Koncernträdet återfinns under Administration-> Koncern på vänsterkanten. För att det ska återspegla ägandet i koncernen behöver en ägarfördelning anges per dotterbolag. Startdatumet i ägarfördelningen styr från vilket bokföringsdatum som juridisk bokföring kommer att importeras till koncernen. Därför är det viktigt att detta anges innan ytterligare arbete görs med att importera bokföring till koncernen, för att undvika att felaktig data importeras.
För att lägga till dotterbolag till koncernträdet, tryck på de tre prickarna (···) på raden med moderbolagets namn och välj alternativet "Lägg till dotterbolag".
Visa ägarfördelning
Som standard visas inte ägarfördelningen i strukturen för att göra den mer översiktlig.
Tryck på knappen Visa under Ägarfördelningar för att få fram möjligheten att lägga till eller redigera en ägarfördelning. Den knappen byter sedan namn till Dölj.
Notera att ägarfördelningarna måste synas i översikten om det ska gå att redigera ett bolag eller en ägarfördelning i koncernträdet.
Innehållsförteckning
Ändring från dotterbolag till intressebolag eller vice versa
Vad sker i systemet när startdatum är satt
Rättning av bolag i koncernträdet
Ändring av ägarförhållande i ett koncernbolag
Ta bort bolag från koncernträdet genom exempelvis avyttring eller fusion av ett dotterbolag
Vad sker i systemet när slutdatum sätts för att ta bort bolag från koncernträdet
Ny ägarfördelning
För att skapa en ny ägarfördelning, tryck på knappen "Lägg till ägarfördelning" under respektive bolag. Om ägarförhållandet ändras under tiden behöver man varje gång lägga in en ny ägarfördelning för respektive procentsats som motsvarar ägarförhållandet.
Startdatum är lika med förvärvsdatum.
Vad gäller slutdatum, så är detta oftast något som systemet kommer att fylla i utifrån de ändringar som görs i ägarförhållandet samt ev. avyttring, d.v.s. denna ruta ska i princip aldrig fyllas i manuellt. Det finns ytterligare information i andra delar av guiden om vad som sker i systemet när ett bolag tas bort från koncernträdet.
Ange totalt antal aktier och röster samt ägd andel av dessa; det räcker med att ange ett antal så att procentsatsen återspeglar ägarförhållandet. Antalet används inte på något annat ställe.
Systemet kommer att räkna ut vilken typ av ägarförhållande som bolaget har i koncernen utifrån procentsatsen av rösterna, vilka kan vara dotterbolag, intressebolag eller investeringsbolag. Notera att det enbart är för bolag med typen dotterbolag som det går att importera koncerndata i systemet.
Det går att ändra Typ i rullistan, om så önskas.
När informationen är fylld, klicka på Spara för att bekräfta och ägarfördelningen kopplas till bolaget.
Intressebolag
Det finns olika sätt att hantera intressebolag i koncernkonsolideringen, men dessa utgår ifrån informationen som anges i ägarfördelningen.
Om koncerndata även ska importeras för ett intressebolag, måste Typ manuellt ändras i rullistan till dotterbolag. Dock kommer systemet inte ta hänsyn till att det bara är ett intressebolag, utan all bokföring som finns i det bolaget kommer att importeras till koncerndata. Det går även att välja att importera bokföring via Excel-bokföringsmall för bolaget istället för att använda realtidsdata, då kommer enbart den bokföringen att importeras som koncerndata för bolaget.
Alternativet är att ange bolaget som ett intressebolag i ägarfördelningen, då importeras och sedan skapa en elimineringskategori i koncernen, se guiden Skapa, hitta och hantera elimineringar, där relevanta bokföringskonton bokas upp för intressebolaget.
