För att kunna arbeta med konsolidering och elimineringar i koncernen måste man först importera bokföringen till koncernbolaget för att omvandla den juridiska bokföringen till koncerndata i koncernkontoplan, Månadskonsolidering: 2.2) Läs in koncerndata.
När importen görs kommer även "motparter" från de olika organisationerna att kunna taggas upp på olika sätt för att underlätta elimineringar. Därefter kan man sedan använda elimineringsregler baserat på detta.
Denna guide innehåller
Ändring/tillägg till motpartstaggning
Eliminera koncerninterna mellanhavanden
Avskrivningar av Goodwill & övervärden
Hantera och kontrollera interna transaktioner
Motparter
Motparter används för att definiera, "tagga upp", vilka transaktioner som är interna och inte. Detta används sedan när man skapar elimineringsregler för att göra mer automatiserade elimineringar. Det finns ett antal olika sätt att definiera transaktionerna med motparter.
Gå igenom flikarna under Koncernkonsolidering-> Motparter för att kontrollera att alla uppsättningar är korrekt gjorda.
Se guiden Del 5 - Motparter för ytterligare information.
Ändring/tillägg till motpartstaggning
Om någon ändring eller något tillägg görs till motpartstaggningarna, måste bokföring läsas in till koncernen på nytt för perioden för att ändringarna ska slå igenom och transaktionerna taggas upp med motparter. Därefter går det att börja med elimineringarna.
Eliminera koncerninterna mellanhavanden
Koncerninterna mellanhavanden kan elimineras antingen manuellt genom att ange belopp eller via elimineringsregler, där transaktioner elimineras. Se mer information om elimineringar i guiden Skapa, hitta och hantera elimineringar. Om det finns elimineringsregler skapade i systemet, börja med att gå igenom och "köra" dessa.
Kör elimineringsregler
I vy "Automatiska elimineringar" matchas de transaktioner som fångas inom elimineringsreglerna och antalet transaktioner som hittats anges efter "Kör regel". Tryck på "Kör regel" för att få upp både matchade och omatchade transaktioner.
Det finns olika flikar i rutan som kommer upp. Om transaktionerna hittas av regeln och de matchar varandra i belopp, kommer de interna transaktionerna att hamna som klumpsummor under Elimineringsförslag. Endast de elimineringar man önskar spara ska vara markerade i översikten. Alla flikar behöver kontrolleras innan man klickar på Spara elimineringar.
När systemet först börjar användas, säkerställ att systemet matchat rätt, så det inte finns avvikelser i bolagens juridiska bokföring som gör att fel transaktioner matchas. De matchade transaktionern, d.v.s. underlaget för elimineringsförslaget hittar man i fliken "Matchade transaktioner".
OBS! Systemet kan endast matcha transaktioner med exakta belopp i debet och kredit. Differenser måste hanteras manuellt.
Sedan finns det två flikar för ej matchade transaktioner, en för från och en för till. Detta beror på att elimineringsregeln hanterar från/till organisation, samt att kryssrutan för matchning finns på båda sidorna.
Är rutorna förkryssade, kommer de inte att komma upp under dessa två flikar, eftersom inga transaktioner ska hanteras utan matchning.
Om det finns transaktioner som man vill få med till fliken "Interna transaktioner", för att hantera där, måste man kryssa i rutan till vänster om transaktionerna. De får då status "Manuell hantering" under fliken "Interna transaktioner" där de kan matchas manuellt.
När alla flikar är genomgångna och valda transaktioner är markerade, tryck på "Spara elimineringar" för att gå vidare.
Upprepa sedan detta för alla elimineringsregler. För mer info kring hur man skapar och justerar elimineringsregler, se guiden Del 6 - Skapa elimineringsregler.
Avskrivningar av Goodwill & övervärden
I fliken "Goodwill & övervärden" hanteras avskrivningar och omvärderingar av goodwill/övervärden. Detta görs manuellt.
