Under fliken Närvarande i protokollvyn registrerar du vilka som deltog på mötet, markerar eventuella förhinder samt utser mötets sekreterare, justerare och undertecknare. Denna guide visar både hur du ställer in närvaro och roller från start och hur du backar för att ändra rollerna i efterhand om protokollet redan har skickats för justering.
Viktigt att tänka på kring roller och behörigheter:
- Ordförande som justerare: Om ordföranden ska justera protokollet måste du aktivt bocka i ordföranden även under kolumnen Justerare.
- Begränsade användare som sekreterare: Om en begränsad användare utses till sekreterare för mötet får personen automatiskt behörighet att skriva och hantera det aktuella protokollet.
Innehållsförteckning
- 1. Registrera närvaro och välj sekreterare, justerare och undertecknare
- 2. Lägg till fler deltagare eller ta bort personer från listan
- 3. Ändra sekreterare, justerare eller undertecknare i efterhand
1. Registrera närvaro och välj sekreterare, justerare och undertecknare
När du öppnar protokollet hamnar du först på fliken Närvarande. Här ställer du in mötesdeltagarnas närvaro och funktioner:
- Markera närvaro eller förhinder: Bocka i rutan för de personer som är Närvarande. Har någon meddelat frånvaro markerar du istället rutan för Anmäld förhinder.
- Välj funktion på mötet: Kontrollera eller justera respektive deltagares roll/funktion i listan.
- Utse sekreterare, justerare och undertecknare: Markera vem som ska vara Sekreterare samt en eller flera Justerare och Undertecknare. (Kom ihåg att även markera ordföranden under Justerare om denne ska justera protokollet.)
2. Lägg till fler deltagare eller ta bort personer från listan
Styrelseledamöter som kallats till mötet visas alltid automatiskt i närvarolistan från start, men du kan enkelt justera listan vid behov:
- Lägg till ytterligare personer (t.ex. adjungerade eller gäster): Klicka på knappen Lägg till fler längst ner till vänster under listan och välj eller skriv in personen.
- Ta bort en person från listan: Klicka på trepricksikonen (···) längst ut till höger på personens rad och välj Ta bort.
3. Ändra sekreterare, justerare eller undertecknare i efterhand
Om protokollet redan har skickats vidare till justering eller signering kan du fortfarande gå tillbaka och byta ut sekreterare, justerare eller undertecknare:
- Öppna det aktuella mötet och klicka på knappen Redigera protokoll för att backa tillbaka från justeringsläget till redigeringsläget.
- Gå till fliken Närvarande och ändra bockmarkeringarna för Sekreterare, Justerare och/eller Undertecknare.
- Gå därefter vidare i mötesflödet och skicka protokollet på justering eller signering på nytt.