Möten

Innehåll

Klicka på länken i innehållsförteckningen för att komma till ett specifikt steg, eller följ guiden från start till mål.

1. Planera möte
2. Skriv dagordning
3. Skicka kallelse
4. Skriv protokoll
5. Kommentera och justera protokoll
6. Justera protokoll
7. Godkänn protokoll
8. Signera protokoll
9. E-signering

1. Planera möte

För att skapa ett nytt möte, gå till Möten > Planera möte i vänstermenyn.

Fyll i mötesinformation

Här kan du planera mötet långt i förväg. Fyll i datum, tid, plats och övriga nödvändiga uppgifter.

• Skicka mötesinformation: Klicka på knappen längst ned för att skicka en förhandsnotis om mötet till de valda deltagarna (inklusive kalenderfil). Obs! Detta är inte den formella kallelsen, utan enbart en kalenderinbjudan.
• Spara: Klicka på Spara för att spara utkastet, eller Spara och gå vidare för att börja skriva dagordningen.

Läs mer i guiden Skapa och planera ett nytt möte.

2. Skriv dagordning

När mötet är planerat skapar du dagordningen. Vid dagordningsarbetet har du tre flikar: Dagordningsmallar, Dagordning och Förhandsgranska.

Använd dagordningsmall eller börja från grunden

• Använd mall: Under fliken Dagordningsmallar kan du förhandsgranska och välja en av organisationens sparade mallar genom att klicka på Använd.
• Skapa utan mall: Klicka på knappen Hoppa över eller gå direkt till fliken Dagordning för att skapa en ny struktur.

Skapa och redigera dagordningen

Under fliken Dagordning klickar du på Lägg till punkt för att skapa nya punkter. Du kan ändra ordningen på punkterna genom att klicka och dra i de sex prickarna till vänster om punkten.

Klicka på pilen till höger om en punkt för att fylla i mer detaljer:

• Beskrivning och förberedande protokolltext
• Förbereda beslut och att göra-uppgifter
• Ange tidsestimat, föredragande och punkttyp
• Lägga till paus eller bifoga filer till punkten

Tips! Se även guiden Skapa och redigera dagordning.

Lägg till bilaga

Bifoga filer i dagordningen genom att klicka på eller dra och släppa filer under Bilagor. Det går att välja en fil från den lokala enheten genom att klicka på Välj fil. Om du klickar på Välj fil från arkiv kan du välja bland de dokument som har laddats upp i organisationens dokumentarkiv.

Läs mer i guiden Lägg till och inkludera bilagor till protokollet om hur du inkluderar bifogade bilagor i protokollet.

Ytterligare funktioner

Om du klickar på trepricksikonen (···) finns det ytterligare funktioner:

• Spara som mall - Om dagordningen ska sparas som en dagordningsmall. Bra om du vill skapa en återkommande struktur. Se guiden Spara dagordning som dagordningsmall
• Ladda upp dagordning - Om dagordningen skrivits externt går det att ladda upp filen. Se guiden  Ladda upp extern dagordning eller protokoll
• Exportera dagordning - Om du vill skapa en PDF-export av dagordningen.
• Ändringshistorik - Om du vill se ändringar som har gjorts på dagordningen. Se guiden Ändringshistorik i dagordning/protokoll
• Ändra numrering - Om du vill ändra vilken siffra som ska vara första punkten i dagordningen. OBS! Det kräver att organisationen har inställningen aktiverad. Se guiden Ändra startnumreringen för dagordnings- och protokollpunkterna
• Ta bort - För att ta bort dagordningen.

Slutför dagordningen

Kontrollera dagordningen under fliken Förhandsgranska. När du är nöjd klickar du på knappen Markera dagordningen som klar för att gå vidare till kallelsen.

3. Skicka kallelse

När dagordningen är markerad som klar kan du skicka den formella kallelsen till mötesdeltagarna.

1. Skriv ett anpassat meddelande i kallelsen om det behövs.
2. (Valfritt) Bocka i Inkludera dagordning som PDF om du vill att mottagarna ska få dagordningen direkt som en bilaga i e-postmeddelandet utan att behöva logga in.
3. Klicka på Skicka kallelse (om ingen kallelse ska skickas, klicka i stället på Skicka ingen kallelse).

Notera: Om en kallelse har skickats till fel person går inte kallelsen att ångra eller att korrigera. För att inte riskera att personen ska kunna ta del av mötet och dess detaljer så rekommenderas det i sådant fall att skapa ett nytt möte från grunden. 

4. Skriv protokoll

När mötet äger rum eller ska protokollföras, klickar du på knappen Skriv protokoll.

Notera: När du klickar på knappen "Skriv protokoll" låses dagordningen för redigering och det går inte längre att skicka om kallelsen.

