I en koncern ska alla interna transaktioner mellan koncernbolag elimineras (räknas bort).
Under fliken Koncernkonsolidering-> Koncerneliminering får man en överblick av koncernen via koncerntablån. Se guiden Koncerntablå, för ytterligare information om hur den är uppbyggd och vilka funktioner som finns.
Det går att skapa manuella elimineringar direkt från koncerntablån (men även på andra ställen, se nedan) eller skapa elimineringsregler under fliken "Automatiska elimineringar" för att kunna matcha transaktioner via bokföringskonton mellan koncernbolagen samt att man även kan behöva motpartstaggningen för identifieringen.
I guiden, Del 5 - Motparter, finns information om hur man kan skapa upp motpartstaggning för att identifiera de interna transaktionerna och på så sätt underlätta när elimineringarna ska göras.
Innehållsförteckning
Manuell eliminering av interna transaktioner
Automatiska elimineringar - elimineringsregler
Manuella elimineringar
Det går att göra manuella elimineringar direkt via koncerntablån. Högerklicka på ett belopp och välj "Ny eliminering", alternativt tryck på "Ny eliminering" uppe till höger.
Det går även att skapa en manuell eliminering från fliken Elimineringar. Tryck på "Ny eliminering" även här.
Motsvarande ruta kommer upp för alla alternativ. Skillnaden är om man högerklickat på ett belopp om valt "Ny eliminering", så kommer beloppet automatiskt att föreslås i den första transaktionen.
För de andra alternativen är beloppet 0.
Beskrivning - namn på elimineringen, specificera noga, då detta är den enda sökbarheten i listan över elimineringar.
Kategori - anger vilken kolumn som beloppet hamnar under i koncerntablån.
Organisation - välj i rullistan
Konto - välj i rullistan
Observera att kontot måste finnas i koncernkontoplanen för att det ska kunna elimineras mot, se guiden Hur skapar jag ett koncernkonto? för att lägga till ytterligare konton i koncernkontoplanen.
Belopp - tänk på om beloppet ska vara i debet eller kredit (-)
Det får inte finnas någon rad utan belopp, och verifikaten måste alltid balansera för att det ska gå att spara.
Manuell eliminering av interna transaktioner
Det går även att matcha interna transaktioner via denna funktion. Detta görs genom att trycka på förstoringsglaset, så kommer matchningsfunktionen fram.
För att kunna matcha en transaktion måste man först välja ett konto, annars går det inte att trycka på knappen.
Nu dyker funktionen "Spåra transaktioner" upp och man kan söka på samma sätt som när Matcha-knappen används under interna transaktioner.
När den första transaktionen är hittad är det bara en transaktion som ska elimineras. Välj Spara för att sedan kunna fylla i resterande information manuellt i verifikatet.
Vill man söka kunna söka efter en transaktionen att eliminera mot, välj istället Matcha, till höger om transaktionen. Då kommer högerdelen upp enligt bilden nedan och man kan söka efter matchningen.
Se guiden Månadskonsolidering: 4) Motparter och elimineringar under sektionen "Interna transaktioner" för ytterligare information om hur matchningsfunktionen används.
När transaktionen är hittad, tryck på Spara för att godkänna matchningen.
Det går sedan även att fylla på med ytterligare rader och söka transaktioner i elimineringsverifikatet.
Avsluta med att spara verifikatet för att godkänna elimineringarna.
Exempel på manuell eliminering
För utländska dotterbolag behöver omräkningsdifferenser, t.ex. att eliminering av andelar i dotterbolag inte blir exakt belopp p.g.a. valutaomräkningen hanteras genom en manuell eliminering. Detta kan bokas bort mot exempelvis standardkonto för omräkningsdifferens 2070/2071.
Automatiska elimineringar - elimineringsregler
I fliken “Automatiska elimineringar” finns möjligheten att sätta upp elimineringsregler mellan två eller flera bolag inom koncernen för specifika konton eller intervall. I reglerna samlas de interna transaktionerna upp och hanteras vidare. Observera att varje transaktion är tänkt att motsvara en annan transaktion i ett koncernbolag.
Notera att elimineringar inte sker automatiskt, utan man måste granska transaktionerna och sedan spara för att det ska slå igenom.
Tänk på att inte skapa regler med stora kontointervall om det är blandat med interna och externa transaktioner, då systemet endast matchar transaktioner med exakta belopp (eventuell öresdifferens kan fungera), och det kan bli mycket manuellt arbete annars med att matcha många transaktioner samtidigt.
Skapa elimineringsregler
Tryck på "Ny elimineringsregel" för att skapa en ny regel.
