Hoppa till huvudinnehållet

Anpassade roller

  • Uppdaterad

Artikeln beskriver hur man styr användares tillgång till olika delar av Boardeaser med hjälp av anpassade roller i organisationer och Client Manager. 

Guideinnehåll

Introduktion

Boardeasers rättighetshantering innebär att en eller flera roller tilldelas användare. Rollerna är uppdelade i läs- och redigeringsbehörigheter för ett antal funktioner i Boardeaser. 

Standardroller

Det finns ett antal fördefinerade standardroller, nämligen:

Organisationsroller

  • Administratör
  • Observatör
  • Begränsad
  • Ekonomiansvarig
  • Kontraktsansvarig
  • Samt ledamot, ordförande, revisor, sekreterare, suppleant, vd, vice ordförande, 

Client Manager-roller

  • Superadministratör
  • Administratör
  • Begränsad

Anpassade roller

Det går också att aktivera "Anpassade roller". Med detta läge aktivt så går det dels att redigera standardrollerna och dels att skapa egna roller. 

Rollerna går att styra för användare:

  • I en organisation. 
  • I en Client Manager för att arbeta i Client Managern. 
    Client Manager-roller tilldelas administratörer på Client Manager-nivå.
  • I en Client Manager för att arbeta i organisationer kopplade till Client Managern. 
    Organisationsroller tilldelas administratörer på organisationsnivå. Behörigheter gäller endast för den specifika organisationen.

 

Aktivera/inaktivera anpassade roller för

Organisation

  • Inne i en specifik organisation klickar du Administration > Användare i vänstermenyn. Under fliken Roller klickar du på Aktivera anpassade roller. Bekräfta i nästa steg genom att klicka på Aktivera.
  • Om anpassade roller är aktiverade kan du istället klicka på Inaktivera anpassade roller. Vid inaktivering av anpassade roller kommer alla skapade anpassade roller att tas bort och raderas.

 

Client Manager - Client Manager-roller

  • Inne i en Client manager klickar du Administration > Administratörer i vänstermenyn. Under fliken Client Manager-roller klickar du på Aktivera anpassade roller. Bekräfta i nästa steg genom att klicka på Aktivera.
  • Om anpassade roller är aktiverade kan du istället klicka på Inaktivera anpassade roller. Vid inaktivering av anpassade roller kommer alla skapade anpassade roller att tas bort och raderas.

 

Client Manager - Organisationsroller

  • Inne i en Client manager klickar du Administration > Administratörer i vänstermenyn. Under fliken Organisationsroller klickar du på Aktivera anpassade roller. Bekräfta i nästa steg genom att klicka på Aktivera.
  • Om anpassade roller är aktiverade kan du istället klicka på Inaktivera anpassade roller. Vid inaktivering av anpassade roller kommer alla skapade anpassade roller tatt as bort och raderas.

 

Skapa roller

Organisation

Inne i en organisation klickar du först Administration > Användare i vänstermenyn. Från vyn Roller klickar du på knappen Skapa roll. Därefter skriver du in Titel och beskrivning av rollen. Därefter kan du ställa in Rättigheter, inställningar samt användare för specifik roll, läs mer om det under Redigera roller.

Client Manager - Client Manager-roller

Inne i en Client manager klickar du Administration > Administratörer i vänstermenyn. Från vyn Client Manager-roller klickar du på knappen Skapa Client Manager-roll. Därefter skriver du in titel och beskrivning av rollen. Därefter kan du ställa in Rättigheter, inställningar samt Administratörer för en specifik roll. Läs mer om det under Redigera roller.

Client Manager - Organisationsroller

Inne i en Client manager klickar du Administration > Administratörer i vänstermenyn. Från vyn Organisationsroller klickar du på knappen Skapa Organisationsroll. Därefter skriver du in titel och beskrivning av rollen. Därefter kan du ställa in rättigheter samt inställningar för en specifik roll. Läs mer om det under Redigera roller.

