I en koncern ska alla interna mellanhavanden som koncernbolagen har med varandra elimineras (räknas bort) för att visa koncernen utåt som en enhet utan dessa.
Under fliken Koncernkonsolidering-> Koncerneliminering->Koncerntablå får man en överblick av koncernens samlade bokföring. Se guiden Koncerntablå, för ytterligare information om hur den är uppbyggd och vilka funktioner som finns.
Ett komplement till att skapa manuella elimineringar är att skapa elimineringsregler. Dessa återfinns under fliken "Automatiska elimineringar". Elimineringsregler sätts upp mellan olika koncernbolag och kontointervall, och används för att kunna matcha "koncerninterna"-transaktioner via bokföringskonton eller tidigare identifierade motparter, se Del 5 - Motparter.
Om det är möjligt att utifrån bolagens juridiska bokföring att använda elimineringsregler, rekommenderar vi att sätta upp sådana för att underlätta hanteringen av stora mänger transaktioner som ska elimineras.
Det kan dock vara svårt att göra regler utifrån historisk bokföring, och därför rekommenderar vi vid uppstart att elimineringar för jämförelseår hanteras manuellt, och att regler skapas för innevarande räkenskapsår. Då man kan behöva justera i den juridiska bokföringen, för att reglerna ska gå att använda på bästa sätt.
Innehållsförteckning
Automatiska elimineringar - elimineringsregler
Hantera motparter i kombination med elimineringsregler
Redigera eller ta bort en elimineringsregel
Kontrollera transaktioner i regeln
Automatiska elimineringar - elimineringsregler
I fliken “Automatiska elimineringar” finns möjligheten att sätta upp elimineringsregler mellan två eller flera bolag inom koncernen för specifika konton eller intervall. I reglerna samlas de interna transaktionerna upp och hanteras vidare. Observera att varje transaktion är tänkt att motsvara en annan transaktion i ett koncernbolag.
Notera att elimineringar inte sker automatiskt, utan man måste granska transaktionerna och sedan spara för att det ska slå igenom.
Tänk på att inte skapa regler med stora kontointervall om det är blandat med interna och externa transaktioner, då systemet endast matchar transaktioner med exakta belopp (eventuell öresdifferens kan fungera), och det kan bli mycket manuellt arbete annars med att matcha många transaktioner samtidigt.
Skapa elimineringsregler
Tryck på "Ny elimineringsregel" för att skapa en ny regel.
För att skapa en elimineringsregel så behöver följande fyllas i:
Namn - detta ger benämning i listan för regeln samt på elimineringsverifikatet som skapas via regeln och som kommer att synas under fliken "Elimineringar".
Kategori - använd befintliga eller skapa nya. Se guiden Frågor kring elimineringar för ytterligare information.
Utlösare
Använd alltid:
- "Förändring i period" - regeln ska matcha förändringen i en period utifrån konton och organisationer.
Action
- "Matcha" - när man har valt bolag och konton så matchas interna transaktioner mellan dessa namngivna bolag och konton.
- "Ensidig eliminering" - det går inte att välja flera bolag, utan detta fungerar bara från ett bolag till ett annat. Elimineringen görs på angivna kontona, utan att ta hänsyn till om det matchar i bokföringen.
Från organisation (tänk på att ange alla bolag som kan finnas inom intervallet av konton)
Till organisation (tänk på att ange alla bolag som kan finnas inom intervallet av konton)
Från konto - Till konto (tryck på "ange kontointervall" för att ange fler konton")
- Det är dessa konton som systemet kommer att titta på, utifrån de organisationer som är valda ovan, och hitta transaktioner för.
Dessa två kryss nedan behöver inte anges på båda sidor, om det är olika beroende på konto/kontointervall i bokföringen.
Hantera endast transaktioner med matchning
- Om rutan inte är förkryssad, kommer systemet per automatik att ange antalet transaktioner som matchar och inte matchar enligt regeln, samt att de ej matchade transaktionerna är förvalda för manuell hantering under "interna transaktioner" efter att man kört regeln.
- Om rutan är förkryssad, kommer systemet per automatik bara ange det antal transaktioner både som matchar från regeln, samt att de ej matchade transaktionerna inte tas med per automatik för manuell hantering under "interna transaktioner" efter att man kört regeln.
Använd endast transaktioner med motpart
- Om rutan är ikryssad kommer endast transaktioner med motpart att visas när man kör regeln.
