Efter att bokföringen är importerad till koncernen behöver man stämma av att IB och UB stämmer för respektive juridiskt bolag på koncernnivå samt mellan räkenskapsår och perioder. Ytterligare information finns i guiden Del 4 - Avstämning balans för juridisk bokföring och koncerndata.
Avstämningar IB och UB
Gå till Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering-> Koncerndata-> "Avstämningar balans".
Avstämningen görs i olika sektioner.
Avstämning ingående balans jämfört med föregående år (räkenskapsår)
Avstämningar ingående balans elimineringskategorier jämfört med föregående år (räkenskapsår)
Avstämning ingående/utgående balans importerad till koncern jämfört med juridisk bokföring (period)
Notera att IB för det nya räkenskapsåret inte går att synkronisera över identiskt från UB föregående år.
IB skapas upp från den juridiska bokföringen samt eventuella IB-underlag (fliken Justera elimineringar IB-räkenskapsår) samt synkronisering av elimineringar, som görs i sektionen "Avstämningar ingående balans elimineringskategorier jämfört med föregående år (räkenskapsår)".
Så om inte IB för det nya räkenskapsåret uppdateras i den juridiska bokföringen, efter det att UB för det tidigare räkenskapsåret har uppdaterats, kommer det att ge en differens. Se fliken "Juridisk bokföring" och "Avstämning balans" för att kontrollera detta.
För alla avstämningar går det att ange ett "Tröskelvärde" som anger hur stor en differens får vara för att den ska visas per kontoavstämning. Tröskelvärdet gäller för alla sektioner nedan.
Avstämning ingående balans jämfört med föregående år (räkenskapsår)
En varning uppkommer om det finns en differens mellan räkenskapsåren.
En differens kan bero på flera orsaker, nedan har vi listat de mest vanliga:
- Omklassificeringar mellan konton, vilket skapar en differens då det inte är samma värde som tidigare, på kontonivå. Se över så att summan på tillgångssidan och skuldsidan inte diffar.
- Differens i det juridiska bolagets bokföring mellan räkenskapsåren. Gå tillbaka till fliken "Juridisk bokföring" - “Avstämningar balans” och utred saken. Exempelvis kan det uppstå skillnad när man har bokat årets resultat i den legala redovisningen men inte läst in den i verktyget.
- Differens kan även uppstå om man har missat att eliminera årets resultat i koncernen.
- Differens mellan importerad bokföring i det juridiska bolaget och importerad bokföring i koncernen. Se då till att importera bokföringen till koncernen igen.
- Differenser mellan räkenskapsår kan uppstå om förändringar har skett i systemet genom bokföringsjusteringar, exempelvis i samband med bokslut. Bokföringsjusteringar följer inte med per automatik över räkenskapsåren, se även guiden Koncerndata - Bokföringsjusteringar för hur detta kan hanteras.
- Differenser kan uppstå om koncernkontoplanen ser annorlunda ut mot respektive enskilt juridiskt bolag i koncernen. Det kan också bero på om man har använt sig av kontobryggningar i ett juridiskt bolag. Gå tillbaka till "kontoplan" och se över hur koncernkontoplanen och kontobryggningar är uppsatta.
Avstämningar ingående balans elimineringskategorier jämfört med föregående år (räkenskapsår)
För att få med elimineringar från föregående räkenskapsår måste man trycka på "Synkronisera IB" för att dessa ska föras över.
Man får välja om alla kategorier ska synkroniseras eller bara vissa
Detta behöver även göras efter ifall elimineringar för föregående år uppdateras/tillkommer, annars kommer inte UB/IB att stämma.
Om elimineringarna har ändrats för föregående räkenskapsår måste IB-underlaget, som skapats för elimineringskategorin, tas bort och sedan får man göra om och synkronisera IB igen.
Det finns ingen risk för dubbletter genom att synkronisera flera gånger.
Se guiden Koncerndata - Justera elimineringar IB räkenskapsår för hur man tar bort IB-underlag.
Avstämning ingående/utgående balans importerad till koncern jämfört med juridisk bokföring (period)
Denna avstämning visar om det är någon differens mellan juridisk bokföring och koncerndata mellan två perioder i räkenskapsåret.
Denna jämförelse fungerar inte på utländska dotterbolag, då juridisk bokföring visas i den lokala valuta medan bokföringen som är inläst i koncernen visas i koncernvalutan. Därför visas alltid OK för dessa bolag.
Bokföringsjusteringar
Bokföringsjusteringar är en justering mellan den juridiska bokföringen i det enskilda bolaget och bokföringen i koncernen. Här kan en justering göras av bokföringen i det juridiska bolaget utan att påverka det ordinarie bokföringsprogrammet.
Vanliga bokföringsjusteringar synkroniseras inte per automatik mellan bokföringsåren, utan är bara tänkt som en tillfällig korrigering för ett år, som inte ska påverka den ordinarie bokföringen. Det går dock att skapa ett IB-underlag per bolag för bokföringsjusteringar vid import till koncernen, se guiden Månadskonsolidering: 2.2) Importera bokföring till koncern under sektionen inställningar vid import till koncern för hur den inställningen görs.
De som idagsläget följer med per automatik är "manuell omräkningsdifferens" som typ, då dessa kommer från omräkningsdifferenser för bolag med annan valuta i koncernen, för eget kapital. Vilket behöver synkroniseras över åren för att detta ska stämma.
Denna funktion återfinns under "Koncernekonomi" -> "Koncernkonsolidering" -> "Koncerndata" -> "Bokföringsjusteringar"
Exempel på justeringar som kan göras i denna vy är:
- Om bokföringen i ett bolag har hamnat fel men är låst till en ekonomibyrå, så kan justeringen istället göras i verktyget.
- Ombokning av periodens resultat utan att det påverkar ordinarie bokföringsprogram.
- Ombokning av upparbetat resultat från BR till RR vid förvärv av bolag i mitten av en period.
- Hantering av heterogena koncerner där ett bolag i koncernen har annat räkenskapsår jämfört med koncernen. Bokning av upparbetat resultat görs för bolaget med annat räkenskapsår där upparbetat resultat bokas till eget kapital för att visa en korrekt bild av koncernens balanser.
- Skapa bokföringsjusteringar i en period som automatiskt överförs till nästa periods ingående balans. Manuella omräkningsdifferenser är särskilt användbara när du behöver justera saldon mellan perioder och säkerställa korrekt rapportering och balansöverföring.
Knappen "Återställ" innebär att systemet ger förslag på en justering som ska göras och som sedan ändras när den sparas. Ytterligare information om detta finns i guiden Koncerndata - Bokföringsjusteringar under sektionen "Knappen Återställ".
Minoritetsberäkning
Minoritetsinställningarna finns under Koncernekonomi -> Koncerndata -> Minoritetsinställningar.
För att beräkna minoritet, får man trycka på "Beräkna minoritet". Det skapas en beräkning för respektive balans och resultat. I balansen skapas en eliminering i kategorin Minority och i resultatet uppdateras KPI "MinorityInterests" med ett belopp för aktuellt datum.
OBS! Detta måste göras varje månad manuellt.
Se vidare information kring minoritetshantering i guiden Minoritet.
Motparter och elimineringar
Fortsätt konsolideringen med att hantera motparter och kör elimineringar. Ytterligare information finns i guiden Månadskonsolidering: 4) Motparter och elimineringar.