Under fliken Avskrivningar välj om alla avskrivningar ska bokföras samtidigt eller separat.
Under fliken Omvärdering finns det bara värden om avskrivningsmodell Omvärdering valts i förvärvsanalysen.
För att hantera Goodwill & övervärden, gå till Inställningar-> Över/undervärden.
Hantera och kontrollera interna transaktioner
Under fliken Interna transaktioner görs en manuell hantering av de transaktioner som inte har kunnat matchas och elimineras genom automatiska elimineringsregler eller motpartstaggning.
Dessa hamnar under någon av kategorierna, beroende på de val som gjorts tidigare.
Alla eliminerade transaktioner syns exempelvis under Eliminerade. För ytterligare information om kategorier och status, se denna guide Interna transaktioner - kategorier och status.
Om man trycker på knappen Anpassa kommer ytterligare en ruta upp, Status.
Där anger man vilka av kategorierna som ska visas i listan.
Skulle det vara så att man tycker sig sakna transaktioner, kontrollera då under Status att den kategorin är vald att vara synlig.
Under Organisation väljer man vilka bolag som ska synas i vyn.
Det går även att välja från Elimineringsregler under Elimineringsregel.
Det går även att fritextsöka i Sök-rutan.
Alla transaktioner som syns går att exportera till Excel. Tryck på de tre prickarna (···) till höger om sökrutan och välj "Exportera till Excel".
Ej hanterade transaktioner eller Manuell hantering
Alla transaktioner har en "Matcha"-knapp till höger på raden.
Genom att trycka på "Matcha" för den enskilda transaktionen så kan man
Då kommer det upp en ruta för att manuellt söka efter en koncernintern transaktion.
Alla transaktioner som har samma bokföringskonto i denna sektion kommer upp.
I den högra delen söker man efter motpart utifrån olika kriterier, exempelvis ett specifikt bolag, bokföringskonto, transaktionstext eller inom ett beloppsintervall med ± .
Det går även att söka framåt eller bakåt i tiden, under Period, ifall "mot-transaktionen" inte finns i samma period.
Välj alltid den senaste perioden att eliminera transaktionerna i, d.v.s. så att transaktionerna har uppstått i båda bolagen. Eventuella differenser i månadsbokslutet får hanteras med en manuell eliminering, alternativt att de ligger kvar till månaden efter.
Det går även att lägga till ytterligare rader vid behov för att få verifikatet att balansera.
Tryck på Spara för att bekräfta elimineringen.
Markera flera transaktioner och eliminera
Markera de transaktioner som önskas elimineras ihop och tryck på knappen Eliminera, som dyker upp i övre kanten av transaktionslistan.
Detta kan användas om det exempelvis är flera transaktioner i ett bolag som utgör motsvarande en transaktion i ett annat, och det därför inte går att eliminera via reglerna.
Det går även att lägga till rader för att få verifikatet att balansera.
Ändra status på transaktioner
Man kan även ändra status för de transaktioner som inte ska elimineras, som har fått fel status eller som ska ha en annan status.
När man markerar en transaktion, kommer ytterligare tre rutor fram i överkant av listan.
För att byta status tryck på "Sätt status", och välj en i listan. För ytterligare information om respektive status, se guiden Interna transaktioner - kategorier och status.
Kontrollera elimineringar
Om det återstår differenser i balans- och resultaträkningen, Koncerntablå, som inte kan fångas upp av motparttaggningen eller elimineringsreglerna, måste de hanteras manuellt. Läs mer om att skapa manuella elimineringar i guiden Skapa, hitta och hantera elimineringar.
Kontrollera vid behov de elimineringar som skapas i systemet. De finns under fliken Elimineringar. Där kan man antingen filtrera på elimineringar för perioden eller för hela räkenskapsåret.
När elimineringar är korrekt i koncerntablån, fortsätt till guiden Månadskonsolidering: 5) Kontrollera och Lås bokslut.