För att kunna skapa en koncernkontoplan med utgångspunkt i den juridiska bokföringen måste den först vara importerad i respektive bolag. Ytterligare information finns i guiden Del 1.2 Importera juridisk bokföring för koncernbolag. Det går även att skapa en koncernkontoplan manuellt utifrån exempelvis en Excel-fil.
OBS! Notera att alla bokföringskonton som ska användas i koncernkontoplanen enbart får ha 4 siffror för att de ska visas i koncerntablån och gå att hantera i ex elimineringsregler mm.
När koncernkontoplanen är skapad går det sedan att importera bokföring till koncern. Därefter måste man ställa in startdatum i koncernen för att ange när konsolideringen ska påbörjas i systemet.
Efter varje ändring som görs i koncernkontoplanen kommer det upp en informationsruta om att ändringar har gjorts och att man måste importera bokföringsdata till koncernen på nytt för att det ska slå igenom.
Första gången man skapar en koncernkontoplan rekommenderar vi att man avvaktar tills hela kontoplanen är färdig innan man gör första importen av bokföring till koncern, även kallad import av koncerndata.
Om det finns flera nivåer i koncernen, se även Sub-koncerner nedan.
Innehållsförteckning
Utgå från en befintlig koncernkontoplan
Skapa en ny koncernkontoplan alternativt komplettera befintlig
Omvandla bokföring till koncerndata
Importera bokföring till koncern
Felsökning juridisk bokföring vs koncerndata
Koncernkontoplan
Koncernkontoplan återfinns på vänsterkanten under Koncernekonomi > Koncernkonsolidering och fliken Kontoplan.
Efter import av juridisk bokföring kommer man här att kunna se alla konton som har bokföring från respektive bolag. Dessa kan sedan läggas till direkt i koncernkontoplanen, alternativt att beloppet på kontot ska flyttas till ett annat konto för respektive period. Se ytterligare information under sektionen Kontobrygga.
Färgförklaring finns under frågetecknet bredvid texten Kontoplan.
Rött betyder således att kontot inte finns i koncernkontoplanen, och kommer även att synas om man trycker på knappen "Ej hanterade konton".
Blå färg betyder att kontot finns, men har ett annat namn i koncernen. Denna färg kan förekomma ofta, då man väljer ett annat namn på kontot i koncernen, men även översätter till exempelvis engelska. Är det däremot en helt annan användning av kontot i dotterbolaget än det är i koncernen, behöver kontot förses med en så kallad kontobrygga för att beloppet från det kontot ska hamna på rätt ställe i koncernkontoplanen. Se vidare under rubriken Kontobrygga.
Utgå från en befintlig koncernkontoplan
Har du en koncernkontoplan sedan tidigare som du vill använda dig av, går det att kopiera in de kontona till systemet. Det går även att kombinera detta med att kopiera in de konton som man redan har i sin koncernkontoplan, och sedan lägga till ytterligare enligt stegen längre ner i guiden.
För att få in en befintlig koncernkontoplan, tryck på nedåtpilen bredvid "Nytt koncernkonto" och välj "Klistra in konton".
En ny ruta kommer upp.
Skriv in kontonummer och kontonamn, alternativt kopiera från exempelvis Excel/Google Sheets m.m. (observera att det måste vara en kolumn med kontonumret och en separat med kontonamnet). Konto och namn kommer att visas i sektionen under rutan, så kan man se hur det kommer att se ut.
Tryck på "Klistra in konton" för att bekräfta. Systemet kommer nu att matcha de konton som finns i de olika bolagens juridiska bokföring med de som skapats i koncernkontoplanen och visualisera eventuella avvikelser under knappen "Ej hanterade konton".
Skapa en ny koncernkontoplan alternativt komplettera befintlig
Även om man redan har importerat en koncernkontoplan i steget ovan, kan det finnas ytterligare konton som behöver hanteras.
Observera att det endast går att hantera konton för ett bolag i taget!
Kryssa i rutorna framför de konton som ska ingå i koncernkontoplanen.
När önskat antal är markerat, tryck på knappen "Hantera" och välj "Använd konton i koncern" i listan. Ska ett konto istället hänvisas till ett annat konto i koncernkontoplanen, se sektionen Kontobrygga nedan.
Se guiden Skapa, redigera eller ta bort ett koncernkonto för ytterligare information om hur man hanterar enskilda konton.
Vi rekommenderar att man hanterar alla konton som är rödmarkerade.
Kontobrygga
Kontobryggningen fungerar på så sätt att det är respektive periods transaktioner som flyttas från det ursprungliga kontot till det nya. Detta innebär att om det är ett balanskonto som bryggas, och det exempelvis bara finns ett IB-värde på det kontot, så är det enbart i den första perioden i räkenskapsåret som beloppet kommer att flyttas från det bryggade kontot.
Det är ingen nackdel att ha många konton i sin koncernkontoplan, då det underlättar uppföljningen på kontonivå. Kontobryggningen är främst tänkt att användas för att kunna flytta om belopp till rätt ställen enligt koncernstandarden. Samt om man har utländska bolag som har alternativt en annan nummerserie än uppställningen i koncernkontoplan alternativt konton med fler än 4 siffror, så behöver dessa bryggas.
Vi rekommenderar att börja kontobryggningen "längst ner" i koncernstrukturen och arbeta sig uppåt för att säkerställa att alla konton har bryggats korrekt från "botten till toppen". Det är dock viktigt att tänka på att en kontobrygga enbart påverkar koncerndatan och inte den juridiska bokföringen.
Det är inte att rekommendera att brygga ett resultatkonto mot ett balanskonto, eftersom detta påverkar resultatet i koncernen. Om det ändå behövs, är det viktigt att ha det i åtanke vid uppföljningen.
