Bokföring kan importeras via integration eller via fil, se guiden Ladda upp eller ta bort bokföringsfil för ytterligare information om vilka filformat som stöds.
OBS! Skulle inte bokföringsdatan uppdateras automatiskt efter importen, ladda om webbläsaren så brukar siffrorna komma fram.
Siffrorna i rapport-tabellerna är felaktiga
Börja med att kontrollera att det är rätt räkenskapsår upplagt. Vid import av bokföring skapas räkenskapsår utifrån bokföringsfilen eller integrationen, och om informationen inte är korrekt från början kan överlappande räkenskapsår skapas, d.v.s. manuellt upplagt räkenskapsår kan krocka med året som kommer via fil/integration.
Bokföringen är importerad utan fel, men inga siffror visas i rapport-tabellerna
- Kontrollera om det finns eventuella felmeddelanden för filen som lästs in, t.ex att transaktioner saknas. I så fall måste en ny SIE-fil tas ut från bokföringssystemet. Säkerställ att den innehåller bokföringstransaktioner och läs in på nytt.
Räkenskapsår: Ekonomi-> Datahantering, fliken Räkenskapsår
Bokföringsfil: Ekonomi-> Datahantering, fliken Bokföring-> Bokföring.
- Kontrollera att räkenskapsåret i organisationen stämmer överens med räkenskapsåret som visas bredvid bokföringsfilen. Om inte dessa stämmer, t.ex överlappar, visas inga siffror.
Räkenskapsår: Ekonomi-> Datahantering, fliken Räkenskapsår
Bokföringsfil: Ekonomi-> Datahantering, fliken Bokföring-> Bokföring.
Se guiden Räkenskapsår och bokföring för ytterligare information om hur man redigerar eller tar bort räkenskapsår.
- Om bolaget har en annan kontoplan än den svenska, exempelvis fler siffror än 4, så kommer inga belopp att visas i standardrapport-tabellerna, då dessa utgår från svensk standard med 4 siffror.
Då får man skapa en egen rapport-tabell för att få fram värdena, se Hur skapar jag en rapport-tabell?.
Bokföringen är importerad utan fel, men inga siffror visas i rapport-tabellerna för aktuell period
Standard rapport-tabeller som återfinns på vänsterkanten under Ekonomi och Koncernekonomi visar endast bokföring för en period om bokföring är importerad till och med den sista i månaden.
Är det en egen rapport-tabell kan man välja att "visa framtida data" som standard istället, se guiden Skapa, redigera, ta bort en rapport-tabell för ytterligare information om detta.
Vill man korrigera perioden, för att se bokföringen trots att man inte har en komplett period, måste man göra en manuell justering av datumet som systemet utgår ifrån.
Detta hittar man under Ekonomi->Datahantering. Tryck på de tre prickarna uppe till höger och välj Inställningar. Det kommer upp en ny ruta och där får man ändra datum till den sista i månaden under "Korrigera senaste period". Stäng rutan och kontrollera bokföringen i ex. en resultatrapport.
Felmeddelande vid integration med bokföringssystem
Se denna guide Felsökning integration med bokföringssystem för felmeddelanden och lösningsförslag.
Fel vid import av bokföring via fil
Vid import av bokföring kan det komma upp olika varningar, fel eller felmeddelanden som behöver hanteras.
Status "Fel"
- Om det blir status Fel och det kommer upp varningar, så behöver man trycka på "Ladda upp" igen för att bekräfta att man läst varningarna, så ska det fungera att ladda upp filen.
- Om det blir status Fel och inga varningar kommer upp för bokföringsfilen, kan det bero på exempelvis:
- Det finns en pågående uppladdning som inte är klar. Avvakta en ny uppladdning för att se om bokföringsfilen har kommit in tidigare. Alternativt testa lösningen som står nedan, med att byta bolag i rullistan för organisation. Om inget av detta fungerar, kontakta supporten via supportformuläret ovan och beskriv problemet noggrant.
- Det har blivit "time out" i systemet och det kan exempelvis synas en varning före bokföringsfilerna. Då får det inte att ladda upp bokföring, utan man behöver göra en "refreh" på webbläsaren för att återuppta kopplingen. Sedan går det att testa med att importera bokföringen på nytt.
- Att det är fel bolag som är valt i rullistan till höger under Organisation.
Öppna rullistan och kontrollera namnet på bolaget importen gäller för, välj rätt bolag och testa att ladda upp igen.
Skulle det finnas två bolag med samma namn, testa båda och skicka sedan ett skärmklipp via "Skapa supportärende" ovan och meddela vilket bolag som det inte fungerar att importera till.
Felmeddelanden
När en bokföringsfil importeras till Boardeaser kan det komma upp felmeddelanden.
