I Boardeaser använder man sig av motpartstaggning för att identifiera vilka transaktioner som är interna. Målet är att få till uppsättningen av motpartstaggning så bra som möjligt, så att alla koncerninterna transaktioner kan identifieras och hanteras mer automatiserat. Utifrån de identifierade transaktionerna kan man sätta upp så kallade elimineringsregler för att få till mer automatiserade elimineringar i koncernbokslutet. Se vidare i guiden Del 6 - Skapa elimineringar samt i nedre delen i stycket Hantera motparter i kombination med elimineringsregler.
Det går även att ställa in vilka kontointervall som ska undantas i motpartstaggningen från bokföringsintegration, bokföringsfil och transaktionstext, Inställning för kontointervall som ska exkluderas vid motpartstaggning.
Innehållsförteckning
Motpartstaggning av interna transaktioner via bokföringsintegration
Uppsättning av motparter under fliken Motparter
Motpartstaggning via transaktionstext
Motpartstaggning via bokföringskonto
Inställningar - kontointervall som ska exkluderas vid motpartstaggning
Hantera motparter i kombination med elimineringsregler
Hantera motparter
Motpartstaggningen kan ske på flera olika sätt i Boardeaser. Beroende på hur bokföringen ser ut och om man har integration med ett bokföringssystem, har man olika möjligheter för uppsättning. Nedan följer hur man sätter upp det via bokföringsintegration respektive under fliken Motparter.
Motpartstaggning av interna transaktioner via bokföringsintegration
En bokföringsfil innehåller inte alltid information om vilken kund eller leverantör som en faktura avser.
Se guiden Vilka integrationer fungerar i Boardeaser? för information om vilka integrationer som hanterar motpartstaggning via fakturor.
Om man importerar bokföring via integration, är det för vissa bokföringssystem möjligt att använda information om bolagens organisationsnummer från kund- och leverantörsfakturor för att ”tagga” upp transaktioner med motparter från fakturaunderlag. Detta innebär att den interna transaktionen taggas upp med motpart "ERP-faktura".
Det innebär att datan från integrationen listar alla kund- och leverantörsfakturor som finns i bokföringssystemet och taggar upp bolagsnamn, totalbelopp samt fakturaavisering.
OBS! Detta kräver att man har organisationsnummer på koncernbolagen, både som kund och leverantör i bokföringssystemet, samt att respektive faktura samt in- och utbetalningen av densamma bokförs på enskilda verifikat.
Vilka motparter som taggas upp kommer att synas vid respektive import av bokföring samt att det går att hitta dessa under Ekonomi-> Datahantering-> ERP-loggar för respektive organisation.
Kontrollera att det är rätt bolag kopplat till respektive organisationsnummer i loggen.
Uppsättning av motparter under fliken Motparter
Fliken Motparter finns under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering. De första tre flikarna är för uppsättning.
Vi rekommenderar att alltid använda sig av motpartstaggningen via transaktionstext (denna är aktiverad per automatik för alla nya kunder), samt att vara noga med att döpa manuella verifikat till företagsnamnet (eller förkortning och lägga till även denna) på mottagande koncernbolag. För kund- och leverantörsfakturor går det i de flesta system att välja att företagsnamnet står med i verifikatet.
Motparter via bokföringsfil
Om det finns en dimension eller två dimensioner i bokföringen som alltid används mot ett visst koncernbolag (OBS! denna kombination måste vara unik för varje bolag), kan man här koppla ihop dimensionen med de andra koncernbolagen. När bokföringen sedan importeras till koncernen "taggas" transaktionerna upp som interna och med vilket bolag de tillhör.
Tryck på respektive bolagsnamn för att få fram inställningarna.
Välj dimension i rullistan under "Dimensionsnamn" och sedan dimension/dimensioner som motsvarar bolaget i rullistan under "objektnummer". Observera att dessa utgår från den juridiska bokföringen.
När inställningarna är klara, tryck på "Spara".
Motpartstaggningen slår sedan igenom nästa gång som bokföring importeras till koncernen.
Motpartstaggning via transaktionstext
Med motpartstaggning via transaktionstext kan man via olika söktermer ”tagga” upp motparter från bokföringens transaktioner. Utöver en standardsökning med bolagens namn går det även att lägga till ytterligare söktermer. För alla nya koncerner aktiveras motpartstaggningen per automatik.
För att aktivera eller inaktivera manuellt tryck på knappen Inställningar till höger.
Kryssa i eller ur "automatisk motpartstaggning", alternativt välj enskilda bolag.
Tryck på Spara för att bekräfta.
De organisationer som är markerade kommer att visas i listan. Det går att lägga till eller blockera söktermer. Gå till det bolag där söktermerna behöver justeras. Tryck på de tre prickarna (···) till höger och välj "Redigera söktermer".
Genom att skriva in sökorden under "Text sökning" kan man sedan välja att spara dem genom att trycka på "Spara sökterm". Kontrollera träffarna på söktermen innan de sparas för att säkerställa att de ger rätt resultat, då denna funktion sedan skapar interna transaktioner utifrån dessa via elimineringsreglerna. Annars är risken att det skapas felaktiga "interna transaktioner".
Det går även att blockera söktermer genom att trycka på nedåtpilen och sedan på "Spara blockerande sökterm".
I exemplet nedan visas de transaktioner som får träff på ordet ABC.