Skapa en kontobrygga
Markera ett eller flera konton och tryck sedan på Hantera och välj “Brygga Konto”. Observera att om man väljer flera konton går det ändå bara att brygga dessa till ett konto.
En ny ruta kommer upp. Bolagsnamnet är förvalt i listan under dotterbolag.
Beskrivningen går att ändra. Det är denna benämning för kontobryggningen som kommer att visas under fliken Kontobryggor.
Ange till konto för bryggningen.
Det går även att välja att tidsbegränsa bryggningen om den inte ska gälla för hela räkenskapsåret, alternativt enbart för ett räkenskapsår, men inte efterföljande.
Ange i så fall från- och tilldatum för giltigheten.
Tryck på Spara för att bekräfta.
En kontobrygga slår först igenom efter import av data till koncern. Detsamma gäller om kontobryggningen tas bort eller ändras, så händer ingenting i koncerndatan förrän en ny import görs.
Det går även att brygga konton från fliken Kontobryggor.
Tryck på “Ny kontobrygga”. Går man via detta steg, behöver även bolaget anges som bryggningen gäller för, annars är det samma princip som ovan.
Kontogrupper
Du kan skapa kontogrupper i fliken “Kontogrupper” med de konton som du vill ska ingå i specifika grupper. Dessa grupper kan du sedan använda i dina rapport-tabeller. Det skapas automatiskt variabler som vi kan använda. Se vidare i guiden, Hur skapar eller redigerar jag en egen kontogrupp?.
Kontoinställningar
Här ställer du in hur du vill att automatiska bokningar ska hamna i koncernen, till exempel goodwill, valutaförändringar, minoritet. Det är viktigt att ställa in standardkonton vid uppstart så att allt hamnar korrekt i koncernen.
Om knappen "Hantera standardkonton" syns betyder det att det fattas konton för hanteringen i koncernkontoplanen. Tryck på den knappen. Det går att ange andra kontonummer och Spara för att lägga till dessa i koncernkontoplanen.
Gällande "Automatisk ombokning av periodens resultat i koncernbolag", se guiden Automatisk ombokning av periodens resultat i koncernbolag.
Radmall
I fliken Radmall så kan du strukturera om hur du vill att din koncerntablå ska se ut, guiden Koncerntablå för vidare hantering.
Sub-koncerner
Finns det underkoncerner i koncernstrukturen, så är det lämpligt att skapa en koncernkontoplan längst upp i koncernen och därefter dela denna till underkoncerner. Det går inte att dela en koncernkontoplan "nerifrån och upp".
Bredvid "Nytt koncernkonto" finns en nedåtpil och därunder hittar man funktionen "Dela kontoplan till koncern".
Respektive underkoncern kan därefter utgå från denna och lägga till konton utifrån underkoncernens behov. När alla underkoncerner har en kontoplan att utgå ifrån kan kontobryggning påbörjas. Börja alltid från botten av koncernen till toppen för att säkerställa att alla bryggningar översätts korrekt från botten till toppen.
Omvandla bokföring till koncerndata
När koncernkontoplanen är skapad, kan man omvandla den juridiska bokföringen till koncernbokföring. Varje gång en ändring görs i koncernkontoplanen måste bokföringen importeras till koncernen för att ändringen ska slå igenom. Se även guiden Juridisk bokföring vs koncerndata för skillnader i dessa två datakällor.
OBS! innan första importen genomförs, dubbelkolla att alla bolag har fått korrekt startdatum och eventuellt slutdatum i ägarfördelningen i koncernträdet, se guiden Del 1.1 Skapa ägarförhållande. Detta är för att säkerställa att det enbart är för perioder som bolagen ägdes i koncernen som det importeras bokföring för.
För ett dotterbolag i en annan valuta än moderbolaget, kommer den juridiska bokföringen att omräknas till valutakursen som angetts under sektionen valutakurs för respektive koncernbokslutsperiod. Se guiden Hantering av bolag med annan valuta än koncern för ytterligare information kring detta.
Importera bokföring till koncern
Gå till Koncernekonomi-> Koncerndata-> Bokföringsdata.
Tryck på "Importera bokföring till koncern".
Se guiden Månadskonsolidering: 2.2) Importera bokföring till koncern för ytterligare information om vad som sker i samband med importen och färg på brickorna etc.
Felsökning juridisk bokföring vs koncerndata
Se guiden Felsökning juridisk bokföring mot koncerndata.
Sätt startdatum i koncern
Efter import av data till koncernen behöver man ställa in startdatum för konsolidering i koncernen.
Startdatum för koncernen är det datum då goodwill, elimineringar och minoritet etc. kommer att börja beräknas i systemet, och det är per det datumet som IB ska stämma för koncernen.
OBS! När datumet väl är satt kan man inte ändra det hur som helst. Exempelvis om det finns IB-underlag, tillträdeselimineringar m.m., så måste dessa tas bort först innan man ändrar startdatumet för att det inte ska bli felaktig information i systemet.
Startdatum i koncernen sätts per automatik från det tidigaste datum man har importerat bokföring till i moderbolaget.
För att antingen ändra detta och säkerställa korrekt datum;
Gå till Koncernekonomi > Datahantering.
Under de tre prickarna (···) uppe till höger hittar man knappen Inställningar.
Tryck på knappen Inställningar.
Nu öppnas en ny ruta.
Fyll i "Startdatum koncern".
Tryck på knappen Spara under datumet. Tryck Ok för att bekräfta och stänga rutan.
Eliminera förvärv av dotterbolag
När importen till koncernen är gjord och startdatum är satt, kan arbetet med att eliminera förvärvet av dotterbolag påbörjas, fortsätt till guiden Del 3 - Skapa en förvärvsanalys.