För dotterbolag med annan valuta än koncernvalutan behöver man först ställa in valutan på bolaget innan importen av juridisk bokföring görs.
Utifrån startdatum som är satt i ägarfördelningen, se guiden Koncernträd och ägarförhållanden, kommer systemet att känna av att det finns ett bolag med en annan valuta i det koncernbokslutet och framåt. Om det finns stöd för hämtning av valutan från Riksbanken, kommer det att ske automatiskt vid importen av koncerndata, förutsatt att det finns en uppdaterad valutakurs för den perioden. Det går inte att importera till koncern för bolag med annan valuta i framtida perioder. Finns inte valutakursen att hämta från Riksbanken får man manuellt uppdatera valutakursen i systemet, se valutakurs nedan.
Innehållsförteckning
Kontoplan i juridisk bokföring som skiljer sig från BAS-kontoplan
Importera data till koncern, skapa koncerndata
Information från brickor under Koncerndata & Bokföringsdata
Inläsning av bokföring via SIE-/SAF-T-fil
Förvärvsanalys i utländsk valuta
Fliken Tillträdeseliminering och "Lås förvärvsanalys
Vad sker vid import till koncern utifrån förvärvsanalysen
Vad sker i systemet vid import till koncern
Bokföringsjusteringar som skapas för utländsk valuta i koncern
Hantering av årets resultat innevarande och nästkommande räkenskapsår
Sätt valuta
Valuta ställs in för respektive bolag via Administration-> Inställningar-> Avancerade inställningar-> Ekonomi-> Valuta. Dubbelkolla att du står i rätt bolag innan valutan ändras.
Per automatik är valutan inställt på SEK. Alla ändringar som görs sparas automatiskt.
Läs in juridisk bokföring
Se denna guide för import av bokföring, Ladda upp eller ta bort bokföringsfil, för vilka möjligheter som finns för import.
Koncernbudget
För att skapa en koncernbudget där ett eller flera av dotterbolagen har en annan valuta än koncernen, behöver budgetar för dessa bolag även skapas upp i koncernvaluta, dvs systemet gör ingen valutaväxling vid sammanslagningen, och sedan välja den i rullistan istället.
Förenklat kan man säga att valutakursen som anges i systemet enbart används för funktionerna som hanteras under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering.
Se guiden Slå samman budget för dotterbolag/affärsområden alternativt Hur grupperar jag affärsområden eller koncernbolag? - Etiketter för ytterligare information om hur man kan hantera koncernbudget i systemet.
Valutakurs
Inställningar för valutakurs finns under Koncernekonomi-> Koncernkonsolidering-> Koncerndata-> Valutakurs. Notera att det enbart går att hämta in valutakurs för en period efter att den är avslutad. Exempelvis valutakursen för oktober går inte att hämta förrän förste november.
I dagsläget finns det stöd för 165 valutor att ställa in på en organisation. För ett antal av dessa går det att importera genomsnittskurs och ultimokurs från Riksbanken. Ytterligare information om vilka dessa valutor är finns på sidan Riksbanken - sök räntor och valutakurser. För övriga valutakurser får man skriva in kursen manuellt och spara för respektive period för att kunna importera till koncernen.
För de valutor som går att hämta in automatiskt från Riksbanken, kommer valutakursen stå som "Ej sparad", fram tills dess att importen av data till koncern sker för respektive koncernbokslut.
Observera att om man vill importera koncerndata för flera perioder samtidigt (om det är en nystartad koncern) måste först valutakursen sparas för samtliga perioder (tryck på Räkenskapsår i bilden nedan för att få fram dem), för att det ska gå att importera koncerndatan.
Det går även att manuellt ändra till en annan valutakurs än den föreslagna. Tryck sedan Spara för att uppdatera. Om växelkursen uppdateras manuellt måste en import av koncerndata göras för att ändringen ska slå igenom.
I vyn går det att växla mellan Period och Räkenskapsår för att kontrollera valutakurserna.
Det går att manuellt hämta in valutakursen från Riksbanken igen, enligt bilden nedan, om man exempelvis råkat ändra något och vill återställa.