Protokollet består av fyra flikar: Närvarande, Protokoll, Bilagor och Förhandsgranska.

Närvarande

Under fliken Närvarande anger du vilka som deltog i mötet samt tilldelar rollerna Sekreterare, Justerare och Undertecknare:

• Mötet måste ha minst en sekreterare och en justerare angivna.
• Ska ordföranden och en ledamot justera protokollet, markerar du båda som justerare.
• Externa deltagare: Du kan lägga till externa personer via Lägg till fler > Skapa ny. Externa personer kan stå som undertecknare, men inte som formella justerare eller sekreterare (det krävs ett inbjudet användarkonto i organisationen för justeringsrollen).

Protokoll

Protokoll: Fyll i beslut och anteckningar för varje punkt. Du kan lägga till nya punkter om det dök upp frågor som inte stod på dagordningen.

Bilagor

Under fliken "Bilagor" hanterar du mötets bilagor. För att eventuella bilagor ska synas i protokollet, välj om bilagorna ska inkluderas i protokollet eller endast vara en länk till bilagorna i protokollet.

Notera: Inkluderade bilagor kommer inte att få ett signeringscertifikat när protokollet signeras.

Förhandsgranska protokoll

Förhandsgranska: Granska helheten och klicka därefter på Kommentarer och justering när protokollet är färdigskrivet.

5. Kommentera och justera protokoll

I nästa steg går det att be om kommentarer på protokollet från valfri användare eller endast från justerare. 

För att be om kommentarer från valfri användare (ej justering) klickar du på knappen "Be om kommentarer". 

Samtliga personer som är valda att kommentera protokollet får ett mail med en begäran om att kommentera protokollet.

När samtliga utvalda kommenteringspersoner har klickat på "Klar med kommentering" skickas ett mail till sekreteraren om att kommentarerna har inhämtats.

Markera protokollet som klart

När protokollet anses vara redo för justering, klickar du på knappen "Markera protokoll som klart".

Skicka protokoll för justering

När protokollet är redo för justering, klickar du på knappen "Skicka till justerare". 

Det är möjligt att hoppa över justeringen. Klicka då istället på knappen "Markerat som justerat".

Vid behov skriv ett meddelande och ange deadline för justeringen. Markera personen eller personerna som ska justera protokollet. Markera sedan om alla styrelseledamöter ska meddelas när justeringen är klar. Välj sedan om signaturer ska begäras direkt efter att justeringen är färdig eller först efter styrelsens godkännande. Läs mer om detta i guiden Ta protokollet direkt från justering till signering

Avsluta genom att klicka på "Skicka". 

Samtliga personer som är valda att justera får ett mail med en begäran om att justera protokollet.

Så här ser det ut när protokollet väntar på justerarens kommentarer. Det går att skicka en påminnelse i den här vyn. Klicka sedan på knappen "Skicka till justerare igen".

6. Justera protokoll

Utvalda justerare får ett e-postmeddelande med en direktlänk till justeringsläget i Boardeaser.

1. Justeraren granskar protokollet och kan lämna kommentarer vid specifika punkter via knappen Skriv kommentar eller som en generell kommentar för hela protokollet.
2. Justeraren avslutar genom att välja en av följande två statusar och klicka på Skicka in justering:
   • Godkänn: Protokollet godkänns (med eller utan kommentarer).
   • Begär ändringar: Justeraren begär att sekreteraren gör ändringar i texten innan protokollet kan godkännas.

Notera: Sekreteraren får ett meddelande när alla justerare har svarat. Om ändringar begärs behöver protokollet skickas för justering igen. Annars går protokollet vidare för godkännande.

7. Godkänn protokoll

När protokollet är färdigjusterat hamnar det i steget Godkänn protokoll. Detta kan göras av mötessekreteraren eller en person med administratörsbehörighet vid nästa styrelsemöte, eller direkt i systemet.

Klicka på knappen Godkänn. Det räcker att en person med behörighet godkänner för att steget ska slutföras.

8. Signera protokoll

När protokollet har godkänts genereras signeringsärendet och e-postmeddelanden skickas automatiskt till alla som har markerats som Undertecknare.

I detta steg går det att signera och se vilka som har signerat. Vid behov går det att skicka påminnelser via knappen Påminn.

9. E-signering

E-signeringen genomförs säkert via Boardeasers e-signeringstjänst (Assently):

1. Undertecknaren klickar på länken i e-postmeddelandet och granskar det genererade protokollet.
2. Signeringen genomförs genom att scrolla längst ner i dokumentet och klicka på den gröna knappen Underteckna nu (e-signering med BankID eller motsvarande e-legitimation).

Automatiskt arkivering:
Så snart den sista undertecknaren har e-signerat låses protokollet slutgiltigt och mötet flyttas automatiskt från fliken Aktiva möten till fliken Arkiverade möten.