När mötet övergår till protokollstadiet bygger punkterna vidare på dagordningen, med tillägg för protokolltext, beslut och att-göra-uppgifter. Denna guide visar hur du skriver protokollanteckningar, lägger till och flyttar punkter, förhandsgranskar samt använder extrafunktioner som PDF-export och ändringshistorik.
Tips för snabbare protokollskrivning:
- Expandera alla punkter: Klicka på knappen Expandera/minimera alla längst upp för att slippa öppna en punkt i taget.
- Använd standardfraser och hashtags: Infoga färdiga formuleringar via paragraftecknet (§) eller skriv # för att automatiskt hämta namn på t.ex.
#ordförandeoch#sekreterare.
Innehållsförteckning
- 1. Skriv protokollanteckningar, beslut och uppgifter
- 2. Övriga egenskaper i en protokollpunkt
- 3. Lägg till eller flytta en protokollpunkt
- 4. Bifoga bilagor och förhandsgranska protokollet
- 5. Ytterligare funktioner
1. Skriv protokollanteckningar, beslut och uppgifter
Expandera den aktuella punkten genom att klicka på pilen till vänster om punktnumret. När du skriver protokoll har du tillgång till följande fält för att dokumentera mötet:
- Protokolltext: Här dokumenterar ni vad som diskuterades under punkten. (Har ni förberett utkast via "Förbered protokollanteckningar" i dagordningen ligger texten redan klar här.)
- Lägg till beslut: Klicka på knappen Lägg till beslut för att registrera ett formellt beslut. Du kan ange ansvarig person, deadline och koppla beslutet till ett projekt. Flera beslut kan läggas till under samma punkt, och Boardeaser samlar dem automatiskt för framtida beslutsuppföljning.
- Lägg till att-göra-uppgift: Klicka på Lägg till att-göra-uppgift för att tilldela en konkret uppgift till en person med en deadline. Du väljer själv om uppgiften även ska skrivas ut i det färdiga protokollet eller enbart synas under Att-göra-uppgifter i vänstermenyn.
2. Övriga egenskaper i en protokollpunkt
Utöver själva anteckningsfälten innehåller varje punkt följande inställningar:
- Punktnummer: Numreras automatiskt från 1 och uppåt. Under Inställningar > Avancerade inställningar kan ni aktivera löpande numrering över hela verksamhetsåret. Läs mer i guiden Administrera organisation.
- Rubrik: Punktens titel. Det enda obligatoriska fältet för en punkt.
- Föredragande: Visar eller låter dig ange vem som är föredragande eller ansvarig för punkten.
- Punkttyp: Anger punktens karaktär (t.ex. Beslutspunkt, Diskussionspunkt, Informationspunkt eller Uppföljningspunkt). Läs mer i guiden Punkttyper i dagordning och protokoll.
- Punktbeskrivning: Texten från dagordningen. Om organisationen har aktiverat inställningen "Ta med punktbeskrivning i mötesprotokoll" kommer texten synas i redigeringssteget för protokollet men inte i PDF-versionen av protokollet.
- Ta bort punkt: Klicka på den röda knappen med ett kryss (×) för att radera punkten från protokollet.
3. Lägg till eller flytta en protokollpunkt
- Lägg till ny punkt: Behöver ni ta upp en övrig fråga som inte fanns med på dagordningen? Klicka på knappen Lägg till punkt och ange en rubrik.
- Flytta en punkt: Klicka och håll in musknappen på handtaget med de sex prickarna längst ut till vänster om punkten, och dra den upp eller ner till önskad placering.
Se videon nedan för att se hur du enkelt ändrar ordning på punkter:
4. Bifoga bilagor och förhandsgranska protokollet
- Bilagor: Du kan ladda upp eller dra och släppa underlagsfiler direkt i fältet för bilagor under respektive punkt. Läs mer om hur du styr vilka bilagor som ska inkluderas i protokollet i guiden Lägg till och inkludera bilagor till protokollet.
- Förhandsgranska protokoll: Klicka på fliken Förhandsgranska längst upp för att se exakt hur det färdiga PDF-protokollet kommer att se ut innan du skickar det vidare för kommentarer och justeringar.
5. Ytterligare funktioner
Genom att klicka på trepricksikonen (···) uppe till höger i protokollvyn kommer du åt följande funktioner:
- Spara som mall: Sparar strukturen som en återanvändbar dagordningsmall. Se Spara dagordning som dagordningsmall.
- Ladda upp protokoll: Ersätt det digitala protokollet med ett externt skrivet dokument. Se Ladda upp extern dagordning eller protokoll.
- Exportera protokoll: Laddar ner ett utkast av protokollet som PDF-fil.
- Ändringshistorik: Visar vem som har redigerat vad i protokollet. Se Ändringshistorik i dagordning/protokoll.
- Ändra numrering: Justerar startnumret för första punkten (kräver organisationsinställning). Se Ändra startnumreringen för dagordnings- och protokollpunkterna.
- Ta bort: Raderar utkastet av protokollet.
När protokollet är färdigskrivet går du vidare till nästa steg i mötesprocessen för kommentarer och justeringar genom att klicka på knappen Kommentering och justering.