För att kunna arbeta med konsolidering och elimineringar i koncernen måste man först importera bokföringen till koncernbolaget, för att omvandla den juridiska bokföringen till koncerndata i koncernkontoplan, Månadskonsolidering: 2.2) Läs in koncerndata.
När importen görs kommer även "motparter" från de olika organisationerna kunna taggas upp på olika sätt för att underlätta elimineringar. Därefter kan man sedan använda elimineringsregler baserat på detta.
Denna guide innehåller
Motparter
Motparter används för att definiera, "tagga upp", vilka transaktioner som är interna och inte. Detta används sedan när man skapar upp elimineringsregler för att göra mer automatiserade elimineringar. Det finns ett antal olika sätt att definiera transaktionerna med motparter.
Se guiden Del 5 - Motparter för ytterligare information.
Gå igenom flikarna under Koncernkonsolidering-> Motparter för att kontrollera att alla uppsättningar är korrekt gjorda.
Motparter bokföringsfil
Efter att allt är inställt slår motpartstaggningen igenom när bokföring importeras till koncernen. Om ytterligare bolag har tillkommit i koncernen, se guiden Motparter för inställningar.
Motpartstaggning via transaktionstext
Om funktionen är inställd på "Automatisk motpartstaggning" (se guiden Motparter) kommer motpartstaggningen att köras när bokföring importeras till koncernen, och motparterna körs igenom när sidan öppnas. Om ytterligare bolag har tillkommit i koncernen, se guiden Motparter för inställningar.
Motpartstaggning via bokföringskonto
Om denna funktion används och ytterligare bolag har tillkommit i koncernen, se guiden Motparter för inställningar.
Transaktionsanalys
Här kan alla koncerninterna transaktioner, som man inte vill hantera i ordinarie "Elimineringsfasen", hanteras, till exempel noll-transaktioner, öresavrundning och krediteringar. Dessa transaktioner kan städas bort så att de inte stör/påverkar övriga interna transaktioner. Se guiden Motparter för vidare instruktioner.
Motpartsavstämning
Under fliken motpartsavstämning får man en överblick över samtliga motpartstaggade koncerninterna transaktioner mellan bolagen i koncernen. Denna avstämning görs innan elimineringar utförs. Stämmer alla motpartstyper är det lätt att eliminera bort alla interna transaktioner.
Matrisen har fyra olika färgkoder som visar om en koncernintern transaktion matchar eller inte matchar mellan två bolag.
Matchar de inte i denna vy finns det möjlighet att rätta till dessa innan man kör sina automatiska elimineringar.
En differens mellan bolagen kan ha olika orsaker, exempelvis:
- Transaktionen är bokförd i olika perioder.
- Transaktionen är bokförd på annat konto än vad elimineringsregeln är uppsatt till.
- Valutadifferens
- Transaktionen är inte bokförd i ett av bolagen.
Vid behov korrigera i den juridiska bokföringen, och läs in den på nytt och sedan importera bokföringen till koncernen igen, innan det går att gå vidare.
Ändring/tillägg till motpartstaggning
Om någon ändring eller tillägg görs till motpartstaggningarna, måste bokföring läsas in till koncernen för att ändringarna ska slå igenom och transaktionerna taggas upp med motparter. Därefter går det att börja med elimineringarna.
Elimineringar
Sen är det dags att se över elimineringarna, manuella såsom de automatiska. Detta görs under fliken Koncerneliminering.
Flik Elimineringar
Under fliken "Elimineringar" samlas alla de elimineringar som har gjorts, där kan man antingen filtrera på elimineringar för perioden eller för hela räkenskapsåret. Se mer information om elimineringar i separat avsnitt: Del 6 - Skapa elimineringar
Elimineringasregler
I vy "Automatiska elimineringar" matchas de transaktioner som fångas inom elimineringsreglerna. Tryck på "Kör regel" för att få upp både matchade och omatchade transaktioner.
Det finns olika flikar i rutan som kommer upp. Gå först igenom alla flikar, sedan tryck på "Skapa elimineringar".
Om transaktionerna hittas av regeln och de matchar varandra i belopp, kommer de interna transaktionerna att hamna som klumpsummor under Elimineringsförslag. Endast de elimineringar man önskar spara ska vara markerade.
De transaktioner som matchats, dvs underlaget för elimineringsförslaget, hittar man i fliken "Matchade transaktioner".
OBS! systemet kan endast matcha transaktioner med exakta belopp i debet och kredit. Differenser måste hanteras manuellt.
Sedan finns det två flikar för ej matchade transaktioner, en för från och en till. Detta beror på att elimineringsregeln hanterar från/till organisation, samt att kryssrutan för matchning finns på båda sidorna.
