Hoppa till huvudinnehållet

Användare - Lägg till, redigera, ta bort

  • Uppdaterad

Denna guide förklarar hur administratörer i en organisation kan lägga till, redigera och ta bort användare, inklusive inställningar för roller. Användare kan bjudas in med tillfällig åtkomst och primär kontakt kan utses. Vidare beskrivs hur man hanterar ej accepterade inbjudningar, felaktiga e-postadresser och hur det är möjligt att se tidigare inbjudna användare i organisationen.

 

Inledning och krav

För att lägga till användare permanent eller tillfälligt i organisationen behöver du ha rollen Administratör. Som administratör kan du redigera användaruppgifter som roll och titel, men även ställa in tillfällig åtkomst, firmatecknare samt primär kontakt på personer inbjudna i organisationen.

Namn, e-post, telefon samt språk är individuella inställningar och kan bara ändras av användaren själv när användaren har aktiverat användarkontot.

Guideinnehåll

Lägg till användare

Logga in och klicka på organisationen där du ska lägga till användaren.

Klicka först "Administration" > "Användare" i vänstermenyn och klicka sedan på knappen "Lägg till användare".

 

Fyll i namn samt e-post i formuläret under användarlistan. Säkerställ att e-postadressen stämmer. Vidare kan du även ställa in språk, titel samt roll för användaren. Det är även möjligt att bjuda in användare med tillfällig åtkomst samt ställa in om personen ska vara firmatecknare och/eller primär kontakt för organisationen. 

Roll

  • Roll: Refererar till användarens roll i organisationen. Rollen styr hur mycket en användare ska kunna se och administrera i en organisation. Det finns flertalet standardroller att tilldela en person. 
    • Det går att tilldela flera roller till samma person samtidigt. 
    • Det går även att lämna fältet blankt. I detta fall kommer användaren att tilldelas motsvarande rollen Begränsad. 
  • Titel: Här kan du skriva en titel för användaren.

Standardroller

Det finns tre olika nivåer av standardroller för användare:

  • Begränsad: Användare med rollen begränsad kan bara se det material som aktivt har delats med dem eller som är tilldelat till dem. Till exempel kan en användare bara se sina egna att göra-uppgifter och de möten där hen har blivit inbjuden till.
  • Observatör: En observatör har åtkomst till att se och läsa allt material som finns för organisationen, men kan exempelvis inte ladda upp dokument eller skapa nya möten.
  • Administratör: Administratörer har åtkomst till allt material i organisationen. Denna nivå krävs för att kunna ladda upp dokument, skapa nya möten och så vidare. Detta är den rekommenderade nivån för styrelsemedlemmar.

Läs mer om standardroller i guiden Standardroller

Anpassade roller

Om organisationen har aktiverat anpassade roller går det att konfigurera egna roller inom organisationen. 

Notera att det inte går att redigera och/eller ta bort standardrollen Administratör. 

Läs mer om roller i guiden Standardroller och anpassade roller

Tillfällig åtkomst

Temporära konton tas automatiskt bort vid ett valt datum. Sätt ett datum då åtkomsten till organisationen ska tas bort. Om du vill att användarens åtkomst till organisationen automatiskt ska tas bort vid ett visst datum klickar du på “Tillfällig åtkomst” och väljer datum för när åtkomsten ska tas bort.

Primär kontakt

Markera som primär kontakt om Boardeaser behöver ta kontakt med er. Vi rekommenderar att denna person är administratör.

När du är klar med ovanstående klickar du på knappen "Lägg till".

 

Vill du bjuda in fler personer, så klickar du på “Bjud in fler användare” i nästa steg. Då visas ett formulär för ytterligare en person.

När du är klar avslutar du med att klicka på “Skicka inbjudningar” och inbjudningsmail skickas till den eller de e-postadresser du angav. 

 

Acceptera inbjudan

När en person blir inbjuden till en organisation får personen ett inbjudningsmail skickat till den e-post som anges. Har användaren inget tidigare konto till den e-postadressen behöver ett användarkonto skapas. Det går att göra i inbjudningsmailet genom att klicka på "Registrera dig på Boardeaser". 

Har personen ett befintligt konto, så kan personen istället klicka på "Logga in på Boardeaser" i inbjudningsmailet. De kan även logga in med sina användaruppgifter direkt och ta del av organisationen omgående.

 

Redigera användarinställningar

Klicka först på "Administration" > "Användare" i vänstermenyn. Tryck sedan på ikonen med tre punkter (···) och välj "Redigera" invid den användare som ska ändras.

 

Härifrån går det att ändra användarnas roll och titel samt att ge användare tillfällig åtkomst och ställa in primär kontakt för organisationen. 

Notera att namn och kontaktuppgifter samt språk och meddelandeinställningar är individuella inställningar och det är enbart användaren själv som kan ändra detta. Detta görs genom att trycka uppe till höger och välja "Min profil".

 

Ändra e-postadress på annan användare

Notera att om användaren har accepterat inbjudan så är det bara den personen som kan ändra sin e-postadress av säkerhetsskäl. Här finns en guide till det:

Byte av e-postadress

Ej accepterad inbjudan eller fel e-postadress

Om inbjuden användare har en ikon till vänster om namnet beror det på att användaren inte har accepterat inbjudan och/eller aktiverat ett användarkonto.

Ej accepterad inbjudan

De inbjudna användarna måste klicka på länken i det mailet och välja ett lösenord för att kunna logga in. Om de inte fullföljer registreringen kan du klicka på den lila ikonen till vänster om namnet för att skicka inbjudningsmejlet på nytt.

Fel e-postadress

Varför användaren inte har accepterat inbjudan kan i sin tur bero på att fel e-postadress är inbjuden till organisationen. Säkerställ att rätt e-postadress är inbjuden. Om det är fel e-postadress går det att redigera och skicka inbjudningsmailet igen, alternativt ta bort och lägga till användaren på nytt. Då klickar du på ikonen med de tre punkterna (···) till höger och väljer något av alternativen "Redigera" eller "Ta bort".

 

Ta bort användare ur organisation

För att ta bort en användare ur organisationen krävs det att du har rollen administratör. Börja med att först klicka in i aktuell organisation.

Klicka sedan på "Administration" > "Användare" i vänstermenyn. 

I denna vy klickar du sedan på ikonen med de tre prickarna (···) intill användaren du vill ta bort ur organisationen och väljer alternativet "Ta bort".

 

Bekräfta borttagandet genom att klicka på "Ta bort". Därefter kommer användaren tas bort ur organisationen.

 

Tidigare användare i en organisation

Om du vill se vilka som tidigare har varit användare i en organisation tryck på "Administration" och välj "Användare" i vänstermenyn. Under fliken "Tidigare användare" listas alla tidigare användare i gällande organisation. 

 

Relaterad läsning

Läs mer om standardroller i guiden Standardroller

Läs mer om anpassade roller i guiden Anpassade roller