Alternativt om man behöver hämta in för fler perioder i räkenskapsåret utan att byta period för koncernbokslut. Tryck då på Räkenskspsår på bilden ovan, välj att hämta in valutakurserna för en period och tryck på Spara-knappen. Upprepa sedan tills alla perioder är sparade.
Kontoplan i juridisk bokföring som skiljer sig från BAS-kontoplan
Det går bara att använda en fyrsiffrig kontoplan i koncernen samt att standardrapportuppställningarna utgår från BAS-kontoplanen.
För bolag som har en kontoplan för juridisk bokföring som innehåller fler än 4 siffror behöver man kontakta supporten via "Skapa supportärende" ovan för att få bolaget aktiverat för denna hantering, annars går det inte att läsa in juridisk bokföring i bolaget. Sedan behöver dessa konton bryggas till koncernkontoplanen.
Se guiden Del 2 - Skapa koncernkontoplan och importera bokföring till koncern under sektionen Kontobrygga för ytterligare information.
Detsamma gäller för bolag med 4-siffrig kontoplan, men där kontoplanen inte följer BAS-kontoplanen. Antingen får man även där brygga konton till BAS-kontoplan alternativt bygga egna radmallar för rapportering med en annan uppställning och ersätta standarden med. Se guiden Koncerntablå för ytterligare information.
Importera data till koncern, skapa koncerndata
Ytterligare information om skillnader och vad som sker i systemet vid importen finns i denna guide Juridisk bokföring vs koncerndata.
Läses juridisk bokföring in med hjälp av Excel-bokföringsmall, kommer alla bokföringstransaktioner att dateras per den siste i månaden vid inläsningen till bolaget.
All valutaväxling i koncernen sker per den sista i månaden, oavsett vilket datum som bokföringsverifikatet har i den juridiska bokföringen.
Information från brickor under Koncerndata -> Bokföringsdata
Bolag med annan valutakurs
Bolag som har en kontoplan för juridisk bokföring som innehåller fler än 4 siffror.
Hantering av bolag i koncerndata som har inläsning med Excel-bokföringsmall och förvärvas i en period (ej förste i perioden)
När man läser in bokföringen via Excel-bokföringsmall, så kommer all bokföring i perioden att bokas in på bolaget per den sista i perioden.
Har man förvärvat bolaget i en period, behöver man därför manuellt justera periodens resultat för den delen som inte ska vara med i koncernen, eftersom systemet inte får denna information när man läser in med Excel-bokföringsmall.
Detta gör man genom en bokföringsjustering, då man bokar om resultatkontona mot upparbetat resultat.
Använder man sig av import via bokföringsintegration eller bokföringsfiler med transaktioner i, kommer systemet att själv hantera detta per datum på transaktionerna.
Inläsning av bokföring via SIE-/SAF-T-fil
Observera att även om man läser in bokföring via SIE- eller SAF-T-fil så måste det vara balans för IB-värdena mellan tillgångar och Eget Kapital/Skulder, annars kommer systemet att boka upp ett "upparbetat resultat" på konto 2049. Detta värde kommer sedan att följa med under perioderna och skapa felaktigheter i balanserna. Därför måste man justera IB-värdena i bokföringssystemet och sedan läsa in en ny fil för att det ska bli rätt. Oftast beror det på att årets resultat inte är bokat och därför är det inte balans i balansräkningen.
Förvärvsanalys i utländsk valuta
När förvärvsanalysen upprättas, stå i antingen den koncernbokslutsperiod som bolaget köptes i eller om förvärvet skedde tidigare, i den första koncernbokslutsperioden i Boardeaser.
Man kan upprätta en förvärvsanalys i utländsk valuta, d.v.s. användaren definierar andelar i dotterföretag i SEK och definierar förvärvat kapital i utländsk valuta.
När det finns angett en annan valuta på ett dotterbolag, känner systemet av det, och valutafälten dyker upp i skapandet av förvärvsanalysen. Se guiden Del 3 - Skapa en förvärvsanalys hur man skapar en vanlig förvärvsanalys.
Denna ruta dyker upp när man trycker på Ny förvärvsanalys.
Valutakursen beräknas utifrån de belopp som fylls i under förvärvspris i respektive valuta.