Ändring från dotterbolag till intressebolag eller vice versa
Om ändringen i ägarfördelning resulterar i att ett bolag byter från att vara ett dotterbolag till att vara ett intressebolag, kommer inte systemet att göra någon justering för detta. Det enda som sker är att det inte längre kommer att vara möjligt att läsa in koncerndata för ett intressebolag, men den tidigare inlästa koncerndatan finns kvar i koncernen och följer med i summeringarna.
Dessa värden får då hanteras manuellt med en bokföringsjustering.
Alternativt är att göra en avyttring av dotterbolaget för sista dagen i det ägarförhållandet. När sen koncerndata importeras för den perioden skapas en bokföringsjustering för avyttringen, som bokar bort balansposterna för bolaget. Resultatet behöver hanteras manuellt med en bokföringsjustering.
Därefter kan en ny ägarfördelning skapas för bolaget med typen intressebolag och nya värden bokas in med eliminering i koncernen.
Vad sker i systemet när startdatum är satt
Det är från och med startdatumet för bolaget som systemet kommer att läsa in bokföringsdata till koncernen. Notera att detta sker enbart för de bolag som är markerade som dotterbolag, övriga typer kommer inte ske någon hantering för i systemet. Även om det finns juridisk bokföring inläst före startdatum i ägarfördelningen kommer inte denna att läsas in. Det är därför det är så viktigt att få detta datum rätt.
Vid första importen av bokföring till koncern för dotterbolag skapas det en bokföringsjustering som skapar upp bolagets IB-värden till balansräkningen per startdatumet. Om det inte är balans mellan tillgångar och skulder bokas differensen upp som ett upparbetat resultat på konto 2049 (om inget annat är inställt).
Detta belopp bör sedan stämmas av mot det verkliga upparbetade resultatet för perioden innan förvärvet i den juridiska bokföringen för att säkerställa att bokföringen är korrekt både för resultat- och balansräkningen innan vidare konsolidering påbörjas.
Rättning av bolag i koncernträdet
Om något bolag har hamnat på fel ställe i koncernträdet av misstag måste detta korrigeras för att koncernkonsolideringen ska bli rätt. Observera att all data för bolaget kommer att tas bort från koncernen (dock tas inte juridisk bokföring bort i själva bolaget, utan det finns kvar som vanligt med sitt eget konto), så välj endast detta när det har blivit fel i koncernstrukturen!
Om det handlar om avyttring, fusion, internförsäljning m.m. se Ta bort bolag från koncernträdet genom exempelvis avyttring eller fusion av ett dotterbolag eller Internförsäljning av bolag.
Om en ägarfördelning är skapad, måste först denna tas bort för att kunna göra korrigeringen.
För att ta bort bolaget, tryck på de tre prickarna efter bolagsnamnet och välj "Ta bort".
I rutan som kommer upp väljs Rättning som alternativ (all eventuell data tas bort från koncernen, men inget tas bort i det enskilda bolaget).
Bekräfta genom att kopiera in texten i rosa i rutan och tryck "Ta bort".
Om koncerndata är importerat för bolaget som rättas i koncernträdet, kommer det en varning om att de perioderna behöver läsas in på nytt när man kommer till Koncerndata-> Bokföring.
Tryck på Åtgärda på meddelandet för att ta bort datan och kunna börja om på nytt med bolaget.
Ändring av ägarförhållande i ett koncernbolag
Om ägarförhållandet för ett koncernbolag ändras, behöver man lägga till en ny ägarfördelning. Redigera INTE den befintliga utan man behöver ange startdatum för respektive nytt ägarförhållande.
Tryck på "Lägg till ägarfördelning" och ange startdatum vilket är datumet när förändringen börjar gälla och ange den nya fördelningen. När man trycker på Spara kommer systemet per automatik att ange slutdatum till dagen innan i den tidigare ägarfördelningen.
Observera att start- och slutdatum för ett bolag inte får vara samma datum i ägarfördelningarna, för i så fall kommer datan från bolaget visas dubbelt för det datumet i koncernen.
