Guiden beskriver mötesprocessen i nio steg: planera möte, skriv dagordning, skicka kallelse, skriv protokoll, kommentera och justera protokoll, justera protokoll, godkänn protokoll, signera protokoll och e-signering.
Innehåll
- Planera möte
- Skriv dagordning
- Skicka kallelse
- Skriv protokoll
- Kommentera och justera protokoll
- Justera protokoll
- Godkänn protokoll
- Signera protokoll
- E-signering
Klicka på länkarna ovan för att komma till specifika avsnitt, eller följ guiden steg för steg.
1. Planera möte
För att skapa ett möte, klicka på "Möten" > "Planera möte" i vänstermenyn.
Planera möte
Här går det att skapa mötet flera månader innan det ska äga rum. Fyll i tid, plats och övriga nödvändiga fält.
Det går även att skicka information om att mötet har planerats genom att klicka på “Skicka mötesinformation” längst ned på sidan. Valda användare får då ett mail med information om att mötet är inplanerat, inklusive en kalenderfil.
Detta är inte en kallelse till mötet, utan ett sätt att skicka information om det planerade mötet.
Spara informationen genom att klicka på "Spara". För att gå vidare och skriva dagordningen, klicka på "Spara och gå vidare".
Mer information om planering av möte samt förslag på datum finns i guiden Planera ett möte där du kan läsa om förslag på datum.
2. Skriv dagordning
Nästa steg är att skapa dagordningen för mötet. Det finns tre flikar vid dagordningsskrivande, Dagordningsmallar, Dagordning och Förhandsgranska.
Använd dagordningsmall
Under fliken Dagordningsmallar kan du förhandsgranska och använda organisationens sparade dagordningsmallar genom att klicka på knapparna "Förhandsgranska" respektive "Använd" bredvid den dagordningsmall du vill använda.
Önskar du att skapa dagordningen utan mall, trycker du på knappen "Hoppa över" eller på fliken Dagordning.
Redigera dagordning
Dagordningen redigeras på fliken "Dagordning". För att lägga till fler punkter tryck på "Lägg till punkt".
Ordningen på punkterna kan du ändra genom att klicka och dra i de sex prickarna längst upp till vänster på punkten.
För att fylla i mer information än bara rubriken klickar du på pilen. Då är det möjligt att:
- fylla i punktbeskrivning
- bifoga en eller flera filer till varje punkt
- förbereda protokolltext
- förbereda beslut och att göra-uppgifter
- ange tidsestimat
- ange föredragande
- ange punkttyp
- lägga till paus
Tips! Mer ingående information om hur du skriver och redigerar en dagordning finns i guiden Skapa och redigera dagordning
Lägg till bilaga
Bifoga filer i dagordningen genom att klicka på eller dra och släppa filer under Bilagor. Det går att välja en fil från den lokala enheten genom att klicka på Välj fil. Om du klickar på Välj fil från arkiv kan du välja bland de dokument som har laddats upp i organisationens dokumentarkiv.
Läs mer i guiden Lägg till och inkludera bilagor till protokollet om hur du inkluderar bifogade bilagor i protokollet.
Ytterligare funktioner
Om du klickar på trepricksikonen (···) finns det ytterligare funktioner:
- Spara som mall - Om dagordningen ska sparas som en dagordningsmall. Bra om du vill skapa en återkommande struktur. Se guiden Spara dagordning som dagordningsmall
- Ladda upp dagordning - Om dagordningen skrivits externt går det att ladda upp filen. Se guiden Ladda upp extern dagordning eller protokoll
- Exportera dagordning - Om du vill skapa en PDF-export av dagordningen.
- Ändringshistorik - Om du vill se ändringar som har gjorts på dagordningen. Se guiden Ändringshistorik i dagordning/protokoll
- Ändra numrering - Om du vill ändra vilken siffra som ska vara första punkten i dagordningen. OBS! Det kräver att organisationen har inställningen aktiverad. Se guiden Ändra startnumreringen för dagordnings- och protokollpunkterna
- Ta bort - För att ta bort dagordningen.
Förhandsgranska dagordning
Det finns möjlighet att förhandsgranska dagordningen genom att klicka på fliken "Förhandsgranska". Säkerställ att allt ser bra ut innan du går vidare till nästa steg och skickar kallelsen.
Nästa steg är att skicka kallelsen. Gå vidare till att skicka kallelsen genom att klicka på "Markera dagordningen som klar".
3. Skicka kallelse
När dagordningen är skapad går det att skicka ut en kallelse. Man kan skriva ett meddelande vid behov. Om man inte vill att mottagarna ska behöva logga in går det att klicka i ”Inkludera dagordning som PDF”. Klicka på "Skicka kallelse" för att skicka kallelsen till de valda användarna.
Ska ingen kallelse skickas, klicka istället på "Skicka ingen kallelse".
4. Skriv protokoll
Klicka på "Skriv protokoll" för att börja skriva protokollet.
I och med detta steg låser systemet dagordningen för redigering och det går inte heller att skicka kallelse.
I detta steg skapas protokollet för mötet. Det finns fyra flikar vid protokollsskrivande: Närvarande, Protokoll, Bilagor och Förhandsgranska.