 

Redigera roller

Klicka direkt på titeln för rollen alternativt på ikonen med tre prickar (···) invid rollen och "Redigera".

Notera att det inte går att redigera rollen Administratör.

 

  • Rättigheter - Från denna vy kan du konfigurera vilka rättigheter en roll ska inneha. Du kan ställa in Läsrättigheter samt Redigeringsrättigheter.

    • Läsrättigheter tillåter användare att se allt innehåll i det angivna området. Användare kan alltid läsa innehåll som delas med dem.

      Läsbehörighet till ett huvudområde (exempelvis Möten) ger läsbehörighet till en specifik systemmapp i dokumentarkivet.

    • Redigeringsrättigheter tillåter användare att skapa, redigera och ta bort allt innehåll i det angivna området.

 

  • Inställningar - Från denna vy går det att ställa in inställningar för rollen, exempelvis:
    • Titel
    • Beskrivning
    • Taggar 

      • För att skapa en egen hashtag att använda i en rapport eller ett möte så skapar du en tagg. Taggar för en roll kan vara t.ex. 'ekonomichef' för att ersätta #ekonomichef med användare med denna roll i protokoll. Separera flera taggar med mellanslag.
        Ex: cfo sv:ekonomichef en:financialsmanager

    • Bolagsverket-koder

      • Lista över Bolagsverket-koder separerade med mellanslag.

        Ex: REV REVL REVS REVH REVST REVT

    • Bolagsverket titel

      • Namn för rollen i årsredovisningens underskrifter, alltid på svenska. 

        Ex: "Styrelseordförande".

  • Rättigheter och uppdrag, b.la.
    • Kan ha kontrakt
    • Föreslås som revisor för årsredovisningar
    • Föreslås som ansvarig för årsredovisningar
    • Automatiskt inbjuden till rapporter

 

  • Användare - Från denna vy kan du se vilka användare som har tilldelats rollen samt lägga till och ta bort rollen för användare.
    • För att lägga till en användare med rollen klickar du på knappen "Tilldela användare" och väljer personen i listan.
    • För att ta bort en användare med rollen klickar du på borttagningsknappen invid personens namn.

 

Tilldela roller till användare

Organisation

Bjuder du in en ny användare i organisationen ställer du in roller enligt guiden Användare - Lägg till, redigera, ta bort

Redigerar du en befintlig användare i organisationen kan du göra det på två sätt:

  1. Redigera användaren via Administration > Användare i > ikonen med tre prickar (···) och Redigera. Då kan du ändra roller för användaren. Se guiden Användare - Lägg till, redigera, ta bort
  2. Redigera användaren via Administration > Användare > Roller (enligt föregående avsnitt). Klicka in på rollen som användaren ska tilldelas och sedan under Användare klickar du på knappen "Tilldela användare" och väljer personen i listan.

 

Client Manager - Client Manager-roller

Klicka Administration > Administratörer i vänstermenyn. Under fliken Administratörer klickar du på ikonen med tre prickar (···) invid personens namn och väljer Redigera. Ändra personens roll under Client manager-roller och klicka Spara.

 

Client Manager - Organisationsroller

Klicka Organisationer > Alla organisationer i vänstermenyn. Klicka in i specifik organisation genom att klicka på organisationsnamnet. Under fliken Administratörer klickar du på knappen Administratörsinställningar. Välj roll för specifik person.

 

Ta bort roller

Antingen klickar du på titeln för rollen och sedan på ikonen med tre prickar (···) och "Ta bort", alternativt på ikonen med tre prickar (···) invid rollen och "Ta bort".

Observera: Vid borttagning av en roll så försvinner hela rollens data. Är det så att en användare enbart har den borttagna rollen tilldelad, så kommer användaren efter borttagningen av rollen automatiskt få rollen Begränsad.

Det går inte heller att ta bort rollen Administratör.