Det finns två typer:
"Fel/Error"– Ett stoppande fel som gör att bokföringsfilen inte kan läsas in
"Varning/Warning" – Det är något som inte stämmer i filen, men importen kan fortsätta ändå (OBS! Skulle inte bokföringsdatan uppdateras automatiskt efter importen, ladda om webbläsaren så brukar siffrorna komma fram.)
"Info/Rubrik& kommentar" - Bara för information
Felmeddelandet innehåller information om vilken typ (nivå) av fel, vilket radnummer i filen som felet finns på, hur många träffar samt vilket meddelande som genereras.
Felmeddelande från import av SIE4-fil och SAF-T-fil
Räkenskapsår saknas
Om räkenskapsåret saknas helt går det inte att importera.
Exempel: "Bokföringsfilen saknar en räkenskapsdefinition ("#RAR"-tagg).
- En felkälla kan vara att filen är nedladdad i formatet SIE4I, istället för SIE4. Filändelsen ska vara .se och inte .si.
- En felkälla kan vara att man inte har tagit ut en sie-fil för hela räkenskapsåret, och
Ladda ner en korrekt fil och läs in på nytt.
Inte komplett räkenskapsår
Om inte filen är komplett med hela räkenskapsåret går det inte att läsa in den. Korrigera filen med hela året och läs in på nytt.
Slutdatum för räkenskapsår saknas
Om det inte finns ett slutdatum för räkenskapsåret kommer systemet att gissa datumet utifrån startdatum och 12 månader framåt.
Felaktig teckenkodning
Om bokföringsfilen har en teckenkodning som inte är standard, IBM Extended 8-bit ASCII (PC8 - codepage 437), så kommer filen att läsas in med konstiga tecken för Å, Ä och Ö. Det går fortfarande att importera filen, men det är inte säkert att teckentolkningen och kontona blir korrekta.
Testa att ta ut en ny bokföringsfil från systemet, alternativt kontrollera om det går att göra inställningar vid exporten.
Fel format
Om det är en SAF-T fil som importeras, kan det vara bra att veta att detta inte är en standard, och alla filer ser likadana ut, utan det kan finnas skillnader i din fil jämfört med hur systemet är uppsatt. Kontakta support via "Skapa supportärende" ovan och bifoga din SAF-T fil för ytterligare felsökning.
Felmeddelande vid import av bokföring från Excel-bokföringsmall
I fallet ovan fanns konto 3000 med två gånger.
Filen måste justeras och läsas in på nytt. Samma konto får bara förekomma en gång i filen.
Bokföring fanns för framtida perioder, därav varningen på rad 64 och 66. Om detta är fel, korrigera i filen och läs in på nytt.
Felmeddelande "Exception"
Om det gäller uppladdning via Koncernekonomi kan det bero på att användarens rättighet till bolaget inte har aktiverats ännu eller att behörighet saknas.
Testa att ladda upp filen direkt i bolaget, via Ekonomi-> Datahantering. Om det fungerar har nu användarens behörighet aktiverats för det bolaget även från koncernen. Om användaren inte kommer in i bolaget saknar den behörighet till bolaget och kan därför inte importera bokföring för det bolaget på koncernnivå.
Övriga felkällor:
- Kontrollera att det är rätt bokföringsår i filen, jämfört med det som finns upplagt i organisationen. Ta bort eventuell felaktig fil i organisationen och läs in filen igen.
- Oftast beror detta felmeddelande på att formateringen har ändrats i någon av cellerna i Excel-arket. Antingen får man formatera om Excel-arket, så att det är "Text" och inte exempelvis "Number" i formatet. Alternativt ladda ner en ny bokföringsmall och kopiera siffrorna från den gamla mallen, men bara välja att klistra in värdena i den nya.
- Det kan även bero på att det finns en tom cell i kolumnen för "IB räkenskapsår", d.v.s. det finns ett konto angivet, men cellen för IB är tom. Då får man sätta värdet till 0 istället för att kunna importera.
Felsökning efter import av bokföring via Excel-bokföringsmall
Fel i siffrorna
- Kontrollera om det finns några varningar från filimporten om dubbla konton. Om samma konto finns på flera rader summerar systemet beloppen på raderna. Om det är fel, korrigera i filen och läs in på nytt.
- Om inte flersiffrig kontoplan är aktiverad kommer systemet att läsa in bokföringen utifrån de 4 första siffrorna i kontonumret, se Läs in bokföringsfil som innehåller bokföringskonton med fler än fyra siffror
- Kontrollera att det inte har bytts plats på balans- och resultatfliken, för då läses värdena in fel.
- Kontrollera att både resultat- och balanskontona är inlästa samtidigt så att de balanserar, enligt instruktionerna på försättsbladet.
- Kontrollera att det är rätt räkenskapsår upplagt i bolaget