Att importera bokföringsdata till koncern ska inte förväxlas med att importera juridisk bokföring till respektive organisation via koncernverktyget. Se denna guide för ytterligare information, Del 4 - Juridisk bokföring, Koncerndata & Avstämningar.
Innehållsförteckning
Importera bokföring till koncernen
Inställningar vid import till koncern
Automatisk ombokning av periodens resultat
Skapa bokföringsjustering för ingående balans
Färg på brickor och information
Felsökning juridisk bokföring vs koncerndata
Förberedelser
Innan det går att importera bokföringen till en koncern, kontrollera att det finns ett koncernbokslut för perioden, Koncernbokslut och räkenskapsår samt att koncernkontoplanen är uppdaterad enligt den senaste juridiska bokföringen, se guiden Koncernkontoplan: Skapa, redigera eller ta bort ett koncernkonto samt kontobryggning.
Valuta
Om något av dotterbolagen har en annan valuta än moderbolaget, måste valutan ställas in före importen av bokföringen till koncernen. Valuta ställs in för varje enskild organisation, se guiden Hantering av bolag med annan valuta än koncern för ytterligare information angående hantering av dessa bolag.
Boardeaser har i dagsläget stöd för 165 olika valutor i organisationen. Systemet hämtar genomsnittskurs och ultimo kurs från Riksbanken. Vilka valutor som går att importera från Riksbanken går att se på sidan Riksbanken - Sök räntor och valutakuser. Om inte valuta finns med i listan där behöver valutakursen uppdateras manuellt och sparas varje månad innan import till koncernen kan ske.
När importen av bokföringsdata görs till koncernen kommer den juridiska bokföringen i annan valuta att omräknas till valutakursen som angetts under sektionen Valutakurs för respektive koncernbokslutsperiod.
Valutakurs för import
När en eller flera av dotterbolagen i koncernen har en annan valuta, kommer detta att synas under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering-> Koncerndata-> Valutakurs.
Valutakursen står som "Ej sparad" fram till dess att importen av data till koncern sker för respektive period.
Det går även manuellt att sätta en annan valutakurs än den föreslagna och sedan Spara. Importen av bokföring till koncern måste sedan göras om för att valutakursändringen ska slå igenom.
OBS! om valutakursen ändras för mars och dagens datum är i augusti måste alla perioder från mars och fram till senaste importeras om till koncernen för att valutaändringen ska hanteras korrekt i alla perioder.
OBS! Om det är första gången som koncerndata importeras till koncernen, måste man börja importen i den första perioden i räkenskapsåret för att valuta ska sparas per automatik. Annars måste man manuellt gå in i respektive period och spara valutan för att sedan kunna importera för flera perioder i räkenskapsåret.
OBS! Det går inte att göra valutaomräkning för ett bolag i utländsk valuta före det att perioden är avslutad. Exempelvis går det inte att hämta in en valutakurs den 30 november för att kunna valutaomräkna novembers bokslut, utan man måste vänta till den 1 december innan Riksbanken har fastställt valutakurserna.
Importera bokföring till koncernen
När den juridiska bokföringen är uppladdad och korrekt valuta är inställd, är det dags att importera bokföring till koncernen. Detta görs under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering-> Koncerndata-> Bokföringsdata.
Om brickan för perioden är svart eller blå betyder det att det finns juridisk bokföring att importera till koncernen. Är perioden röd behöver man komplettera med juridisk bokföring i respektive bolag. Bokföringen kan dock importeras utan att vara komplett och man kan importera hur många gånger som helst. Det är enbart om koncernen har bolag med annan valuta som det inte går att importera bokföring, förrän perioden är avslutad och Riksbanken har satt valutakursen för den perioden.
Det som kan vara bra att veta är att varje import ersätter de tidigare inlästa siffrorna, d.v.s. det är ingen komplettering utan siffrorna ersätts komplett, motsvarande som sker vid import av juridiska bokföring i respektive bolag. Ytterligare information om färger på brickorna kommer nedan.
Tryck på "Importera bokföring till koncern" och ett antal alternativ finns i rutan som kommer upp, vilka gås igenom nedan.
Importera för en period
Kontrollera i rutan som kommer upp att det är rätt räkenskapsår uppsatt samt att det är rätt period som bokföringen importeras för.
Importera för flera perioder
Står man i en period som är mer än en månad in på räkenskapsåret, går det att importera även tidigare perioder genom att kryssa i "Inkludera tidigare perioder i räkenskapsår". Det går enbart att importera för perioder inom samma räkenskapsår.
Importera för koncern samt subkoncern
Det går även att importera data till subkoncerner samtidigt genom att kryssa i "Importera subkoncerner" och sedan välja de som ska importeras till. Om det valet görs går det endast att importera en period i taget. Man behöver även ha behörighet till subkoncerner för att få göra importen.
Om det finns många transaktioner i respektive koncern rekommenderar vi inte att man använder sig av funktionen "importera subkoncerner" ihop med import till koncernm då det kan leda till längre ledtider och belastning på systemet samt att vi rekommenderar att man kontrollerar respektive subkoncerns siffror, för att säkerställa att allting är gjort korrekt på respektive nivå för att undvika problem i nästa steg med felaktiga siffror.
Gå istället direkt till subkoncernen och importera data till den först, och kontrollera att det är korrekta siffror där innan importen sker i nästa koncern. När koncerndata sedan importeras på nästa nivå kommer subkoncernens bokföring med per automatik, man behöver aldrig välja "importera subkoncerner" för att den datan ska komma med till koncernen över.