Det är viktigt att ha med sig att den söker på det exakta namnet i söktermen. Dock spelar det ingen roll om det är stor eller liten bokstav.
Motpartstaggning via bokföringskonto
Om det används specifika bokföringskonton för respektive bolag i koncernen, kan dessa anges här, så fångas det upp redan i motpartstaggningen vid import av bokföring till koncernen. OBS! Det är enbart konton från den juridiska bokföringen som går att använda i denna funktion.
Tanken med motpartstaggning via bokföringskonto är att alla transaktioner på ett visst konto är koncerninterna mot samma bolag. Det går alltså inte att ha samma konto mot fler organisationer eller använda samma konton i olika organisationer.
Om så är fallet, kan motpartstaggning via transaktionstext vara ett alternativ istället.
Skapa upp motpart via bokföringskonto
Tryck på respektive bolag, alternativt "Skapa ny" för att välja organisation och ett bokföringskonto. Önskar man använda ett kontointervall, måste man först trycka på "ange kontointervall" för att kunna ange fler konton.
Tryck på Spara och upprepa sedan tills alla konton är inlagda.
Förutsättningen för att denna motpartstaggning ska fungera är att inga andra transaktioner finns på kontot än mellan de bolag som anges i motparten.
Inställningar - kontointervall som ska exkluderas vid motparts-taggning
Som standard finns det ett antal kontointervall redan uppsatta och som inte inkluderas i motpartstaggningen, då dessa är konton som oftast inte ska elimineras i en koncern. Dessa transaktioner får status Exkluderad i motpartstaggningen, och kommer därför inte att tas med i elimineringsreglerna eller hamna under "Interna transaktioner". Detta har ingen påverkan på koncernbokföringen, utan enbart en status att de inte tas med i konsolideringen av koncerninterna transaktioner.
Det går att skapa ytterligare kontointervall genom att trycka på "Nytt kontointervall" eller redigera/ta bort befintliga genom att trycka på de tre prickarna på raden och välja Redigera eller Ta bort. För att uppdatera motpartstaggningen med ändringarna måste koncerndatan läsas in på nytt för respektive period.
Transaktionsanalys
Här kan alla koncerninterna transaktioner som man inte vill hantera i ordinarie "Elimineringsfasen" hanteras, till exempel noll-transaktioner, öresavrundning och krediteringar. Dessa transaktioner kan städas bort så att de inte stör/påverkar övriga interna transaktioner.
Det vill säga, en bortrensad öresavrundning i denna vy kommer inte att påverka matchningen som den är hänförlig till.
För att rensa transaktioner, markera de som ska hanteras och tryck på "Markera transaktioner som hanterade".
Dessa transaktioner hamnar då under fliken "interna transaktioner" (under Koncerneliminering). För att se dem där behöver man trycka på Anpassa och sedan Status. Bocka i Krediterad, "Noll-transaktion" och Öresavrundning, så kommer transaktionerna fram.
Har man ett annat begrepp i bokföringstransaktionerna än kredit, går det att ändra denna sökterm genom att trycka på de tre prickarna (···) bredvid "Markera transaktioner som hanterade" och välja "Hantera kredit-söktermer".
Motpartsavstämning
Under fliken motpartsavstämning får man en överblick över samtliga motpartstaggade koncerninterna transaktioner mellan bolagen i koncernen. Denna avstämning görs innan elimineringar utförs. Stämmer alla motpartstyper, är det lätt att eliminera bort alla interna transaktioner.
Översikten är indelad i sex olika kategorier utifrån Bas-kontoplan, men det går även att lägga till egna kategorier. Detta görs under fliken "Automatiska elimineringar".
Matrisen har fyra olika färgkoder som visar om en koncernintern transaktion matchar eller inte matchar mellan två bolag, se bild nedan. Matchar de inte i denna vy finns det möjlighet att rätta till dessa innan man kör sina automatiska elimineringar.
En differens mellan bolagen kan ha olika orsaker, exempelvis:
- Transaktionen är bokförd i olika perioder.
- Transaktionen är bokförd på annat konto än vad elimineringsregeln är uppsatt till.
- Valutadifferens
- Transaktionen är inte bokförd i ett av bolagen.
Hantera motparter i kombination med elimineringsregler
I Boardeaser använder man sig av motpartstaggning för att identifiera vilka transaktioner som är interna.
Tanken är att transaktionerna som blivit motpartstaggade som interna ska hamna i "Ej hanterad". De finns under fliken "Koncerneliminering". Så om man har fått till motpartstaggningen så som tänkt så är det interna transaktioner som ska ligga där.
Sen därefter så sätter man upp automatiska elimineringar, eller regler, så kan man kryssa i "Använd endast transaktioner med motpart".
Som försöker matcha transaktionerna som ligger i "Ej hanterade" mot varandra. Matchas beloppen så elimineras transaktionerna och flyttas från ej hanterade till ”Eliminerade”. Om det är några transaktioner som inte kan matchas så hamnar de i listan ”Manuell hantering” och då får man undersöka varför de inte matchats. Kanske är de felaktigt motpartstaggade, att de är externa. Eller så kan det bero på något annat, exempelvis att dotterbolaget inte har bokat upp transaktionen, bokat i fel månad, periodiserat felaktigt eller likande.
Se vidare i guiden Del 6 - Skapa elimineringar