I Boardeaser använder man sig av motpartstaggning för att identifiera vilka transaktioner som är interna. Målet är att få till uppsättningen av motpartstaggning så bra som möjligt, så att alla koncerninterna transaktioner kan identifieras och hanteras mer automatiserat. Utifrån de identifierade transaktionerna kan man sätta upp så kallade elimineringsregler för att få till mer automatiserade elimineringar i koncernbokslutet, se vidare i guiden Del 6 - Skapa elimineringar samt i nedre delen i stycken Hantera motparter i kombination med elimineringsregler.
Det går även att ställa in vilka kontointervall som ska undantas i motpartstaggningen från bokföringsintegration, bokföringsfil och transaktionstext, Inställning för kontointervall som ska exkluderas vid motpartstaggning.
Hantera motparter
Motpartstaggningen kan ske på flera olika sätt i Boardeaser. Beroende på hur bokföringen ser ut och om man har integration med ett bokföringssystem, har man olika möjligheter för uppsättning. Nedan följer hur man sätter upp det via bokföringsintegration respektive under fliken Motparter.
Olika sätt att sätta upp motparter på:
Motpartstaggning av interna transaktioner via bokföringsintegration
Automatisk motpartstaggning av transaktionstext
Motpartstaggning via bokföringskonto
1. Motpartstaggning av interna transaktioner via bokföringsintegration
En bokföringsfil innehåller inte alltid information om vilken kund eller leverantör som en faktura avser.
Se denna guide, Vilka integrationer fungerar i Boardeaser?, för information om vilka integrationer som hanterar motpartstaggning via fakturor.
Om man importerar bokföring via integration, är det för vissa bokföringssystem möjligt att använda information om bolagens organisationsnummer från kund- och leverantörsfakturor för att ”tagga” upp transaktioner med motparter från fakturaunderlag. Detta innebär att den interna transaktionen taggas upp med motpart "ERP-faktura".
Det innebär att datan från integrationen listar alla kund- och leverantörsfakturor som finns i bokföringssystemet och taggar upp bolagsnamn, totalbelopp samt fakturaavisering.
OBS! Detta kräver att man har organisationsnummer på koncernbolagen, både som kund och leverantör i bokföringssystemet samt att respektive faktura, gäller även in- och utbetalningen av densamma, bokförs på enskilda verifikat.
Vilka motparter som taggas upp kommer att synas vid respektive import av bokföring, samt att det går att hitta dessa under Ekonomi-> Datahantering-> ERP-loggar för respektive organisation.
Kontrollera att det är rätt bolag kopplat till respektive organisationsnummer i loggen.
2. Uppsättning av motparter under fliken Motparter
Fliken Motparter finns under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering. Här finns fem olika sektioner för hantering av motparter.
Motparter bokföringsfil
Om det finns en dimension eller två dimensioner i bokföringen, som alltid används mot ett visst koncernbolag, (OBS! denna kombination måste vara unik för varje bolag), kan man här koppla ihop dimensionen med det andra koncernbolagen. När bokföringen sedan importeras till koncernen "taggas" transaktionerna upp som interna och med vilket bolag de tillhör.
Tryck på respektive bolagsnamn för att få fram inställningarna.
Välj dimension i rullistan under "Dimensionsnamn" och sedan dimension/dimensioner som motsvarar bolaget i rullistan under "objektnummer". Observera att dessa utgår från den juridiska bokföringen.
När inställningarna är klara, tryck på "Spara".
Motpartstaggningen slår sedan igenom nästa gång som bokföring importeras till koncernen.
Automatisk motpartstaggning av transaktionstext
Med motpartstaggning via transaktionstext kan man via olika söktermer ”tagga” upp motparter från bokföringens transaktioner. Utöver en standardsökning med bolagens namn går det även att lägga till ytterligare söktermer.
För att aktivera motpartstaggning via transaktionstext måste du välja vilka organisationer som ska ha automatisk motpartstaggning. Det gör du genom att klicka på "Inställningar" till höger och sedan klickar på de organisationer du önskar.
När du har valt vilka organisationer som ska ha automatisk motpartstaggning visas de i listan. Här kan du lägga till eller blockera söktermer genom att klicka på de tre prickarna till höger och välja "Redigera söktermer".
Här inne kan du lägga till sökord genom att skriva in sökorden under "Text sökning". Det går öven att blockera söktermer genom att klicka på triangeln och sedan på "Spara blockerande sökterm". I detta exempel är söktermen på ABC och följande Verifikat dyker upp.
Det är viktigt att ha med sig att den söker på det exakta namnet i söktermen, dock spelar det ingen roll om det är stor eller liten bokstav.
