Som administratör i ett styrelserum kan du ställa in organisationens inställningar. Detta görs om du klickar in i styrelserummet för en specifik organisation och klickar på "Administration" i vänstermenyn. Därifrån har du flertalet alternativ för att administrera organisationen.
Guideinnehåll:
- Organisationsinställningar
- Avancerade inställningar i organisationen
- Administrera användare inom organisationen
- Möten
- Dokument
- Rapporter
- Att göra-uppgifter
- Beslutsuppföljning
- Produktshop/Integrationer
- Notiser/veckobrev
Organisationsinställningar
Organisationens inställningar hittar du under "Administration" > "Inställningar" i vänstermenyn. Från denna vy har du möjlighet att administrera abonnemanget, fakturaadress, organisationsnummer samt ladda upp logotyp m.m.
Läs mer om organisationsinställningar i guiden Ändra organisationsinformation
Avancerade inställningar i organisationen
Efter att du klickat "Administration" > "Inställningar" i vänstermenyn klickar du på knappen "Avancerade inställningar".
Läs mer om de olika avancerade inställningarna som finns i guiden Administrera organisation
Administrera användare inom organisationen
Om du klickar "Administration" > "Användare" i vänstermenyn har du möjlighet att administrera användarna kopplade till organisationen. Härifrån har du möjlighet att lägga till, ta bort samt redigera användare kopplade till organisationen.
Läs mer om hur du lägger till, tar bort, ändrar användare samt om behörigheter, standardroller och anpassade roller i guiderna:
Användare - Lägg till, redigera, ta bort
Möten
Skapa möten
För att skapa möten kan du antingen klicka på "Möten" > "Planera möte" i vänstermenyn. Det går även att klicka på "Möten" > "Alla möten" i vänstermenyn och sedan på knappen "Planera möte".
Planera möte
Inledningsvis planerar du mötet genom att ställa in mötesinformationen för mötet.
Se mer i guiden Planera ett möte
Dagordning
Därefter skapar du en dagordning för mötet.
Klicka här för att ta del av guider för att skapa en dagordning.
Kallelse
När dagordningen är klar, skickar du en kallelse för mötet.
Klicka här för att ta del av guider för att hantera kallelser.
Skapa protokoll
För att skapa ett protokoll klickar du på knappen "Skapa protokoll". När protokollet väl är skapat låses möjligheterna att redigera i dagordningen samt hantera kallelsen.
Kommentarer / justering
När protokollet är färdigställt går det att skicka det för kommentering och/eller justering. Se mer i guiden Be om kommentarer på ett protokoll och se kommentarer på protokoll
Låst dagordning/protokoll
Om något har blivit fel i en låst dagordning eller protokoll så behöver de först låsas upp. Om detta är fallet så finns det guider på hur du låser upp:
Lås upp dagordning och kallelse
Fler användarbara guider relaterade till möten
Fler användbara guider relaterade till möten
Dokument
Alla dokument som skapas, laddas upp och lagras i Boardeaser återfinns i Dokumentarkivet som hittas under fliken Dokument i vänstermenyn.
Läs mer om dokumentarkivet i guiden Introduktion till dokument
Ladda upp dokument
För att ladda upp dokument och/eller skapa mappar kan du se mer instruktioner i avsnitten för att skapa mapp samt ladda upp dokument.
Skicka ut dokument för e-signering
Det går att skicka dokument för signering till personer inbjudna i organisationen och externa personer. Om du ska skicka ett dokument för e-signering behöver det uppfylla kravet på att vara en .pdf-fil.
Närmre instruktioner på hur du skickar ett dokument för signering hittar du i guiden Skicka ett dokument för e-signering
Fler användbara guider relaterade till e-signering av dokument
Rapporter
Hitta och ta del av rapporter
Alla publicerade rapporter som skapas i Boardeaser återfinns under fliken Rapporter i vänstermenyn.
Samtliga rapporter med tillhörande bilagor/dokument går även att hitta i Dokumentarkivet.
Att göra-uppgifter
Det finns två typer av att göra-uppgifter, antingen de som är uppskapade manuellt i organisationen eller de som är systemgenererade. Samtliga att göra-uppgifter finns under fliken Att göra-uppgifter i vänstermenyn. Härifrån kan du ta del av organisationens samtliga uppgifter, dina egna, slutförda samt arkiverade. Det är möjligt att skapa skapa upp manuella uppgifter samt att tilldela dessa.
Se guiderna:
Beslutsuppföljning
Alla beslut skapas upp i styrelsemöten, antingen som ett förslag till beslut i dagordningen eller som ett beslut i protokollet. Dessa kan sedan följas upp i:
Produktshop/Integrationer
Produktshop
I produktshopen styrs vilka produkter som organisationen har tillgång till. Har du några ytterligare frågor, är du välkommen att kontakta våra produktspecialister.
Integrationer
Det finns flertalet integrationer som fungerar mot Boardeaser. Läs mer om vilka integrationer som finns i guiden Vilka integrationer fungerar i Boardeaser?
Notiser/veckobrev
Inställningen rör enbart automatiska påminnelser via e-post. Du kommer alltid att få mötesinbjudningar och meddelanden om justering av protokoll från andra personer.
Dessa inställningar är individuella och användaren själv kan enbart ställa in dessa.
Uppgifter som visas i veckobrevet
- Dokument - Uppladdade dokument, skapade mappar, uppladdade/borttagna dokument
- Rapporter - Publicerade rapporter
- Möten - signeringar
- Beslut - ändrad status
- Att göra-uppgifter