För att kunna påbörja konsolideringen i systemet är det en del inställningar som behöver göras för att kunna arbeta vidare med att få fram ett koncernbokslut per önskad periodicitet. Se även Checklista för uppstart av koncern för att se alla stegen i uppsättningen samlade på ett ställe med länkar till respektive guide.
Innehållsförteckning
Importera juridisk bokföring för koncernbolag
Olika metoder för att importera bokföring
Importera juridisk bokföring för dotterbolag
Lägg till dotterbolag
Gå in på det som ska vara moderbolaget och tryck på Administration-> Koncern i vänstermenyn för att komma till koncernträdet. För att direkt kunna lägga till ett dotterbolag i koncernträdet, behöver användaren ha admin-behörighet även till det bolaget.
Första gången måste man trycka på knappen “Lägg till organisation” för att komma vidare.
En ny ruta kommer upp.
Välj nu det första dotterbolaget att bjuda in till koncernen. Moderbolaget står under organisation och dotterbolaget väljs i rullistan under Dotterbolag. Att bjuda in via medlemsskap är förikryssat och betyder att om den person som lägger till dotterbolaget i denna vy är administratör i bolaget, läggs det till per automatik i koncernstrukturen. Annars måste man välja att bjuda in via e-post, så kommer administratören i bolaget att behöva godkänna inbjudan för att bolaget ska läggas till.
Tryck på Lägg till för att spara. Nu dyker dotterbolaget upp i koncernträdet.
Efter det att första bolaget är tillagt, kommer koncernträdet att visas via Administration-> Koncern.
För att lägga till ytterligare dotterbolag till koncernträdet, tryck på de tre punkter (···) på raden med moderbolagets namn, och välj alternativet "Lägg till dotterbolag".
Samma ruta kommer upp för att bjuda in dotterbolag som i första steget.
För information om hur man tar bort bolag, se guiden Hur tar jag bort eller avyttrar ett dotterbolag?.
För att koncernträdet ska återspela ägandet i koncernen per år och för att bokföringen från respektive bolag kommer in från rätt period i koncernen, behöver en ägarfördelning anges per dotterbolag, om det inte redan har lagts till i samband med att bolaget lades till.
Lägg till ägarfördelning
Som standard visas inte ägarfördelningen i strukturen för att göra den mer översiktlig.
Tryck på knappen Visa för att få fram möjligheten att lägga till eller redigera en ägarfördelning.
Startdatum är lika med förvärvsdatum.
Ange totalt antal aktier och röster samt ägd andel av dessa; det räcker med att ange ett antal så att procentsatsen återspeglar ägarförhållandet. Antalet används inte på något annat ställe.
Systemet kommer själv räkna ut vilken typ av ägarförhållande som moderbolaget och dotterbolaget har utifrån procentsatsen av rösterna, vilka kan vara dotterbolag, intressebolag eller investeringsbolag. Observera att det enbart är för typen dotterbolag som det går att importera bokföring till i systemet.
Önskar man exempelvis att importera bokföring för ett intressebolag, måste man ändra manuellt i rullistan till typen dotterbolag.
Det går även att ändra i rullistan om systemet inte tolkar procentsatsen som anges i ägarfördelningen på önskat sätt.
När informationen är rätt ifylld, tryck på Spara för att bekräfta och ägarfördelningen läggs till bolaget.
För ytterligare information om vad som händer i systemet när en ägarfördelning läggs till eller ändras, se guiden Koncernträd och ägarförhållanden.
Nästa steg är att ladda upp juridisk bokföring för moderbolaget för att komma vidare med uppsättningen av koncernen. Det går att komplettera med att importera bokföring för alla dotterbolag samtidigt, efter det att koncernboksluten är skapade, vilket vi rekommenderar med att man väntar med tills dess.
Importera juridisk bokföring för koncernbolag
Vi rekommenderar att man i detta steg enbart laddar upp bokföring för de år som ska konsolideras i systemet. Vid importen av bokföring till moderbolaget skapas räkenskapsåren upp både för moderbolaget och koncernen, samt att startdatumet för koncernkonsolideringen sätts i systemet till första datumet i det första räkenskapsåret.
Olika metoder för att importera bokföring
Om ett bolag har en kontoplan med fler än fyra (4) siffror måste en inställning aktiveras för, för att bokföringen för de bolagen ska gå att importera, se guiden Läs in bokföringsfil som innehåller bokföringskonton med fler än fyra siffror för information om hur det aktiveras.
Ett alternativ är att importera bokföring via integration från vissa bokföringssystem. Se denna guide för vilka system som är aktuella samt hur man gör den importen, Importera bokföring via integration.
Det andra alternativet är att importera bokföring via fil. Se guiden Ladda upp eller ta bort bokföringsfil för ytterligare information om vilka filformat som stöds samt hur importen görs.
Skapa koncernbokslut
Efter att juridisk bokföring har importerats går det att skapa koncernbokslut baserat på de räkenskapsår som bokföring har importerats för. För ytterligare information om koncernbokslut och hantering av dessa se guiden Koncernbokslut.
Koncernbokslut återfinns under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering. Man hamnar automatiskt på Inställningar-> Koncernbokslut första gången.
Tryck på knappen “Nytt koncernbokslut”.
Inställning behöver göras för räkenskapsår, bokslutstyp samt period.
För närvarande finns bokslutstyperna; År, Tertial, Kvartal och Månad.
Väljs annan typ än år, går det att skapa upp alla perioder för räkenskapsåret samtidigt, genom att välja sista perioden i rullistan för Period och sedan trycka Spara. Alternativt skapa upp enskilda var för sig, dock måste åtminstone första perioden som konsolideringen görs i skapas upp i detta steg. Resten kan kompletteras med senare.
Importera juridisk bokföring för dotterbolag
Importera juridisk bokföring för dotterbolagen, eftersom även dessa bokföringskonton behövs när koncernkontoplanen ska skapas.
Se guiden Månadskonsolidering: 2.1) Läs in bokföringsdata för ytterligare information om hur detta görs, då det nu är möjligt att importera bokföring för att bolag samtidigt från koncernverktyget.
När stegen i del 1 är klara, gå vidare till Del 2 - Skapa koncernkontoplan och importera bokföring till koncern för att fortsätta uppsättningen.