Är rutorna förkryssade, kommer inte att komma upp under dessa två flikar, eftersom inga transaktioner ska hanteras utan matchning.
Om det finns transaktioner som man vill få med till fliken "Interna transaktioner", för att hantera där, måste man kryssa i rutan till vänster om transaktionerna. De får då status "Manuell hantering" under fliken "Interna transaktioner" där de kan matchas manuellt.
När alla flikar är genomgångna och valda transaktioner är markerade, tryck på "Spara elimineringar" för att gå vidare.
Upprepa sedan detta för alla elimineringsregler. För mer info kring hur man skapar och justerar elimineringsregler, se guiden Del 6 - Skapa elimineringar.
Goodwill & övervärden
I fliken "Goodwill & övervärden" hanteras avskrivningar och omvärderingar av goodwill/övervärden. Detta görs manuellt.
Under fliken Avskrivningar, välj om alla avskrivningar ska bokföras samtidigt eller separat.
Under fliken Omvärdering finns det bara värden om avskrivningsmodell Omvärdering valts i förvärvsanalysen.
För att hantera Goodwill & övervärden, gå till Inställningar-> Över/undervärden.
Interna transaktioner
Under fliken Interna transaktioner görs en manuell hantering av de transaktioner som inte har kunnat matchats och eliminerats genom automatiska elimineringsregler eller motpartstaggning.
Dessa hamnar under någon av kategorierna, beroende på de val som gjorts tidigare.
Alla eliminerade transaktioner syns exempelvis under Eliminerade. För ytterligare information om kategorier och status, se denna guide Interna transaktioner - kategorier och status.
Om man trycker på knappen Anpassa kommer ytterligare en ruta upp, Status.
Där anger man vilka av kategorierna som ska visas i listan.
Skulle det vara så att man tycker sig sakna transaktioner, kontrollera då under Status att den kategorin är vald att vara synlig.
Under Organisation väljer man vilka bolag som ska synas i vyn.
Det går även att välja från Elimineringsregler under Elimineringsregel.
Det går även att fritextsöka i Sök-rutan.
Alla transaktioner som syns går att exportera till Excel. Tryck på de tre prickarna (...) till höger om sökrutan och välj "Exportera till Excel".
Ej hanterade transaktioner
Alla transaktioner under "Ej hanterad" har en "Matcha"-knapp till höger på raden.
Genom att trycka på "Matcha" för den enskilda transaktionen så kan man
Då kommer det upp en ruta för att manuellt söka efter en koncernintern transaktion.
Alla transaktioner som har samma bokföringskonto, i denna sektion, kommer upp.
I den högra delen söker man efter motpart utifrån olika kriterier, exempelvis ett specifikt bolag, bokföringskonto, transaktionstext eller inom ett beloppsintervall med ± .
Det går även att söka framåt eller bakåt i tiden, under Period, ifall "mot-transaktionen" inte finns i samma period.
Välj alltid den senaste perioden att eliminera transaktionerna i, dvs så att transaktionerna har uppstått i båda bolagen. Eventuell differenser i månadsbokslutet får hanteras med en manuell eliminering, alternativt att den ligger kvar till månaden efter.
Det går även att lägga till ytterligare rader vid behov för att få verifikatet att balansera.
Tryck på Spara för att bekräfta elimineringen.
Markera flera transaktioner och eliminera
Markera de transaktioner som önskas elimineras ihop och tryck på knappen Eliminera, som dyker upp i övre kanten av transaktionslistan.
Detta kan användas om det exempelvis är flera transaktioner i ett bolag som utgör motsvarande en transaktion i ett annat, och det därför inte går att eliminera via reglerna.
Det går även att lägga till rader för att få verifikatet att balanser.
Ändra status på transaktioner
Man kan även ändra status för de transaktioner som inte ska elimineras, fått fel status eller ska ha en annan status.
När man markerar en transaktion, kommer ytterligare tre rutor fram i överkant av listan.
För att byta status tryck på "Sätt status", och välj en i listan. För ytterligare information om respektive status, se guiden Interna transaktioner - kategorier och status.
Manuella elimineringar
Om det återstår differenser i balans- och resultaträkningen som inte kan fångas upp av motparttaggningen eller elimineringsreglerna, måste de hanteras manuellt.
Glöm inte heller att gå igenom kontokontrollerna, om sådana finns uppsatta, se guiden Kontokontroll
Läs mer om att skapa manuella elimineringar i guiden Del 6 - Skapa elimineringar.
Utländska dotterbolag
För utländska dotterbolag behöver omräkningsdifferenser, ex att eliminering av andelar i dotterbolag inte blir exakt belopp pga valutaomräkningen, hanteras genom en manuell eliminering. Detta kan bokas bort mot exempelvis standardkonto för omräkningsdifferens 2070/2071.