- Om rutan inte är ikryssad tar systemet ingen hänsyn till om transaktionen har en motpart eller inte i regeln.
Ytterligare information om hur man sätter upp motpartstaggning finns i guiden Del 5 - Motparter, se även Hantera motparter i kombination med elimineringsregler.
Om kryssen sätts i på båda sidorna i regeln, kommer ytterligare en kryssruta upp, "Motpartsavstämning".
Kryssas denna för, kommer kontointernvallet att synas under fliken Motpartsavstämning under Motparter. Ytterligare information finns i guiden Del 5 - Motparter.
När allt är ifyllt i regeln, tryck på Spara för att skapa regeln.
Hantera motparter i kombination med elimineringsregler
I Boardeaser använder man sig av motpartstaggning för att identifiera vilka transaktioner som är interna.
Tanken är att transaktionerna som blivit motpartstaggade som interna ska hamna i "Ej hanterad"-fliken. De finns under fliken Koncerneliminering-> "Interna transaktioner". Om bolagens juridiska bokföring gör det möjligt att tagga upp interna transaktioner på rätt sätt, kommer dessa att synas under fliken och det går även att utifrån dessa se hur elimineringsreglerna behöver sättas upp för att innefatta dessa transaktioner.
Sen därefter så sätter man upp elimineringsregler, så kan man kryssa i "Använd endast transaktioner med motpart", för att säkerställa att det enbart är taggade transaktioner som kommer med. Detta gäller speciellt för de kontointervall där det finns bokföringstransaktioner som kan vara koncerninterna men även externa.
När elimineringsregeln "körs" försöker systemet att matcha transaktionerna som ligger i "Ej hanterade", utifrån inställningarna i regeln, mot varandra. En översikt visas och man får godkänna de matchade beloppen, dessa transaktioner flyttas då från fliken "Ej hanterade" till ”Eliminerade”. Om det är några transaktioner som inte kan matchas genom regeln, går det att välja att de ska hamna i fliken ”Manuell hantering” istället, och då får man undersöka varför de inte matchats. Kanske är de felaktigt motpartstaggade, att de är externa eller beloppen inte matchar. Det kan även bero på, exempelvis att bara ena bolaget har bokat upp transaktionen, de är bokade i olika månader, felaktig periodisering etc. Alla orsaker som kan tänkas ske i bokföring, som gör att det inte går att matcha ihop två transaktioner från olika bolag. Det kan även vara ett problem om det används för "breda kontointervall" att det blir för många transaktioner för systemet att hantera.
Redigera eller ta bort en elimineringsregel
Det går att redigera alla inställningar i reglerna när som helst, samt att det även går att välja att regeln inte ska vara aktiv längre utan att man behöver ta bort den.
Tryck på de tre prickarna (···) och välj "Redigera".
Väljer man istället "Ta bort", kommer en fråga upp där man får bekräfta borttagandet av regeln.
Vid redigering kommer samma ruta upp som när man skapade regeln, med tillägget längst ner för kryssrutan aktiv.
Gör eventuella förändringar och bekräfta med Spara.
Kontrollera transaktioner i regeln
Det går att kontrollera vilka träffar man får på respektive regel. Tryck på "Kör regel" för att se resultatet. OBS! För att träffar ska komma upp förutsätter det att eventuella motparter har hanterats samt att koncerndata är importerade för respektive period.
FAQ elimineringsregler
Se även guiden Skapa, hitta och hantera elimineringar för ytterligare information om elimineringar.
Kan jag se vem som har skapat elimineringsreglerna?
Nej, man kan inte se vem som skapat reglerna.
Vad ska jag tänka på när jag skapar en elimineringsregel?
Ju bättre koll man har på hur de interna transaktionerna sker i koncernen, desto effektivare kommer konsolideringen att vara.
Tänk på att kontointervallen inte får överlappa varandra, så kontrollera alltid detta när reglerna är uppsatta.
Hur många elimineringsregler kan jag ha?
Du kan skapa hur många regler som helst och vi ger ingen rekommendation om hur många. Man bör skapa regler efter hur de interna transaktionerna sker i koncernen.
Hur breda kan kontointervallen vara i reglerna?
Ju fler konton som är med i reglerna, desto fler transaktioner får man med i sökningen. Därav rekommenderar vi att man använder sig av väldigt "träffsäkra" kontointervall och hellre skapar fler regler som har smalare intervall för att underlätta hanteringen.