänken öppnas videokonferensrummet hos Whereby i en ny flik i din webbläsare:
- Godkänn i webbläsaren att sidan får använda datorns eller mobilens mikrofon och kamera.
- Kontrollera att rätt ljudenhet är vald och klicka för att gå in i rummet.
För felsökning av ljud-, bild- eller nätverksinställningar hänvisar vi till Wherebys officiella supportdokumentation.