Denna guide beskriver hur du hanterar bilagor till mötesprotokoll i Boardeaser. Lär dig hur du bifogar filer till protokollpunkter, hur du väljer om bilagorna ska inkluderas som länkar samt hur du raderar eller ersätter en bilaga.
Innehållsförteckning
- 1. Bifoga filer till en specifik protokollpunkt
- 2. Välj hur bilagan ska inkluderas i protokollet
- 3. Ta bort eller ersätta en bilaga
1. Bifoga filer till en specifik protokollpunkt
Om en bilaga hör till en viss fråga på dagordningen kan du bifoga filen direkt till den aktuella punkten:
- Klicka på fliken Protokoll.
- Klicka sedan på titeln på den protokollpunkt där bilagan ska bifogas.
- Dra och släpp filer eller klicka i rutan under Bilagor för att välja filer från din enhet eller från dokumentarkivet.
- Klicka på Spara eller låt protokollet sparas automatiskt när filen har laddats upp.
2. Välj hur bilagan ska inkluderas i protokollet
Om bilagan ska inkluderas i protokollet behöver det hanteras och ställas in under fliken Bilagor. Från denna vy kan du välja att:
- Inkluderad i protokoll: Bilagan läggs till i protokollet som text.
- Länk i protokoll: Bilagan läggs till som en klickbar länk i protokollet.
Om ingen markering görs hamnar filen fortfarande i mötesmappen i dokumentarkivet, men är inte inkluderad i själva protokollet.
Viktig information om inkluderade bilagor i protokoll:
Inkluderade bilagor blir inte automatiskt e-signerade när protokollet undertecknas.
3. Ta bort eller ersätta en bilaga
Bilaga som har lagts till i protokollet
Om du vill radera en bilaga som du har laddat upp eller bifogat direkt i protokollet:
- Gå till fliken Protokoll och öppna den protokollpunkt där filen är bifogad.
- Klicka på ikonen med ett rött kryss bredvid filnamnet. När protokollet har sparats kommer bilagan att tas bort.
- Ska bilagan ersättas, ladda upp en ny korrekt fil enligt instruktionerna ovan.
Bilaga som har lagts till tidigare i dagordningen
Om protokollet redan har skapats och du behöver ta bort eller ersätta en bilaga som lades till under dagordningsskrivandet finns det två alternativ:
- Alternativ 1 (Lås upp dagordningen): Lås upp dagordningen för att kunna radera eller byta ut ursprungsbilagan direkt i dagordningsläget. Detta innebär att protokollet först behöver raderas. Läs mer i guiden Lås upp dagordning och kallelse.
- Alternativ 2: Ladda upp den korrekta bilagan direkt till protokollpunkten och bocka i att endast den här nya bilagan ska inkluderas i protokollet. Du slipper då låsa upp dagordningen genom att radera protokollet, men observera att båda bilagorna sparas i mötesmappen i dokumentarkivet.