Alternativt tryck på Ange för att ange valutakursen manuellt istället utifrån förvärvsunderlaget.
OBS! Decimalskiljaren anges med punkt (.), inte kommatecken (,).
Då blir istället förvärvspriset i valuta grått och beräknas utifrån SEK och växelkursen som anges.
Det är valutakursen för förvärvsdatumet som ska anges.
Tryck Spara för att bekräfta.
Fliken Förvärvat kapital
Gå till fliken Förvärvat kapital.
Välj om resterande belopp ska fyllas i med lokal valuta eller koncernvaluta genom att trycka på knappen uppe till höger för att välja valuta.
Goodwill skapas upp på motsvarande sätt som för en "vanlig" förvärvsanalys, d.v.s. skillnaden mellan "Förvärvspris moder & koncern" och "Förvärvat kapital".
Fliken över/-undervärden
I dagsläget går det inte att skapa ett över-/undervärde i utländsk valuta, utan enbart i koncernvaluta. Det är enbart Goodwill som kan skapas i lokal valuta.
Fliken Goodwill
Om bolaget förvärvades innan konsolideringen började i Boardeaser, måste det ingående balansvärdet justeras för att få rätt IB i koncernen, både i SEK och valuta. Tryck på "Justera ingående balans".
En ny ruta öppnas.
Fyll i justering eller utgående värde i valutabeloppet.
I rutan för valutakurs ska man ange snittvalutakursen från förvärvsdatumet till justeringsdatumet. OBS! Decimalskiljaren anges med punkt (.), inte kommatecken (,).
Har man inte valutakursen, får man räkna ut den själv, exempelvis utifrån beloppen vid förvärvet och utgående värdet.
Fyll i konto för "Balanserat resultat" som detta bokas mot och tryck sedan Spara för att skapa IB-underlaget för Goodwill.
Avskrivning/omvärdering Goodwill
I dagsläget finns det inte stöd för att välja omvärdering av Goodwill i utländsk valuta, utan man behöver använda funktionen för avskrivningsplan för att det ska fungera att få verifikatet i både utländsk och koncernvaluta.
Fliken Tillträdeseliminering och "Lås förvärvsanalys
Spara Tillträdeselimineringen och lås förvärvsanalysen.
Vad sker vid import till koncern utifrån förvärvsanalysen
Tillträdeselimineringen valutaomräknas till förvärvskurs och avskrivningar räknas om till genomsnittskurs i resultaträkningen och i balansräkningen omräknas IB och periodens transaktioner till UB-kurs och bokas mot valt konto under kontoinställningar (default 2070).
Bokföringsjusteringar skapas i utländsk valuta istället så att bokföringsjusteringar valutakonverteras och valutaomräknas på samma sätt som ovan. Bokföringsjusteringar går även att göra direkt mot omräkningsdifferenser, d.v.s. att kunna boka i SEK som taggas som en omräkningsdifferens i syfte att kunna justera eventuella fel eller få in ingående balans. Se guiden Koncerndata - Bokföringsjusteringar, och typen "Manuell omräkningsdifferens", för ytterligare information om hur dessa kan skapas upp.
Vid nytt räkenskapsår hämtas ett nytt ingående saldo från juridisk bokföring som räknas om till IB-kurs. Historiska omflyttningar inom eget kapital som görs tas med till ingående balans, d.v.s. summan av bokföringsjusteringar inom eget kapital hämtas med, inte utgående balans. Om användaren inte importerat till koncern för hela räkenskapsåret kommer ingående balans att visa fel för eget kapital konton.
Problem och begränsningar
För att omräkningsdifferenserna ska bli helt korrekta bygger detta på att man måste importera till koncern för all tid från förvärvsdatumet. Om man inte vill det går det bra ändå, men då måste man upprätta en bokföringsjustering direkt mot omräkningsdifferenser för att uppdatera värdet.
Se guiden Koncerndata - Bokföringsjusteringar och typen "Manuell omräkningsdifferens" för hur man gör detta.
Vad sker i systemet vid import till koncern
Periodens resultat för utländska bolag bokas per automatik om till balansräkningen för att balansomslutningen alltid ska summera till noll.