Närvarande
Ange de närvarande personerna under "Närvarande", markera vem som är sekreterare, justerare samt undertecknare. Ska ordförande och ytterligare en person justera protokollet, behöver båda markeras som justerare.
Användare som är kallade till mötet listas alltid från början.
En begränsad användare som utses till sekreterare vid ett möte kan hantera och skriva protokollet.
Vill du lägga till externa personer som närvarande klickar du på knappen "Lägg till fler" och sedan på "Skapa ny" och anger namnet i fritextfältet. Det är möjligt för en extern person att signera protokollet. Markera då att personen ska vara undertecknare.
För att skriva protokollet, klicka på knappen "Redigera protokoll".
Det måste minst vara en justerare och en sekreterare valda för mötet. OBS: Externa personer kan inte sättas som justeringsperson eller sekreterare för ett möte, utan det krävs ett användarkonto som är inbjudet i organisationen för det.
Protokoll
Under fliken "Protokoll" redigeras protokollet punkt för punkt på samma sätt som i dagordningen. Lägg till fler punkter vid behov genom att klicka på "Lägg till punkt".
Bilagor
Under fliken "Bilagor" hanterar du mötets bilagor. För att eventuella bilagor ska synas i protokollet, klicka på Bilagor och välj sedan mellan att inkludera bilagor i protokollet och att det ska vara en länk i protokollet (till bilagan).
Bilagor kan ej inkluderas i den PDF som signeras med e-signering.
Förhandsgranska protokoll
Under fliken "Förhandsgranska" kan du förhandsgranska protokollet. När protokollet anses vara klart, klicka på knappen "Kommentarer och justering".
5. Kommentera och justera protokoll
I nästa steg går det att be om kommentarer på protokollet från valfri användare eller endast från justerare.
För att be om kommentarer från valfri användare (ej justering) klickar du på knappen "Be om kommentarer".
Samtliga personer som är valda att kommentera protokollet får ett mail med en begäran om att kommentera protokollet.
När samtliga utvalda kommenteringspersoner har klickat på "Klar med kommentering" skickas ett mail till sekreteraren om att kommentarerna har inhämtats.
Markera protokollet som klart
När protokollet anses vara redo för justering, klickar du på knappen "Markera protokoll som klart".
Skicka protokoll för justering
När protokollet är redo för justering, klickar du på knappen "Skicka till justerare".
Det är möjligt att hoppa över justeringen. Klicka då istället på knappen "Markerat som justerat".
Vid behov skriv ett meddelande och ange deadline för justeringen. Markera personen eller personerna som ska justera protokollet. Markera sedan om alla styrelseledamöter ska meddelas när justeringen är klar. Välj sedan om signaturer ska begäras direkt efter att justeringen är färdig eller först efter styrelsens godkännande. Läs mer om detta i guiden Ta protokollet direkt från justering till signering
Avsluta genom att klicka på "Skicka".
Samtliga personer som är valda att justera får ett mail med en begäran om att justera protokollet.
Så här ser det ut när protokollet väntar på justerarens kommentarer. Det går att skicka en påminnelse i den här vyn. Klicka sedan på knappen "Skicka till justerare igen".
6. Justera protokoll
Justeraren får ett mejl med en begäran att granska protokollet. Justeraren trycker på länken "Logga in på Boardeaser för att läsa och kommentera protokollet" i mejlet för att komma till justeringsläget.
För att skriva kommentarer som justerare klickar man på "Skriv kommentar", skriver kommentaren och avslutar genom att klicka på "Kommentera".
Justeraren avslutar sedan justeringen genom att välja en av följande statusar och klicka "Skicka in justering":
- Ändringar begärda: Med denna status kräver justeraren att sekreteraren uppdaterar protokollet enligt kommentarerna.
- Godkänn: Justeraren godkänner protokollet med eller utan kommentarer.
När samtliga justerare har angett status får sekreteraren ett mail med respektive justerares status. Har en eller flera justerare angett kommentarer bör dessa granskas. Sekreteraren kan därefter välja om hen vill redigera protokollet och eventuellt även skicka ut det på nytt för justering, eller om det ska läggas fram för godkännande.
7. Godkänn protokoll
När justeringen är genomförd ligger protokollet för godkännande. Detta kan göras på nästkommande styrelsemöte eller när som helst innan dess. Det räcker att en person klickar på knappen "Godkänn" för att protokollet ska markeras som godkänt. Denna person behöver ha rätt behörighetsnivå.
När knappen "Godkänn" klickas på begär systemet e-signaturer från de personer som är markerade som undertecknare.
8. Signera protokoll
När protokollet är godkänt får samtliga ledamöter som står som undertecknare för mötet ett mail med begäran att signera protokollet. Klicka på "Underteckna" bredvid ditt namn för att signera mötet. I denna vy kan man även skicka en påminnelse om signering via knappen "Påminn".
9. E-signering
E-signeringen hanteras av vår partner Assently. Underteckna genom att gå ner längst i mötesprotokollet som genereras och klicka på den gröna knappen "Underteckna nu".
När samtliga undertecknare har signerat flyttas mötet från fliken "Aktiva möten" till fliken "Arkiverade möten".