Systemet kommer inte att göra något ytterligare utifrån att ägarfördelningen ändras inom samma typ av koncernbolag. Ändras det däremot från dotterbolag till intressebolag, kommer inte bokföring längre att läsa in, men ingen data tas bort. Det får då hanteras manuellt.
Redigera ägarfördelning på ett koncernbolag
För att ändra i en befintlig ägarfördelning, om den har blivit felaktig, tryck på de tre prickarna (···) och välj alternativet "Redigera". Använd inte redigera för att byta ägarförhållande på ett dotterbolag, där det faktiskt skett en förändring, utan se istället Ändring av ägarförhållande i ett koncernbolag.
Om ett bolag ska avyttras, fusioneras eller har sålts internt och ska byta plats i koncernträdet, använd inte denna funktion för att ändra på ägarfördelningen, utan se respektive rubrik nedan Ta bort bolag från koncernträdet genom exempelvis avyttring eller fusion av ett dotterbolag eller Internförsäljning av bolag för att hantera borttagningen i systemet på rätt sätt.
Ta bort ägarfördelning
Det går att ta bort en ägarfördelningen, om bolaget hamnar på fel ställe eller att man av någon anledning vill ta bort och göra om.
Tryck på de tre prickarna (···) efter ägarfördelningen och välj alternativet "Ta bort". En kontrollfråga kommer upp. Bekräfta med "Ta bort" för att radera ägarfördelningen.
Om bolaget ska tas bort från koncernträdet, fortsätt sedan att ta bort bolaget Rättning av bolag i koncernträdet, utan att importera data till koncernen mellan, eftersom systemet då kommer att importera all bokföring som finns för det bolaget när det inte finns någon ägarfördelning längre.
Skapa subkoncern
För att lägga till en subkoncern, dvs skapa ett moderbolag av ett redan befintligt dotterbolag och lägga till dotterbolag till det. Tryck på de tre prickarna (···) på raden för dotterbolaget (det som ska bli moderbolaget i subkoncernen) och väljer alternativet "Lägg till dotterbolag" på motsvarande sätt som ovan. Det är samma ruta som kommer upp för att bjuda in dotterbolag till subkoncernen som i första steget. Observera att en subkoncern behöver sättas upp i systemet på motsvarande sätt som den ursprungliga koncernen, se guiden Checklista för uppstart av koncern.
Nytt "toppmoderbolag"
Om koncernen fått ett nytt moderbolag, måste man gå in via det nya bolagets konto lägga till det ursprungliga moderbolaget som ett dotterbolag i koncernträdet. Även resterande bolag i det koncernträdet kopplas nu in med samma uppsättning som tidigare, bara att det blir en ny "toppmoder". Därefter går det att göra eventuella ytterligare ändringar i koncernträdet för att återspegla den nya uppsättningen i koncernen. Observera att en ny "toppkoncern" behöver sättas upp i systemet på motsvarande sätt som den ursprungliga koncernen, se guiden Checklista för uppstart av koncern.
Ta bort bolag från koncernträdet genom exempelvis avyttring eller fusion av ett dotterbolag
Oberoende på om ett dotterbolag ska tas bort från koncernträdet pga avyttring, fusion, konkurs eller liknande, dvs datan för bolaget ska finnas kvar till ett visst datum, så hanteras borttagningen av bolaget på samma sätt i systemet.
Ingenting ska ändras i ägarfördelningen, utan det sätts av systemet utifrån denna hantering. OBS! Om det redan finns ett slutdatum satt i ägarfördelningen, måste man redigera ägarfördelningen och ta bort slutdatumet. Ingenting sker i systemet bara för att ett slutdatum sätts i ägarfördelningen, utan man måste använda "Ta bort"-funktionen för att avyttringsstegen ska ske på rätt sätt i systemet.
För att sätta ett slutdatum på bolaget och avyttra det från koncernträdet; se till att ägarfördelningen syns, se Visa ägarfördelning, tryck sedan på tre prickarna (···) till höger om namnet på dotterbolaget som ska tas bort. Välj "Ta bort" i listan.
