För att kunna skapa en koncernkontoplan med utgångspunkt i den juridiska bokföringen, måste först den datan vara importerad i respektive bolag. Ytterligare information finns i guiden 1.2 Ladda upp bokföring. Det går även att skapa en koncernkontoplan utifrån exempelvis en Excel-fil.
När koncernkontoplanen är skapad går det sedan att importera bokföring till koncern. Därefter måste man ställa in startdatum i koncernen, för att ange när konsolideringen ska påbörjas i systemet.
Efter varje ändring som görs i koncernkontoplanen, kommer det upp en informationsruta om att ändringar har gjorts och man måste importera bokföringsdata till koncernen på nytt för att det ska slå igenom.
Första gången man skapar en koncernkontoplan rekommenderar vi att man avvaktar tills hela kontoplanen är färdig, innan man gör första importen av bokföring till koncern, även kallat import av koncerndata.
Om det finns flera nivåer i koncernen, se även Sub-koncerner nedan.
Koncernkontoplan
Koncernkontoplan återfinns på vänsterkanten under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering, och fliken Kontoplan. För att skapa upp en koncernkontoplan, tryck på fliken Kontoplan i nästa nivå.
Färgförklaring finns under frågetecknet bredvid texten Kontoplan.
Rött betyder således att kontot inte finns i koncernkontoplanen, och kommer även synas om man trycker på knappen "Ej hanterade konton".
Blå färg betyder att kontot finns, men har ett annat namn i koncernen. Denna färg kan förekomma ofta, då man väljer ett annat namn på kontot i koncernen, men även översätter till exempelvis engelska. Är det däremot en helt annan användning av kontot i dotterbolaget, än det är i koncernen, behöver kontot förses med en så kallad kontobrygga för att det ska bli rätt i koncernkontoplanen. Se vidare under rubriken Kontobrygga.
Utgå från en befintlig koncernkontoplan
Har du en koncernkontoplan sedan tidigare som du vill använda dig går det att kopiera in de kontona till systemet. Det går även att kombinera detta med att kopiera in de konton som man redan har i sin koncernkontoplan, och sedan lägga till ytterligare enligt stegen längre ner i guiden.
För att få in en befintlig koncernkontoplan, tryck på nedåtpilen bredvid "Nytt koncernkonto" och välj "Klistra in konton".
En ny ruta kommer upp.
Skriv in kontonummer och kontonamn, alternativt kopiera från exempelvis Excel/Google Sheets mm (observera att det då måste vara en kolumn med kontonumret och en separat med kontonamnet). Konto och namn kommer att visas i sektionen under rutan, så kan man se hur det kommer att se ut.
Tryck på "Klistra in konton" för att bekräfta. Systemet kommer nu att matcha de konton som finns i de olika bolagens juridiska bokföring med de som skapats upp i koncernkontoplanen och visualisera eventuella avvikelser under knappen "Ej hanterade konton".
Skapa en ny koncernkontoplan alternativt komplettera befintlig
Även om man redan har importerat en koncernkontoplan i steget ovan, kan det finnas ytterligare konton som behöver hanteras.
Observera att det endast går att hantera konton för ett bolag i taget!
Kryssa i rutorna framför de konton som ska ingå i koncernkontoplanen.
När önskat antal är markerat, tryck på knappen "Hantera" och välj "Använd konton i koncern" i listan. Ska ett konto istället hänvisas till ett annat konto i koncernkontoplanen, se sektionen Kontobrygga nedan.
Se guiden Hur skapar jag ett koncernkonto? för ytterligare information om hur man skapar upp enskilda konton.
Vi rekommenderar att man hanterar alla konton som är rödmarkerade.
Kontobrygga
I guiden Hur skapar jag en kontobrygga? kan du läsa mer om vad en kontobryggning är och hur den sätts upp. Tips är att börja brygga längst ner i koncernen och därefter arbeta sig uppåt för att säkerställa att alla konton bryggats korrekt från botten till toppen. Det är dock viktigt att tänka på att en kontobrygga endast sker på koncerndata, och inte påverkar den juridiska bokföringen som importeras. En kontobrygga slår först igenom efter import av data till koncern.
Det är ingen nackdel att ha många konton i sin koncernkontoplan, då det underlättar uppföljningen på koncernnivå. Det som är viktigt att brygga är om två olika konton betyder samma sak, men finns på olika platser i organisationernas kontoplaner. Samt om man har utländska bolag, som har en annan nummerserie än den man önskar i koncernen.
Det är inte att rekommendera att brygga ett resultatkonto mot ett balanskonto, så detta påverkar resultatet i koncernen. Om det ändå behövs, är det viktigt att ha det i åtanke vid uppföljningen.
Klicka på berörda konton och klicka sedan på “Brygga Konto” för att brygga.
Välj nu det koncernkontot som du vill brygga in till. Du kan även välja att tidsbegränsa bryggningen, välj då ett tidsintervall. Klicka sedan på "Spara" för att spara kontobryggan.
Det går även att brygga konton genom att klicka på fliken “Kontoplan” och underfliken “Kontobryggor” och sedan på “Ny kontobrygga”. Fyll i de rutorna som är markerade på bilden nedan.
Kontogrupper
Du kan skapa kontogrupper i fliken “Kontogrupper” med de konton som du vill ska ingå i specifika grupper. Dessa grupper kan du sedan använda i dina rapport-tabeller. Det skapas automatiskt variabler som vi kan använda. Se vidare i guiden, Hur skapar eller redigerar jag en egen kontogrupp?.