Motpartstaggning via bokföringskonto
Om det används specifika bokföringskonto för respektive bolag i koncernen, kan dessa anges här, så fångas det upp redan i motpartstaggningen vid import av bokförings till koncernen. OBS! det är enbart konton från den juridiska bokföringen som går att använda i denna funktion.
Tanken med motpartstaggning via bokföringskonto är att alla transaktioner på ett visst konto är koncerninterna mot samma bolag. Det går alltså inte att ha samma konto mot fler organisationer, eller använda samma konton i olika organisationer.
Om så är fallet, kan motpartstaggning via transaktionstext vara ett alternativ istället.
Skapa upp motpart via bokföringskonto
Tryck på respektive bolag, alternativt "Skapa ny" för att välja organisation och ett bokföringskonton. Önskar man använda ett kontointervall, måste man först trycka på "ange kontointervall" för att kunna ange fler konton.
Tryck på Spara, och upprepa sedan tills alla konton är inlagda.
Förutsättningen för att denna motpartstaggning ska fungera, är att inga andra transaktioner finns på kontot, än mellan de bolag som anges i motparten.
Inställning för kontointervall som ska exkluderas vid motpartstaggning
De kontointervall som syns i bilden är automatiskt förvalda att inte inkluderas i motpartstaggningen, då dessa är konton som oftast inte ska elimineras i en koncern.
Det går att skapa ytterligare kontointervall genom att trycka på "Nytt kontointervall" eller redigera/ta bort befintligt genom att trycka på de tre prickarna på raden och välja Redigera eller "Ta bort". För att uppdatera motpartstaggningen med ändringarna måste koncerndatan läsas in på nytt för respektive period.
Transaktionsanalys
Här kan alla koncerninterna transaktioner som man inte vill hantera i ordinarie "Elimineringsfasen" hanteras, till exempel noll-transaktioner, öresavrundning och krediteringar. Dessa transaktioner kan städas bort så att de inte stör/påverkar övriga interna transaktioner.
Det vill säga en bortrensad öresavrundning i denna vy kommer inte att påverka matchningen som den är hänförlig till.
För att rensa transaktioner, markera de som ska hanteras och tryck på "Markera transaktioner som hanterade".
Dessa transaktioner hamnar då under fliken "interna transaktioner" (under Koncerneliminering). För att se de där behöver man trycka på Anpassa och sedan Status. Bocka i Krediterad, "Noll-transaktion" och Öresavrundning, så kommer transaktionerna fram.
Har man ett annat begrepp i bokföringstransaktionerna än kredit, går det att ändra denna sökterm, genom att trycka på de tre prickarna (...) bredvid "Markera transaktioner som hanterade" och välj "Hantera kredit-söktermer".
Motpartsavstämning
Under fliken motpartsavstämning får man en överblick över samtliga motpartstaggade koncerninterna transaktioner mellan bolagen i koncernen. Denna avstämning görs innan elimineringar utförs. Stämmer alla motpartstyper är det lätt att eliminera bort alla interna transaktioner.
Översikten är indelad i 6 olika kategorier utifrån Bas-kontoplan men det går även att lägga till egna kategorier, detta görs under fliken "Automatiska elimineringar".
Matrisen har fyra olika färgkoder som visar om en koncernintern transaktion matchar eller inte matchar mellan två bolag, se bild nedan. Matchar de inte i denna vy finns det möjlighet att rätta till dessa innan man kör sina automatiska elimineringar.
En differens mellan bolagen kan ha olika orsaker, exempelvis:
- Transaktionen är bokförd i olika perioder.
- Transaktionen är bokförd på annat konto än vad elimineringsregeln är uppsatt till.
- Valutadifferens
- Transaktionen är inte bokförd i ett av bolagen.
Hantera motparter i kombination med elimineringsregler
I Boardeaser använder man sig av motpartstaggning, för att identifiera vilka transaktioner som är interna.
Tanken är att transaktionerna som blivit motpartstaggade som interna ska hamna i "ej hanterad", finns under fliken "Koncerneliminering". Så om man fått till motpartstaggningen så som tänkt så är det interna transaktioner som ska ligga där.
Sen därefter så sätter man upp automatiska elimineringar, eller regler, så kan man kryssa i "Använd endast transaktioner med motpart".
Som försöker matcha transaktionerna som ligger i "ej hanterade" mot varandra. Matchas beloppen så elimineras transaktionerna och flyttas från ej hanterade till ”eliminerade”. Om det är några transaktioner som inte kan matchas så hamnar de i listan ”manuell hantering” och då får man undersöka varför de inte matchats. Kanske är de felaktigt motpartstaggade, att de är externa. Eller så kan det bero på något annat, dotterbolaget inte bokat upp transaktionen, bokat i fel månad, periodiserat felaktigt eller likande.
Se vidare i guiden Del 6 - Skapa elimineringar