Varför? För att valutaomräkningar ska bli korrekta måste det föreligga balansomslutning. Intervallet är idag 3000–8999 som bokas om till beräknat belopp enligt kontoinställningar för årets resultat.
Nu räknas det enligt följande:
Periodens resultat enligt ovan bokas om för att alltid erhålla balans inom resultaträkningen.
Alla verifikat (periodens transaktioner) i både resultat- och balansräkningen räknas om till genomsnittskurs.
Alla balansräkningsposter (idag definierade hårt i systemet som kontointervall 1000-2999) räknas om till ultimo (bokslutsdagens kurs).
Både ingående balans och periodens transaktioner omvärderas till utgående kurs. (D.v.s. IB-kurs räknas om till UB-kurs, genomsnittskurs beräknas till UB-kurs).
Eget kapitalkonton flyttas omräkningen på dessa konton (IB och periodens transaktioner) till ett separat konto definierat i kontoinställningar (default till 2070) som konto för omräkningsdifferens.
Resultatet av dessa transaktioner är att
- Resultaträkningen värderas till genomsnittskursen.
- Tillgångar och skulder värderas till Utlimokurs
- Eget kapital värderas till historisk kurs
Konto 2070, som ligger inom eget kapital som default, motsvarar omräkningsdifferens och värdet för att erhålla balansomslutning.
Bokföringsjusteringar som skapas för utländsk valuta i koncern
Systemet skapar automatiskt upp ett antal bokföringsjusteringar vid import till koncern.
Nedan presenteras vad var och en innebär:
Ombokning av periodens resultat - För att säkerställa korrekta valutaomräkningar och uppnå balansomslutning, bokas periodens resultat för utländska bolag automatiskt om till balansräkningen.
Valutaomräkning från ingående till utgående kurs - Ingående balans och periodens transaktioner omräknas till den utgående kursen. Detta innebär att IB-kursen justeras till UB-kurs, och genomsnittskursen omräknas till UB-kurs.
Valutaomräkning genomsnitt till utgående kurs - Alla verifikationer (periodens transaktioner) i både resultat- och balansräkningen omräknas med genomsnittskurs. Balansräkningsposter (kontointervall 1000–2999) omräknas till ultimokurs (UB). Detta innebär att både ingående balans och periodens transaktioner justeras till den utgående kursen, där IB-kursen omräknas till UB-kursen och genomsnittskursen också justeras till UB-kursen.
Omräkningsdifferens - Periodens transaktioner och ingående balansvärden, som har omräknats till ultimokurs i justeringarna ovan, har även påverkat konton inom eget kapital. Dessa omräkningsdifferenser bokförs på ett separat konto i eget kapital, vilket definieras i kontoinställningarna (standard är konto 2070). Syftet med denna ombokning är att säkerställa att eget kapital värderas till historisk kurs samtidigt som balansomslutningen bibehålls korrekt.
Undantag
Bokföringsjusteringar för valutakurser tas nu bort automatiskt när ultimokursen är lika med genomsnittskursen eftersom bokföringsjusteringen inte längre behövs.
Hantering av årets resultat innevarande och nästkommande räkenskapsår
Systemet bokar per automatik om periodens resultat löpande under året för bolag men annan valuta än koncern, vilket då inte behöver göras i den juridiska bokföringen för det bolaget, om så inte önskas.
Om Excel-bokföringsmall (nya versionen) används, fylls 8999 och 2099 i som differenser i respektive flik och bokas in som periodens resultat vid import till bolaget. Detta följer sedan med som bokas till koncerndata och därför ska inga ytterligare bokning behöva ske för årets resultat för bolaget, förutsatt att inga justeringar gjorts som måste hanteras. Även IB-värden ger en bokning på 2099 för eventuella differenser i balansräkningen, vilket borde säkerställa att det inte blir några differenser när UB-värdena fylls i som IB-värden för nästkommande års Excel-bokföringsmall.
Används inte bokföringsmallen, måste årets resultat vara bokat i den juridiska bokföringen, alternativt IB-justerat, i filen som importeras i det nästkommande räkenskapsåret för att IB-posterna ska vara i balans vid import till nytt räkenskapsår. Om det inte är balans i BR, så kommer differensen att bokas på 2049 vid import till koncernen.