För att skapa en elimineringsregel så behöver följande fyllas i:
Namn - detta ger benämning i listan för regeln samt på elimineringsverifikatet som skapas via regeln och som kommer att synas under fliken "Elimineringar".
Kategori - använd befintliga eller skapa nya. Se guiden Frågor kring elimineringar för ytterligare information.
Utlösare
Använd alltid:
- "Förändring i period" - regeln ska matcha förändringen i en period utifrån konton och organisationer.
Action
- "Matcha" - när man har valt bolag och konton så matchas interna transaktioner mellan dessa namngivna bolag och konton.
- "Ensidig eliminering" - det går inte att välja flera bolag, utan detta fungerar bara från ett bolag till ett annat. Elimineringen görs på angivna kontona, utan att ta hänsyn till om det matchar i bokföringen.
Från organisation (tänk på att ange alla bolag som kan finnas inom intervallet av konton)
Till organisation (tänk på att ange alla bolag som kan finnas inom intervallet av konton)
Från konto - Till konto (tryck på "ange kontointervall" för att ange fler konton")
- Det är dessa konton som systemet kommer att titta på, utifrån de organisationer som är valda ovan, och hitta transaktioner för.
Dessa två kryss nedan behöver inte anges på båda sidor, om det är olika beroende på konto/kontointervall i bokföringen.
Hantera endast transaktioner med matchning
- Om rutan inte är förkryssad, kommer systemet per automatik att ange antalet transaktioner som matchar och inte matchar enligt regeln, samt att de ej matchade transaktionerna är förvalda för manuell hantering under "interna transaktioner" efter att man kört regeln.
- Om rutan är förkryssad, kommer systemet per automatik bara ange det antal transaktioner både som matchar från regeln, samt att de ej matchade transaktionerna inte tas med per automatik för manuell hantering under "interna transaktioner" efter att man kört regeln.
Använd endast transaktioner med motpart
- Om rutan är ikryssad kommer endast transaktioner med motpart att visas när man kör regeln.
- Om rutan inte är ikryssad tar systemet ingen hänsyn till om transaktionen har en motpart eller inte i regeln.
Ytterligare information om hur man sätter upp motpartstaggning finns i guiden Del 5 - Motparter.
Om kryssen sätts i på båda sidorna i regeln, kommer ytterligare en kryssruta upp, "Motpartsavstämning".
Kryssas denna för, kommer kontointernvallet att synas under fliken Motpartsavstämning under Motparter. Ytterligare information finns i guiden Del 5 - Motparter.
Spara regel
När allt är ifyllt i regeln, tryck på "Spara" för att bekräfta regeln.
Redigera eller ta bort elimineringsregel
Det går att redigera alla inställningar i reglerna när som helst, samt att det även går att välja att regeln inte ska vara aktiv längre utan att man behöver ta bort den.
Tryck på de tre prickarna (···) och välj "Redigera".
Väljer man istället "Ta bort", kommer en fråga upp där man får bekräfta borttagandet av regeln.
Vid redigering kommer samma ruta upp som när man skapade regeln, med tillägget längst ner för kryssrutan aktiv.
Gör eventuella förändringar och bekräfta med Spara.
Kontrollera transaktioner i regeln
Det går att kontrollera vilka träffar man får på respektive regel. Tryck på "Kör regel" för att se resultatet. OBS! För att träffar ska komma upp förutsätter det att eventuella motparter har hanterats samt att koncerndata är importerade för respektive period.
FAQ elimineringsregler
Se även guiden Elimineringar eller Frågor kring elimineringar för ytterligare information om elimineringar.
Kan jag se vem som har skapat elimineringsreglerna?
Nej, man kan inte se vem som skapat reglerna.
Vad ska jag tänka på när jag skapar en elimineringsregel?
Ju bättre koll man har på hur de interna transaktionerna sker i koncernen, desto effektivare kommer konsolideringen att vara.
Tänk på att kontointervallen inte får överlappa varandra, så kontrollera alltid detta när reglerna är uppsatta.
Hur många elimineringsregler kan jag ha?
Du kan skapa hur många regler som helst och vi ger ingen rekommendation om hur många. Man bör skapa regler efter hur de interna transaktionerna sker i koncernen.
Hur breda kan kontointervallen vara i reglerna?
Ju fler konton som är med i reglerna, desto fler transaktioner får man med i sökningen. Därav rekommenderar vi att man använder sig av väldigt "träffsäkra" kontointervall och hellre skapar fler regler som har smalare intervall för att underlätta hanteringen.