Kontoinställningar
Här ställer du in hur du vill att automatiska bokningar ska hamna i koncernen, till exempel Goodwill, valutaförändringar, minoritet. Det är viktiga att ställa in standardkonton vid uppstart så att allt hamnar korrekt i koncernen.
Om knappen "Hantera standardkonton" syns, betyder det att det fattas konton för hanteringen i koncernkontoplan. Tryck på den knappen, det går att ange andra kontonummer, och Spara för att lägga till dessa i koncernkontoplanen.
Gällande "Automatisk ombokning av periodens resultat i koncernbolag", se guiden Automatisk ombokning av periodens resultat i koncernbolag.
Radmall
I fliken radmall så kan du strukturera om hur du vill att din koncerntablå ska se ut, guiden Koncerntablå för vidare hantering.
Sub-koncerner
Finns det underkoncerner i koncernstrukturen så är det lämpligt att skapa en koncernkontoplan längst upp i koncernen och därefter dela denna till underkoncerner. Det går inte att dela en koncernkontoplan "nerifrån och upp".
Bredvid "Nytt koncernkonto" finns en nedåtpil och därunder hittar man funktionen att "Dela kontoplan till koncern".
Respektive underkoncern kan därefter utgå från denna och lägga till konton utifrån underkoncernens behov. När alla underkoncerner har en kontoplan att utgå ifrån kan kontobryggning påbörjas. Börja alltid från botten av koncernen till toppen för att säkerställa att alla bryggningar översätts korrekt från botten till toppen.
Omvandla bokföring till koncerndata
När koncernkontoplanen är skapad, kan man omvandla den juridiska bokföringen till koncernbokföring. Varje gång en ändring görs i koncernkontoplan måste bokföringen importeras till koncernen på nytt för att den ska slå igenom.
För ett dotterbolag i en annan valuta än moderbolaget, kommer den juridiska bokföringen att omräknas till valutakursen som angetts under sektionen valutakurs för respektive koncernbokslutsperiod.
Valuta
Om något av dotterbolagen har en annan valuta än moderbolaget, måste valutan ställas in före importren av bokföringen till koncernen. Valuta sätts via för varje organisation via inställningarna, se ytterligare information i guiden Administrera organisation.
Importera bokföring till koncern
Gå till Koncernekonomi-> Koncerndata-> Bokföringsdata.
Om perioden är svart eller blå betyder det att det finns juridisk bokföring att importera till koncernen. Är perioden röd, behöver man komplettera med juridisk bokföring i respektive bolag.
Bokföringen kan dock importeras utan att vara komplett, och man kan importera hur många gånger som helst. Det som kan vara bra att veta är att varje import ersätter de tidigare inlästa siffrorna, dvs det är ingen komplettering utan siffrorna ersätts komplett.
För att importera bokföring tryck på "Importera bokföringen till koncern".
Kontrollera i rutan som kommer upp att det är rätt räkenskapsår uppsatt, samt att det är rätt period som bokföringen importeras för.
Står man i en period, som är mer än en månad in på räkenskapsåret, kommer även valet upp om man vill importera även tidigare perioder i räkenskapsåret.
Kryssar man i den, så kommer de tidigare perioderna upp som förvalda.
Tryck på "Importera bokföring till koncern" för att starta importen.
När importen är klar, och allt gick bra, kommer datumet för när bokföringsdata senaste lästes in i den perioden att uppdateras.
Om bokföringen är komplett uppladdad så kommer perioderna i listan bli gröna. För information om varför en period inte blir grön, för muspekaren över brickan så kommer en ruta upp med ytterligare information.
Grönt = OK, bokföringsdatan är inläst.
Detta förutsätter även att resultatet på kontona [3000-8999] är desamma i den juridiska bokföringen som det är i den koncernimporterade datan, annars blir det gult.
Gult = Det skiljer i bokföringsdata mellan dotterbolag och koncernbolaget på konto 3000-8989.
Differenser kan bland annat bero på att koncerndata inte är uppdaterat efter ny inläsning av juridisk bokföring, alternativt öresavrundning eller bokföringsjusteringar.
Svart/blått = Det finns bokföringsdata som är redo att läsas in i koncernen
Rött = Bokföringen är ej inläst i bolaget eller om juridisk data saknas i koncernen
Grått = Dotterbolag ägdes ej i den perioden (utifrån ägarfördelningen)
Det skapas även en bokföringsfil med den importerade datan i sektionen nedanför.
Felsökning juridisk bokföring vs koncerndata
Se guiden Felsökning juridisk bokföring mot koncerndata
Sätt startdatum i koncern
Efter import av data till koncern behöver man ställa in startdatum för konsolidering i koncernen.
Startdatum för koncernen är det datum då goodwill, elimineringar och minoritet etc kommer att börja beräknas i systemet, och det är per det datumet som IB ska stämma för koncernen.
OBS! när datumet väl är satt kan man inte ändra det hur som helst, exempelvis om det finns IB-underlag, tillträdeselimineringar mm, så måste dessa tas bort först innan man ändrar startdatumet för att det inte ska bli felaktig information i systemet.
Startdatum i koncernen sätts per automatik från det tidigaste datum man har importerat bokföring till i moderbolaget.
För att antingen ändra detta och säkerställa korrekt datum;
Gå till Koncernekonomi-> Datahantering.
Under de tre prickarna (...) uppe till höger hittar man knappen Inställningar.
Tryck på knappen Inställningar.
Nu öppnas en ny ruta.
Fyll i "Startdatum koncern".
Tryck på knappen Spara under datumet. Tryck Ok för att bekräfta och stänga rutan.
Nu går det att påbörja koncernkonsolideringen.