Inställningar vid import till koncern
Tryck på Inställningar för att få fram ytterligare val vid importen.
Automatisk ombokning av periodens resultat
Om "Automatisk ombokning av periodens resultat" inte redan är aktiverat för koncernen går det att här välja den inställningen i samband med import. OBS! om denna inställning väljs måste även alla tidigare perioder i räkenskapsåret importeras om med den inställningen för att det ska bli korrekt bokat för alla perioder.
Se även guiden Automatisk ombokning av periodens resultat i koncernbolag för ytterligare information.
Skapa bokföringsjustering för ingående balans
En ny funktion från maj 2026 har tillkommit som gör det möjligt att föra över alla bokföringsjusteringar som är balanspåverkande från föregående räkenskapsår genom att aktivera denna funktion vid importen till koncern. Vid importen skapas en bokföringsjustering för ingående balanser i räkenskapsårets första period. Observera att detta inte är samma sak som underlaget "Justera elimineringar IB räkenskapsår", vilket är ett elimineringsunderlag.
Se guiden Koncerndata - Bokföringsjusteringar för ytterligare information om underlaget som skapas upp och hur det går att ta bort det.
Har knappen aktiverats i en period kommer den att fortsätta att vara aktiverad för framtida importer till koncern.
OBS! om knappen inaktiveras, och koncerndata importeras för ett räkenskapsår då underlaget är skapat kommer underlaget att tas bort i samband med importen.
Importera bokföringen
Efter val av metod ovan, tryck på "Importera bokföring till koncern" för att omvandla den juridiska bokföringen till koncernkontoplan. I detta steg sker även eventuell valutakursväxling för dotterbolag till koncernvaluta (d.v.s. moderbolagets valuta). Motparter kommer att taggas upp på interna transaktioner i bokföringen utifrån inställningarna i Del 5 - Motparter.
När importen är klar kommer datumet för senaste inläsningen av bokföringsdata att uppdateras.
Det skapas en bokföringsfil med den importerade datan i sektionen nedanför.
Vid behov kan denna tas bort via de tre prickarna till höger och välj "Ta bort", importera sedan igen till koncernen för att skapa upp en ny koncerndata-fil.
Färg på brickor och information
Efter inläsningen kan perioderna få olika färger. Om bokföringen är komplett uppladdad så kommer brickorna för importerade perioder bli gröna, om det inte finns avvikande data enligt färgförklaringarna nedan.
En kontroll görs på resultatet i bolaget jämfört med koncernen avseende konto 3000-8989 för respektive kontoplan samt antalet transaktioner.
Exempel på färger på brickor.
Om man för muspekaren över en period kommer det upp en ruta med ytterligare information, se bilden nedan. I detta fall är perioden gul, då resultatet i bolaget inte stämmer överens med resultatet i koncernen. Detta kan dels bero på bokföringsjusteringar, dels på bokningar som endast gjorts av resultatet i koncernen eller öresavrundningar.
Färgerna betyder:
Grå period = Period ej aktuell för koncernen (bolaget ägdes inte i den perioden, utifrån ägarfördelningen)
Blå/kolsvart period = Det finns bokföring i det juridiska bolaget som ännu inte lästs in till koncernen.
Gul period = Det skiljer i bokföringsdata mellan juridisk bokföring för bolaget och koncernimporterad data på konto 3000-8989 och/eller antalet transaktioner.
Differenser kan bland annat bero på att koncerndata inte är uppdaterat efter ny inläsning av juridisk bokföring, alternativt öresavrundning eller bokföringsjusteringar. Det kan även bero på att det finns en kontobrygga till/från något av kontona inom intervallet 899x, vilket då kommer att göra att resultatet inom intervallet inte stämmer mellan de två typerna av bokföring.
OBS! Om bolaget har en annan uppställning i kontoplanen, t.ex. att intervallet 3000-8989 innefattar balanskonton, kommer det alltid att vara gult, eftersom det då inte kommer att stämma överens med kontobryggningar till koncernkontoplanen.
Röd period = Bokföring är ej inläst i det juridiska bolaget. Alternativt för ett bolag med annan kontoplan än 4-siffror, kan bokföringen vara inläst men kontrollen görs bara på kontointervall 3000-8989. När man för muspekaren över perioden, så ser man den informationen. Då går det istället att titta på att det finns transaktioner inlästa enligt informationen från brickan.
Grön period = Bokföring i det juridiska bolaget stämmer överens med bokföring i koncernen.
Grönt kan även betyda att det är ett bolag med utländsk valuta, och en kontroll mellan värdet på juridisk bokföring och koncerndata går inte att jämföra.
.
Det gäller även för bolag med en annan kontoplan än koncernen. Det kan blir grönt eller gult, beroende på om det även är en annan valuta eller inte, då det kommer fram en information om att bolaget har en kontoplan innehållandes konton med fler än 4 siffror, vilket gör att kontrollen kan skilja sig åt.
Ta bort koncerndatafiler
Om det blivit något strul med importen, eller om koncernboksluten ska göras om behöver först koncerndatafiler för den perioden tas bort manuellt innan nästa import görs. Dessa filer finns längst ner på sidan. Markera önskade filer med kryssrutan och knappen "Ta bort bokföringsfiler" kommer fram.
Bekräfta med OK och filerna tas bort.
Felsökning juridisk bokföring vs koncerndata
Se guiden Felsökning juridisk bokföring mot koncerndata.
Avstämning balanser
Efter att bokföringen är importerad till koncernen behöver man stämma av balanserna, se guiden Månadskonsolidering: 3) Avstämning koncernbokslut.