Välj sedan Avyttring och ange slutdatum för ägandet. All data från dotterbolaget kommer att finnas kvar i koncernen till och med slutdatumet, men ingen ytterligare bokföring kommer att importeras efter det.
Systemet kommer att sätta detta datum i ägarfördelningen som slutdatum när man trycker på Spara. ingenting mer sker i systemet förrän nästa import av koncerndata.
Vad sker i systemet när slutdatum sätts för att ta bort bolag från koncernträdet
Vid nästa import till koncern kommer det att skapas en bokföringsjusteringar av typen Avyttring. Notera att detta sker enbart för de bolag som är markerade som dotterbolag, övriga typer kommer inte ske någon hantering för i systemet.
OBS! denna bokning sker enbart om det finns värden i bokföringen, vid exempelvis fusion kan detta redan vara korrigerat i den juridiska bokföringen.
Det som sker i bokföringsjusteringen är att alla balanskonton "nollas" och eventuell differens mellan tillgångar och "eget kapital/skulder" i BR (vilket antas vara det upparbetade resultatet i RR) bokas upp mot eget kapital (ex konto 2049).
Exempelvis kan det bokas tillbaka mot RR-konto 8999 dagen efter. Men detta beror på hur det ser ut i den underliggande juridiska bokföringen samt vad som behöver bokas om för att det ska bli rätt på koncernnivå efter avyttringen.
Ytterligare information om bokföringsjusteringen finns i denna guide Koncerndata - Bokföringsjusteringar.
Resterande värden som finns kvar i koncerntablån, ex det upparbetade resultatet i RR och eventuella bokföringsjusteringar är inget som hanteras av systemet utan behöver hanteras manuellt.
Elimineringarna för bolaget behöver bokas bort dagen efter avyttringsdatumet genom ett manuellt elimineringsverifikat, för att dessa inte ska räknas med längre i koncernen. Glöm inte heller underlagen från förvärvsanalysen.
Det finns i dagsläget inget stöd för att avsluta Goodwill-värden i samband med avyttring eller fusion, utan detta kommer att finnas kvar under denna flik kopplad till förvärvsanalysen.
Det man exempelvis kan göra är att ändra avskrivningsplanen till 1 månad kvar i perioden efter att bolaget avyttrades/fusionerades, men då inte göra avskrivningen. På så sätt slipper man att det ska komma upp på de följande perioderna att systemet vill göra en avskrivning på värdet som är kvar.
Bolaget som är avyttrat/fusionerat kommer att synas i koncernträdet (Administration-> Koncern samt Koncernkonsolidering-> Inställningar-> Koncernbokslut) under de räkenskapsår bolaget har ägarfördelning för.
Internförsäljning av bolag
Om ett dotterbolag säljs eller överlåts till ett annat bolag inom koncernen, måste det avyttras (som vilket bolag som helst) från det säljande moderbolaget för att sedan läggas till som dotterbolag till det köpande moderbolaget i koncernen. OBS! Startdatumet för bolaget på den nya placeringen måste vara dagen efter slutdatumet som sätts vid avyttringen i koncernstrukturen. Datum i koncernträdet får inte överlappa. Se Avyttring eller fusion av ett dotterbolag för hur detta görs i systemet samt Vad sker i systemet när slutdatum sätts för att ta bort bolag från koncernträdet.
I det nya moderbolaget måste man sen skapa en ny förvärvsanalys och göra justeringarna för det nya koncernförhållandet, på motsvarande sätt som när bolaget förvärvades av ett externt bolag.
Om bolaget flyttas i koncernstrukturen och det redan har varit dotterbolag till det nya moderbolaget, så kan man inte välja att lägga till dotterbolaget på nytt till det moderbolaget. Istället får man gå till den perioden i koncernstrukturen som bolaget ägdes senast och sedan komplettera med en ny ägarfördelning, för att dotterbolaget åter ska hamna på rätt ställe.